Dalam komunikasi bisnis, surat dengan tembusan memegang peranan penting dalam memastikan informasi tersampaikan kepada pihak-pihak yang relevan. Kehadiran tembusan dalam surat ibarat benang merah yang menghubungkan berbagai titik komunikasi, memudahkan penelusuran informasi dan memastikan semua yang berkepentingan memperoleh salinan dokumen untuk referensi. Contoh surat dengan tembusan yang disajikan dalam artikel ini menyuguhkan beragam format dan pola penulisan, memberikan panduan praktis tentang cara efektif menyusun dan menggunakan tembusan dalam korespondensi bisnis Anda.
Pengertian Surat Tembusan
Dalam dunia persuratan, surat tembusan memiliki peran yang vital dalam memastikan penyampaian informasi penting kepada pihak-pihak terkait. Surat tembusan, yang juga dikenal sebagai “tembusan,” adalah salinan dari surat asli yang dikirimkan kepada penerima tertentu selain penerima utama. Tujuan utama dari surat tembusan adalah untuk menginformasikan kepada penerima tambahan tentang isi surat asli tanpa memberikan hak resmi atas salinan tersebut.
Surat tembusan berfungsi sebagai sarana pemberitahuan dan dokumentasi. Surat ini menunjukkan bahwa penerima tembusan telah mengetahui isi surat asli, meskipun mereka tidak mempunyai kewajiban hukum untuk menanggapinya. Dengan mengirimkan surat tembusan, pengirim dapat memberikan transparansi kepada pihak-pihak yang berkepentingan dan memastikan bahwa semua orang yang perlu mengetahui informasi tersebut telah menerimanya.
Surat tembusan biasanya ditandai dengan tulisan “Tembusan” atau “Cw” yang ditulis di kolom khusus dalam surat. Kolom ini biasanya terletak di bagian bawah atau pojok kiri atas surat. Penerima tembusan dapat berupa individu, departemen, atau organisasi yang memiliki kepentingan pada masalah yang dibahas dalam surat asli. Dengan demikian, surat tembusan memainkan peran penting dalam memastikan arus informasi yang efisien dan akuntabilitas dalam komunikasi formal.
Tujuan Penggunaan Surat Tembusan
Surat tembusan merupakan bagian penting dalam korespondensi karena memungkinkan penyebaran informasi penting kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Berikut adalah beberapa tujuan penggunaan surat tembusan:
Memastikan Penerimaan Informasi
Dengan mengirimkan surat tembusan, pengirim dapat memastikan bahwa informasi yang disampaikan diterima oleh semua pihak yang relevan. Hal ini sangat penting dalam komunikasi resmi atau transaksi bisnis di mana perlu untuk mencatat bukti pengiriman.
Memfasilitasi Komunikasi Lanjutan
Surat tembusan dapat memfasilitasi komunikasi lanjutan dengan memberikan informasi kontak kepada pihak yang menerima tembusan. Pihak-pihak ini dapat menghubungi pengirim atau pihak penerima utama jika mereka memiliki pertanyaan atau membutuhkan klarifikasi.
Memberikan Catatan Permanen
Surat tembusan berfungsi sebagai catatan permanen komunikasi yang terjadi. Pihak-pihak yang menerima tembusan dapat menyimpan salinan surat tersebut sebagai referensi di masa mendatang, membantu menjaga transparansi dan akuntabilitas dalam komunikasi.
Menunjukkan Tanggung Jawab dan Profesionalisme
Menggunakan surat tembusan menunjukkan rasa tanggung jawab dan profesionalisme pengirim. Hal ini menunjukkan bahwa pengirim ingin memastikan bahwa semua pihak yang berkepentingan memiliki akses ke informasi yang sama dan memahami perannya dalam komunikasi.
Memperkuat Hubungan
Mengirimkan surat tembusan kepada pihak tambahan dapat memperkuat hubungan dengan menunjukkan bahwa pengirim menghargai kontribusi mereka dan ingin melibatkan mereka dalam proses komunikasi.
Syarat Penulisan Surat Tembusan
Surat tembusan merupakan jenis surat yang dikirimkan kepada pihak lain selain penerima utama untuk memberikan informasi atau pemberitahuan. Surat tembusan tidak memerlukan tanggapan dari pihak yang menerimanya, namun dapat menjadi bukti atau referensi jika diperlukan.
Pencantuman Tembusan
Tembusan surat ditulis di bagian bawah surat, setelah tanda tangan pengirim dan di bawah bagian “Tembusan”. Tembusan ditulis dalam bentuk daftar, dengan nama penerima tembusan dan jabatan atau instansinya masing-masing.
Tata Cara Penulisan Tembusan
Pencantuman tembusan harus dilakukan dengan benar dan jelas, yaitu:
- Nama penerima tembusan ditulis dengan lengkap dan jelas, tanpa singkatan atau akronim.
- Jabatan atau instansi penerima tembusan dicantumkan setelah nama penerima.
- Urutan pencantuman tembusan berdasarkan tingkat kepentingan atau urutan hirarki penerima tembusan, dengan penerima yang paling penting atau berkedudukan tertinggi dicantumkan pertama.
- Jumlah tembusan yang dicantumkan biasanya tidak lebih dari 5 orang atau instansi.
- Jika jumlah tembusan cukup banyak, tembusan dapat ditulis pada lembar terpisah yang dilampirkan pada surat utama.
- Jika tembusan dikirimkan secara elektronik, alamat email penerima tembusan dapat dicantumkan di bagian bawah daftar tembusan atau dalam badan surat.
-
Tata Cara Menulis Surat Tembusan
Penulisan surat tembusan merupakan bagian penting dalam sistem persuratan resmi. Tembusan berfungsi untuk menyampaikan informasi atau dokumen yang sama kepada pihak lain yang dianggap perlu mengetahuinya. Berikut tata cara penulisan surat tembusan:
Penempatan Tembusan
Penulisan tembusan biasanya diletakkan di bagian akhir surat, tepat di bawah tanda tangan pengirim. Posisi tembusan harus sejajar dengan nama pengirim dan ditulis dengan huruf kapital.
Penulisan Tembusan
Tembusan ditulis dengan format “Tembusan”, diikuti dengan titik dua (:) dan kemudian nama atau jabatan penerima tembusan. Nama atau jabatan penerima ditulis lengkap sesuai dengan ejaan yang benar.
Jumlah Tembusan
Jumlah tembusan dalam sebuah surat tidak dibatasi. Namun, umumnya jumlah tembusan disesuaikan dengan kebutuhan informasi yang ingin disampaikan. Semakin banyak pihak yang perlu mengetahui informasi tersebut, semakin banyak pula jumlah tembusannya.
Urutan Prioritas Penerima Tembusan
Dalam penulisan tembusan, terdapat urutan prioritas penerima tembusan yang perlu diperhatikan. Prioritas utama diberikan kepada pihak-pihak yang paling terkait dengan isi surat. Urutan prioritas tersebut dapat disesuaikan berdasarkan tingkat kepentingan atau hierarki jabatan.
Contoh Penulisan Tembusan:
Tembusan:
- Direktur Utama PT XYZ
- Manajer Operasional PT XYZ
- Kepala Cabang PT XYZ
Penulisan tembusan seperti di atas menunjukkan bahwa informasi dalam surat tersebut paling penting diketahui oleh Direktur Utama PT XYZ, kemudian Manajer Operasional PT XYZ, dan terakhir Kepala Cabang PT XYZ.
Contoh Surat dengan Tembusan yang Baik
Dalam penulisan surat resmi, tembusan merupakan bagian penting yang berfungsi untuk menyampaikan salinan surat kepada pihak lain yang berkepentingan. Untuk memastikan surat dengan tembusan yang dibuat efektif dan profesional, berikut beberapa tips yang dapat diterapkan:
**1. Tentukan Penerima Tembusan dengan Jelas**
Siapa saja yang akan menerima salinan surat harus disebutkan secara spesifik di bagian tembusan. Pastikan Anda mencantumkan nama, jabatan, dan instansi/organisasi penerima secara lengkap dan benar.**2. Hindari Mencantumkan Penerima Tembusan yang Tidak Berkepentingan**
Tembusan hanya diperuntukkan bagi pihak yang secara langsung terlibat atau berkepentingan dengan isi surat. Mencantumkan terlalu banyak penerima tembusan yang tidak relevan dapat mengurangi kredibilitas dan efektivitas surat.**3. Gunakan Bahasa yang Formal dan Sopan**
Gaya bahasa yang digunakan dalam bagian tembusan harus formal dan sopan. Hindari penggunaan kata-kata informal atau slang yang dapat memberikan kesan tidak profesional.**4. Posisikan Tembusan dengan Benar**
Bagian tembusan biasanya diletakkan di bawah tanda tangan penulis surat dan sebelum lampiran, jika ada. Posisi ini memastikan bahwa penerima tembusan dapat dengan mudah mengidentifikasi dan mengakses salinan surat.**5. Deskripsi Singkat tentang Cara Penulisan Tembusan yang Baik**
Tembusan biasanya ditulis setelah tanda tangan penulis dan sebelum lampiran, jika ada. Bagian tembusan dimulai dengan kata “Kepada”, diikuti dengan nama penerima tembusan. Jika penerima tembusan lebih dari satu, nama-nama tersebut dapat ditulis secara vertikal atau horizontal. Hindari penggunaan kata “Yth.” atau “Bapak/Ibu” di bagian tembusan karena tidak sesuai dengan kaidah penulisan surat resmi. Sebagai gantinya, gunakan gelar atau jabatan penerima tembusan, seperti “Kepala Dinas” atau “Manajer Operasional”.Jenis-Jenis Surat Tembusan
Surat tembusan merupakan bagian penting dari proses penulisan surat resmi. Terdapat beberapa jenis surat tembusan yang digunakan sesuai dengan kebutuhan dan hierarki organisasi.
1. Tembusan Biasa
Tembusan biasa digunakan untuk mengirimkan salinan surat kepada pihak lain yang berkepentingan tetapi tidak secara langsung terlibat dalam masalah yang dibahas dalam surat.
2. Tembusan Rahasia
Tembusan rahasia digunakan untuk mengirimkan salinan surat kepada pihak yang memiliki akses terbatas terhadap informasi sensitif atau rahasia yang terkandung dalam surat.
3. Tembusan Terbuka
Tembusan terbuka digunakan untuk mengirimkan salinan surat kepada pihak tertentu dengan menyatakan secara eksplisit bahwa surat tersebut dapat dibaca atau diketahui oleh pihak lain.
4. Tembusan Tertutup
Tembusan tertutup digunakan untuk mengirimkan salinan surat kepada pihak tertentu dengan menyatakan secara jelas bahwa surat tersebut hanya boleh dibaca oleh pihak yang dituju dan tidak boleh disebarkan lebih lanjut.
5. Tembusan Kehormatan
Tembusan kehormatan digunakan untuk mengirimkan salinan surat kepada pihak yang memiliki hubungan khusus atau dihormati oleh organisasi atau instansi.
6. Tembusan Paralel
Tembusan paralel merupakan jenis tembusan yang cukup kompleks dan jarang digunakan. Tembusan ini mengirimkan salinan surat kepada beberapa pihak secara bersamaan, namun masing-masing pihak hanya menerima satu salinan yang memuat informasi yang relevan bagi mereka.
Tembusan paralel biasanya digunakan dalam organisasi besar dengan struktur hierarkis yang rumit, di mana informasi tertentu hanya boleh diketahui oleh pihak tertentu saja. Setiap salinan surat yang dikirimkan hanya berisi bagian informasi yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawab penerima.
Penggunaan tembusan paralel membantu menjaga kerahasiaan informasi dan memastikan bahwa setiap pihak hanya menerima informasi yang diperlukan untuk menjalankan tugasnya.
Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Menulis Surat Tembusan
Dalam penulisan surat resmi, pendistribusian tembusan menjadi hal yang penting. Berikut adalah hal-hal krusial yang patut diperhatikan saat menulis surat tembusan:
Pemilihan Penerima Tembusan
Tentukan individu atau pihak yang relevan dan perlu mendapatkan informasi dalam surat. Pertimbangkan hirarki organisasi, kepentingan terkait, dan jalur komunikasi yang tepat.
Penempatan Tembusan
Letakkan daftar penerima tembusan di bawah tanda tangan penulis, sejajar dengan tepi kiri surat. Biasanya menggunakan singkatan “Tembusan:” atau “cc:” diikuti titik dua.
Daftar Penerima Tembusan yang Jelas
Tuliskan nama lengkap dan jabatan atau afiliasi penerima tembusan. Hindari menggunakan akronim atau singkatan yang tidak jelas.
Urutan Penerima Tembusan
Susun penerima tembusan dalam urutan hierarki atau kepentingan. Pihak yang paling penting atau senior biasanya diletakkan di urutan pertama.
Tidak Ada Pengulangan Nama
Pastikan tidak ada penerima yang terdaftar lebih dari satu kali dalam daftar tembusan. Jika ada penerima yang menerima tembusan dan salinan utama surat, sebutkan hanya sekali dengan menambahkan tulisan “dan Copy” setelah namanya.
Penambahan Jumlah Tembusan
Jika jumlah penerima tembusan lebih dari lima, pertimbangkan untuk membuat daftar terpisah dan mencantumkan “Daftar Tembusan Terlampir” di bagian bawah surat.
Penggunaan Akronim
Jika perlu menggunakan akronim untuk penerima tembusan, pastikan akronim tersebut dipahami secara luas atau dijelaskan dalam catatan kaki.
Tips Menulis Surat Tembusan yang Efektif
Surat tembusan merupakan cara yang tepat untuk meneruskan informasi penting kepada lebih dari satu penerima. Untuk memastikan surat tembusan Anda menyampaikan pesan secara efektif, ikuti tips berikut:
Menggunakan Kata “Tembusan” yang Jelas
Tuliskan “Tembusan:” di bagian atas surat, diikuti dengan nama dan alamat penerima tembusan. Jangan gunakan singkatan atau frasa yang tidak jelas.
Mencantumkan Penerima Utama
Tuliskan nama dan alamat penerima utama di awal surat. Ini akan membantu penerima tembusan memahami konteks surat tersebut.
Menyediakan Informasi yang Relevan
Hanya sertakan informasi yang relevan dengan penerima tembusan. Hindari memberikan detail yang tidak perlu atau rahasia.
Menggunakan Alamat Email dan Nomor Telepon
Selain alamat pos, sertakan alamat email dan nomor telepon penerima tembusan. Ini akan memudahkan mereka untuk menghubungi Anda jika diperlukan.
Memastikan Kerahasiaan
Jika surat tersebut berisi informasi sensitif, pertimbangkan untuk menandai surat tersebut sebagai “Rahasia” atau “Hanya untuk Penerima yang Disebutkan”.
Menjaga Kejelasan dan Ringkas
Tulis surat tembusan sesingkat dan sejelas mungkin. Hindari menggunakan kalimat yang rumit atau jargon teknis.
Menegaskan Tindakan yang Diinginkan
Jika ada tindakan yang diharapkan dari penerima tembusan, nyatakan dengan jelas di akhir surat.
Melampirkan Dokumen Pendukung
Jika surat tersebut merujuk pada dokumen pendukung, lampirkan bersama surat tersebut. Ini akan membantu penerima tembusan memahami isi surat dengan lebih baik. Hindari melampirkan dokumen yang sangat besar atau tidak perlu.
Sebagai penutup, contoh surat dengan tembusan yang disajikan dalam artikel ini merupakan panduan berharga untuk komunikasi formal. Surat-surat dengan tembusan memiliki peran penting dalam mendokumentasikan informasi secara resmi dan memastikan bahwa pihak terkait menerima dokumen yang diperlukan. Dengan memahami cara menyusun dan menggunakan tembusan dengan benar, penulis dapat memastikan komunikasi yang efektif dan efisien dalam berbagai konteks bisnis dan pribadi. Dengan demikian, penerapan prinsip-prinsip penulisan surat dengan tembusan yang diuraikan dalam artikel ini akan memberdayakan penulis untuk menyampaikan pesan mereka dengan jelas, akurat, dan profesional.
