Dalam dunia kerja, memenuhi tenggat waktu proyek merupakan hal yang sangat penting. Tak jarang, para karyawan harus bekerja lembur untuk menyelesaikan tugas-tugas yang menumpuk. Untuk memastikan lembur berjalan dengan efektif dan terstruktur, diperlukan adanya surat perintah lembur sebagai bukti tertulis. Berikut ini adalah contoh surat perintah lembur word yang dapat Anda gunakan sebagai referensi dalam membuat surat resmi untuk memerintahkan karyawan bekerja di luar jam kerja.
Cara Membuat Surat Perintah Lembur di Word
Membuat surat perintah lembur di Word memerlukan ketelitian dan pemahaman tentang format penulisan yang baik. Ikuti langkah-langkah berikut untuk menyusun surat perintah lembur yang profesional dan efektif:
1. Buat Header dan Footer
Di bagian atas halaman, buatlah header yang berisi kop surat perusahaan atau organisasi Anda. Masukkan logo, nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Di bagian bawah halaman, buatlah footer yang berisi nomor halaman dan tanggal pengiriman surat.
Berikut contoh header dan footer yang dapat digunakan:
Header: PT Maju Bersama, Jl. Sudirman No. 123, Jakarta Pusat, Telp. (021) 1234567, Email: [email protected]
Footer: Halaman 1/2, Jakarta, 15 Agustus 2023
2. Tulis Judul Surat
Di bagian tengah halaman, tulislah judul surat dengan jelas dan singkat, yaitu “Surat Perintah Lembur”. Judul surat harus ditulis dengan huruf kapital semua dan dicetak tebal.
3. Buat Partikel Pembuka
Partikel pembuka digunakan untuk memulai surat dan menyampaikan tujuan utama penulisan surat. Partikel pembuka untuk surat perintah lembur biasanya menggunakan kalimat seperti “Dengan hormat” atau “Sehubungan dengan”.
4. Deskripsikan Tujuan Lembur
Dalam paragraf selanjutnya, jelaskan secara singkat tujuan lembur yang diperintahkan. Sebutkan proyek, tugas, atau aktivitas spesifik yang harus diselesaikan melalui lembur. Berikan informasi yang jelas dan detail agar karyawan memahami alasan lembur tersebut.
Format Surat Perintah Lembur yang Benar
Dalam menyusun surat perintah lembur, ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan agar surat tersebut menjadi sah dan dapat digunakan sebagai bukti otentik. Berikut adalah format lengkap surat perintah lembur yang benar:
Kop Surat Perusahaan
Di bagian atas surat, cantumkan kop surat perusahaan yang mencakup logo, nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat surel. Kop surat ini berfungsi sebagai identitas perusahaan yang mengeluarkan surat perintah lembur.
Nomor dan Tanggal Surat
Setelah kop surat, cantumkan nomor dan tanggal pembuatan surat. Nomor surat digunakan untuk pencatatan dan pengarsipan, sedangkan tanggal surat menunjukkan waktu diterbitkannya surat.
Perihal
Bagian perihal berfungsi untuk menyatakan pokok permasalahan yang dibahas dalam surat. Dalam hal ini, perihalnya adalah “Perintah Lembur” atau “Perintah Kerja Lembur”.
Isi Surat
- Pembukaan
Pembukaan surat biasanya berisi salam pembuka, seperti “Dengan hormat” atau “Yang terhormat”.
- Identitas Penerima
Setelah salam pembuka, cantumkan identitas penerima surat, yaitu nama karyawan yang diperintahkan lembur.
- Hari, Tanggal, dan Waktu Lembur
Dalam bagian ini, sebutkan hari, tanggal, dan waktu lembur yang diperintahkan. Misalnya, “Pada hari Senin, 1 Maret 2023, mulai pukul 19.00 WIB hingga 23.00 WIB”.
- Alasan Lembur
Jelaskan secara singkat alasan mengapa karyawan tersebut diperintahkan lembur. Misalnya, “Untuk menyelesaikan proyek XYZ yang harus selesai pada tanggal 10 Maret 2023”.
- Tugas dan Tanggung Jawab
Uraikan secara jelas tugas dan tanggung jawab yang harus dikerjakan oleh karyawan selama lembur. Misalnya, “Membuat laporan keuangan kuartal pertama tahun 2023”.
- Kompensasi Lembur
Jika ada kompensasi lembur yang akan diberikan, sebutkan jenis dan besaran kompensasi tersebut. Misalnya, “Uang lembur akan dibayarkan sesuai dengan ketentuan perusahaan”.
- Penutup
Bagian penutup berisi ucapan terima kasih atau harapan atas kerja sama karyawan. Misalnya, “Kami ucapkan terima kasih atas kerja sama dan dedikasi Anda”.
- Tanda Tangan dan Stempel
Surat perintah lembur harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang, biasanya atasan langsung karyawan yang diperintahkan lembur. Selain tanda tangan, dapat juga ditambahkan stempel perusahaan untuk memperkuat keabsahan surat.
Contoh Surat Perintah Lembur Formal untuk Karyawan
Berikut adalah contoh surat perintah lembur formal yang dapat digunakan untuk karyawan:
Deskripsi Surat Perintah Lembur
Nomor surat: [masukkan nomor surat]
Perihal: Perintah Lembur
Tanggal: [masukkan tanggal]
Kepada Yth.,
[Nama karyawan]
[Jabatan karyawan]
Dengan hormat,
Dalam rangka menyelesaikan [sebutkan tujuan lembur], maka dengan ini perusahaan memerintahkan Saudara/i untuk melakukan pekerjaan lembur pada:
Hari/Tanggal: [masukkan hari dan tanggal lembur]
Waktu: [masukkan waktu mulai dan selesai lembur]
Tempat: [masukkan tempat lembur]
Selama melakukan pekerjaan lembur, Saudara/i diharapkan untuk:
- Memastikan bahwa semua pekerjaan yang diberikan dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu.
- Mengutamakan keselamatan dan kesehatan diri selama bekerja lembur.
- Mengisi dan menyerahkan laporan lembur setelah pekerjaan selesai.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama perusahaan]
[Nama penandatangan surat]
[Jabatan penandatangan surat]
Contoh Surat Perintah Lembur untuk Pekerja Kontrak
Dengan hormat,
Kami perintahkan Anda, karyawan kontrak yang saat ini bekerja pada [nama perusahaan], untuk melakukan pekerjaan lembur sesuai dengan ketentuan yang tertera dalam surat ini. Pekerjaan lembur ini diberikan kepada Anda untuk menyelesaikan [nama proyek atau tugas] yang memiliki tenggat waktu yang kritis.
Waktu Lembur
Anda diharuskan untuk bekerja lembur pada [tanggal mulai] hingga [tanggal selesai]. Jam kerja lembur yang ditetapkan adalah dari [jam mulai] hingga [jam selesai] setiap harinya.
Tugas dan Tanggung Jawab
Selama lembur, Anda bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas-tugas berikut:
[Tugas 1]
[Tugas 2]
[Tugas 3]
Ketentuan Gaji Lembur
Sebagai kompensasi atas pekerjaan lembur yang Anda lakukan, Anda akan menerima gaji lembur sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan. Gaji lembur akan dihitung berdasarkan [metode perhitungan gaji lembur] dan akan dibayarkan bersama dengan gaji bulanan Anda.
Kami mohon kerja samanya dalam menyelesaikan pekerjaan lembur ini sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditetapkan. Keberhasilan penyelesaian proyek ini sangat bergantung pada kontribusi Anda.
Terima kasih atas dedikasi dan kerja keras Anda.
Hormat kami,
[Nama Manajer atau Penanggung Jawab]
Membuat Surat Perintah Lembur Otomatis di Word
Mengotomatiskan pembuatan surat perintah lembur di Microsoft Word dapat menghemat waktu dan memastikan konsistensi. Berikut adalah langkah-langkahnya:
1. Siapkan Dokumen Surat Perintah Lembur
Buat template surat perintah lembur yang mencakup informasi dasar seperti nama perusahaan, alamat, dan logo (jika ada).
2. Sisipkan Placeholder untuk Data Dinamis
Di tempat yang ingin Anda masukkan data dinamis (misalnya, nama karyawan, tanggal lembur), sisipkan placeholder dengan rumus HASIL. Misalnya, untuk memasukkan nama karyawan, ketik =HASIL NamaKaryawan.
3. Buat Dokumen Sumber Data
Buat dokumen Excel yang berisi kolom yang sesuai dengan placeholder di template Word (misalnya, kolom NamaKaryawan, TanggalLembur).
4. Sambungkan Dokumen Word dan Sumber Data
Kembali ke dokumen Word, buka tab “Mailings” dan klik “Mulai Gabungan Surat”. Pilih “Dokumen Sumber Data”, lalu telusuri file Excel Anda.
5. Siapkan Gabungan Surat yang Diperbarui
Word akan membuat dokumen gabungan baru yang secara otomatis terhubung ke sumber data. Pastikan untuk memperbarui gabungan dengan mengklik “Perbarui Gabungan Semua” di tab “Mailings”.
Dalam bagian ini, Anda dapat membuat sejumlah lampiran dinamis. Misalnya, Anda dapat:
– Menambahkan tabel daftar karyawan yang lembur beserta detail shift mereka.
– Menyisipkan grafik yang menunjukkan tren jam lembur selama periode tertentu.
– Menambahkan ketentuan khusus atau persyaratan persetujuan yang berlaku untuk karyawan tertentu.
Tips Menulis Surat Perintah Lembur dengan Efektif
Menyusun surat perintah lembur yang efektif sangat penting untuk memastikan bahwa karyawan melaksanakan tugas lembur sesuai dengan ketentuan dan kebijakan perusahaan. Berikut beberapa tips yang dapat membantu Anda menulis surat perintah lembur yang efektif:
1. Gunakan Bahasa Formal
Surat perintah lembur harus menggunakan bahasa formal dan profesional. Hindari penggunaan bahasa yang tidak pantas atau slang. Gunakan struktur kalimat yang jelas dan ringkas, serta hindari ambiguitas.
2. Tuliskan Tujuan Lembur
Jelaskan secara jelas tujuan lembur dalam surat perintah lembur. Sebutkan proyek atau tugas spesifik yang harus diselesaikan selama jam lembur. Hal ini akan membantu karyawan memahami alasan lembur mereka dan memastikan bahwa mereka bekerja secara produktif.
3. Tentukan Tanggal dan Jam Lembur
Cantumkan tanggal dan jam lembur secara spesifik dalam surat perintah lembur. Pastikan bahwa tanggal dan waktu yang tercantum jelas dan dapat dipahami oleh karyawan.
4. Sebutkan Lokasi Lembur
Jika lembur dilakukan di luar lokasi perusahaan, sebutkan lokasi lembur dalam surat perintah lembur. Hal ini akan membantu karyawan mengetahui di mana mereka harus melapor untuk bekerja lembur.
5. Jelaskan Kompensasi Lembur
Jelaskan kompensasi lembur yang akan diberikan kepada karyawan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Apakah kompensasi lembur berupa uang atau waktu istirahat tambahan harus disebutkan dengan jelas.
6. Mintalah Konfirmasi dari Karyawan
Tanda Tangan Karyawan
Untuk memastikan bahwa karyawan telah menerima dan memahami surat perintah lembur, minta mereka untuk membubuhkan tanda tangan pada surat tersebut. Tanda tangan karyawan menjadi bukti bahwa mereka telah menyetujui untuk bekerja lembur sesuai dengan yang diperintahkan.
Konfirmasi Tertulis
Selain tanda tangan, Anda juga dapat meminta karyawan untuk memberikan konfirmasi tertulis melalui email atau pesan instan. Konfirmasi tertulis akan memberikan bukti tambahan bahwa karyawan telah menerima dan memahami surat perintah lembur.
Arsipkan Surat Perintah Lembur
Arsipkan surat perintah lembur dengan baik sebagai bukti bahwa Anda telah mengikuti prosedur yang tepat saat memerintahkan karyawan untuk bekerja lembur. Arsip surat perintah lembur juga penting untuk tujuan audit dan kepatuhan.
Dampak Hukum Surat Perintah Lembur
Surat perintah lembur adalah dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan atau organisasi untuk memerintahkan karyawannya bekerja di luar jam kerja yang telah ditetapkan. Dokumen ini memiliki dampak hukum yang perlu dipahami oleh karyawan dan perusahaan.
Kewajiban Pemberi Kerja
Surat perintah lembur mewajibkan pemberi kerja untuk membayar pekerja atas pekerjaan lembur yang dilakukan. Besarnya pembayaran lembur biasanya diatur dalam peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.
Hak Pekerja
Karyawan yang diperintahkan lembur memiliki hak untuk menolak permintaan tersebut jika lembur dilakukan di luar batas yang ditentukan oleh peraturan atau perjanjian kerja bersama. Selain itu, karyawan berhak mendapatkan kompensasi yang layak atas pekerjaan lembur yang dilakukan.
Sanksi bagi Pelanggaran
Pelanggaran terhadap ketentuan lembur, baik oleh pemberi kerja maupun pekerja, dapat dikenai sanksi. Sanksi tersebut dapat berupa peringatan, pengurangan tunjangan, atau bahkan pemutusan hubungan kerja.
Bukti Lembur
Surat perintah lembur berfungsi sebagai bukti bahwa karyawan telah diperintahkan untuk bekerja lembur. Bukti ini penting untuk memastikan bahwa pekerja mendapatkan haknya atas pembayaran lembur.
Struktur Surat Perintah Lembur
Surat perintah lembur biasanya berisi informasi berikut:
- Nama dan jabatan karyawan
- Tanggal dan jam mulai/selesai lembur
- Alasan lembur
- Tanda tangan penanggung jawab
Penggunaan Surat Perintah Lembur
Surat perintah lembur harus digunakan hanya dalam keadaan yang benar-benar diperlukan. Pemberi kerja tidak boleh menyalahgunakan kewenangannya untuk memerintahkan karyawan lembur secara berlebihan.
Penyimpanan dan Arsip Surat Perintah Lembur
Surat perintah lembur yang telah diterbitkan harus disimpan dan diarsipkan dengan baik. Hal ini dilakukan untuk menjaga keabsahan dan ketersediaan dokumen sebagai bukti hukum jika diperlukan di kemudian hari. Penyimpanan dan pengarsipan surat perintah lembur harus dilakukan secara rapi dan teratur agar mudah dicari dan diakses saat diperlukan.
Surat perintah lembur dapat disimpan dalam bentuk fisik atau digital. Untuk penyimpanan fisik, surat perintah lembur dapat disimpan dalam map atau filing cabinet sesuai dengan tanggal atau periode pembuatannya. Sementara untuk penyimpanan digital, surat perintah lembur dapat disimpan dalam format file elektronik seperti PDF atau DOC dan disimpan dalam komputer atau server.
Selain itu, surat perintah lembur juga harus di-arsipkan untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pengarsipan surat perintah lembur bertujuan untuk menjaga kelestarian dan keutuhan dokumen sebagai bahan referensi atau bukti sejarah.
Prosedur Pengarsipan Surat Perintah Lembur
Berikut adalah prosedur pengarsipan surat perintah lembur yang umum dilakukan:
1. Menyiapkan dokumen yang akan diarsipkan, yaitu surat perintah lembur asli atau salinannya.
2. Memberi nomor register atau kode unik pada setiap dokumen yang diarsipkan.
3. Mengklasifikasikan dokumen berdasarkan jenis dan kategori.
4. Menyusun dokumen sesuai dengan sistem klasifikasi yang digunakan.
5. Menempatkan dokumen dalam wadah penyimpanan, seperti map atau boks.
6. Mencatat metadata dokumen, seperti tanggal arsip, Nomor Register, dan keterangan tambahan.
7. Menyimpan dokumen dalam lokasi yang aman dan terkendali.
8. Melakukan perawatan berkala untuk memastikan kelestarian dan keutuhan dokumen, seperti mengganti wadah penyimpanan yang rusak atau melakukan digitalisasi dokumen yang sudah usang.
Contoh surat perintah lembur word yang tercantum dalam artikel ini menyediakan kerangka yang jelas untuk mengomunikasikan permintaan lembur kepada staf. Dengan format yang terstruktur dan bahasa yang ringkas, contoh surat ini mempermudah pemberi tugas dalam menyampaikan tujuan, rentang waktu, dan harapan kinerja dengan jelas. Surat ini merupakan alat yang efektif untuk memastikan bahwa staf memahami dan menyetujui persyaratan lembur, sekaligus mendokumentasikan secara resmi alasan perlunya lembur. Dengan mengadopsi contoh ini, organisasi dapat menciptakan standar terpadu untuk mengelola lembur, memfasilitasi komunikasi yang efisien, dan membangun hubungan kerja yang positif antara pemberi tugas dan karyawan.
