Contoh Surat Block Style Pemesanan Barang Formal

Dalam dunia bisnis, surat pemesanan barang menjadi dokumen krusial yang merekam transaksi pembelian. Salah satu format surat yang banyak digunakan adalah block style. Contoh surat block style pemesanan barang hadir dengan tatanan yang rapi, jelas, dan ringkas. Tata letaknya yang blok, tanpa adanya lekukan paragraf, memudahkan pembaca untuk menelusuri informasi penting secara cepat dan akurat. Dengan bahasa Indonesian yang formal dan deskripsi yang jelas, contoh surat ini akan memandu Anda dalam menyusun surat pemesanan barang yang efektif dan memenuhi standar bisnis.

Informasi Umum Surat Block Style

Surat block style merupakan jenis surat resmi yang memiliki format unik dan berbeda dari jenis surat lainnya. Format block style ini umumnya digunakan dalam dunia bisnis dan pemerintahan karena terkesan formal dan profesional. Surat block style memiliki karakteristik tersendiri yang menjadikannya mudah dibedakan dari jenis surat lainnya.

Format Surat Block Style

Format surat block style memiliki beberapa bagian penting yang harus diperhatikan, yaitu:

**1. Kop Surat**

Kop surat merupakan bagian paling atas dari surat yang berisi identitas pengirim, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Kop surat ini biasanya dicetak pada kertas berlogo perusahaan atau organisasi yang bersangkutan. Dalam surat block style, kop surat ditulis dengan format rata kiri, tidak menjorok ke dalam atau ke luar.

**2. Tanggal Surat**

Tanggal surat ditulis di bawah kop surat, rata kanan. Tanggal ini menunjukkan kapan surat tersebut dibuat dan dikirim.

**3. Nomor Surat**

Nomor surat merupakan kode unik yang berfungsi sebagai identitas surat. Nomor surat ditulis di bawah tanggal surat, rata kiri.

**4. Perihal Surat**

Perihal surat merupakan rangkuman singkat tentang isi surat. Perihal surat ditulis di bawah nomor surat, rata kiri.

**5. Salam Pembuka**

Salam pembuka digunakan untuk mengawali isi surat. Salam pembuka dalam surat block style biasanya ditulis dengan formal, seperti “Dengan hormat” atau “Kepada Yth.”.

**6. Isi Surat**

Isi surat merupakan bagian utama dari surat yang berisi informasi atau pesan yang ingin disampaikan. Isi surat dalam surat block style ditulis dengan format rata kiri, tanpa spasi pada awal paragraf.

**7. Salam Penutup**

Salam penutup digunakan untuk mengakhiri isi surat. Salam penutup dalam surat block style biasanya ditulis dengan formal, seperti “Terima kasih” atau “Hormat kami”.

**8. Tanda Tangan**

Tanda tangan merupakan bagian akhir dari surat yang menunjukkan identitas penanggung jawab surat. Tanda tangan biasanya ditulis di bawah salam penutup, rata kanan.

**9. Nama Jelas**

Nama jelas merupakan nama lengkap dari penanggung jawab surat yang ditulis di bawah tanda tangan.

**10. Jabatan**

Jabatan merupakan posisi atau tanggung jawab penanggung jawab surat yang ditulis di bawah nama jelas.

Bagian Kepala Surat

Bagian kepala surat merupakan bagian terpenting dalam surat resmi, karena berisi identitas pengirim surat. Kepala surat yang baik harus memenuhi beberapa kriteria, yaitu: mudah dikenali, unik, dan informatif. Untuk membuat kepala surat yang memenuhi kriteria tersebut, Anda perlu memperhatikan beberapa hal berikut:

Nama dan Logo Perusahaan

Nama perusahaan harus ditulis dengan jelas dan mencolok di bagian tengah kepala surat. Anda juga dapat menambahkan logo perusahaan di samping nama perusahaan untuk memperkuat identitas perusahaan. Namun, hindari penggunaan logo yang terlalu rumit atau banyak warna, karena dapat mengurangi estetika kepala surat.

Alamat dan Kontak Perusahaan

Alamat dan kontak perusahaan harus dicantumkan secara lengkap dan mudah dibaca. Sebutkan alamat lengkap, nomor telepon, nomor faks, dan alamat email perusahaan. Anda juga dapat menambahkan informasi lain yang relevan, seperti situs web perusahaan atau akun media sosial.

Deskripsi Perusahaan

Bagian ini bersifat opsional, tetapi dapat digunakan untuk memberikan informasi singkat tentang perusahaan Anda. Jelaskan secara singkat bidang usaha perusahaan, visi dan misi perusahaan, atau keunggulan perusahaan yang membedakan Anda dari pesaing. Namun, pastikan deskripsi tersebut tidak terlalu panjang dan jelas.

Bagian Tanggal

Tanggal merupakan komponen penting dalam surat pemesanan barang. Penulisan tanggal dalam surat block style mengikuti format yang ditentukan, yaitu sebagai berikut:

1. Gunakan gaya bahasa yang formal. Misalnya, “Jakarta, 28 April 2023” atau “Jakarta, 28 April ’23”.

2. Hindari penggunaan singkatan. Tuliskan bulan secara lengkap, bukan menggunakan angka atau huruf saja. Contoh yang tidak benar: “Jakarta, 28-04-2023”.

3. Posisikan tanggal di sebelah kanan, sejajar dengan margin kanan. Penulisan tanggal dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu:

a. **Penulisan di bawah nama kota:**

Jakarta, 28 April 2023

b. **Penulisan di baris terpisah:**

Jakarta

28 April 2023

Pemilihan cara penulisan tanggal tergantung pada preferensi atau ketentuan dari perusahaan.

Bagian Alamat Tujuan

Menulis bagian alamat tujuan dalam surat pemesanan barang dengan gaya bahasa formal dan unik memerlukan perpaduan antara kejelasan dan sentuhan estetika. Tujuannya adalah untuk memberikan informasi yang lengkap dan mudah dibaca sekaligus meninggalkan kesan positif pada penerima.

Berikut adalah beberapa tips untuk menulis bagian alamat tujuan dengan gaya yang unik dan menarik:

Tulis Alamat dengan Benar

Pastikan untuk menulis alamat tujuan dengan jelas dan benar, termasuk nama jalan, nomor rumah, kota, provinsi, dan kode pos. Gunakan singkatan resmi untuk provinsi dan negara bagian, seperti “Prov.” untuk provinsi dan “Neg.” untuk negara bagian.

Gunakan Huruf Kapital dan Titik

Tuliskan nama jalan dan kota dengan huruf kapital, misalnya “Jl. Raya Sudirman” dan “Jakarta”. Gunakan tanda titik untuk memisahkan setiap bagian alamat, seperti “Jl. Raya Sudirman No. 123, Jakarta Pusat.”.

Tambahkan Garis Bawah atau Cetak Tebal

Untuk menonjolkan alamat tujuan, Anda dapat menambahkan garis bawah atau mencetak tebal pada bagian tersebut. Hal ini akan memberikan penekanan khusus pada informasi kontak penting.

Tambahkan Sentuhan Kreatif

Untuk membuat alamat tujuan lebih unik, Anda dapat menambahkan sentuhan kreatif, seperti menggunakan font yang menarik atau warna yang kontras. Misalnya, Anda dapat menggunakan font kaligrafi untuk nama jalan dan kota, atau mencetak alamat dengan tinta warna perak atau emas.

Bagian Salam Pembuka

Salam sejahtera dan sembah sujud kami haturkan kepada Bapak/Ibu yang terhormat. Dengan segala kerendahan hati, kami selaku [Nama Perusahaan] bermaksud untuk menyampaikan permohonan pembelian barang-barang sebagaimana tercantum dalam surat penawaran Bapak/Ibu nomor [Nomor Surat Penawaran], tertanggal [Tanggal Surat Penawaran].

Deskripsi

Perusahaan kami adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang [Bidang Usaha Perusahaan]. Kami membutuhkan barang-barang tersebut untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan kami. Adapun spesifikasi barang-barang yang kami butuhkan adalah sebagai berikut:

[Spesifikasi Barang 1]
[Spesifikasi Barang 2]
[Spesifikasi Barang 3]
[Spesifikasi Barang 4]
[Spesifikasi Barang 5]
- Jumlah: [Jumlah Barang 5]
- Harga satuan: [Harga Satuan Barang 5]
- Total harga: [Total Harga Barang 5]

Kami berharap Bapak/Ibu dapat mempertimbangkan permohonan kami ini. Kami sangat mengapresiasi waktu dan perhatian Bapak/Ibu dalam menanggapi surat ini.

Bagian Isi Surat

Bagian isi surat merupakan bagian inti dari surat pemesanan barang. Pada bagian ini, Anda perlu menyertakan informasi penting terkait pesanan Anda, seperti:

1. Nama dan Alamat Toko

Tuliskan nama dan alamat lengkap toko yang Anda pesan barangnya.

2. Nomor dan Tanggal Surat

Berikan nomor dan tanggal pembuatan surat pemesanan barang agar mudah untuk dilacak dan dijadikan referensi.

3. Nomor dan Tanggal Pemesanan

Jika Anda telah memiliki nomor dan tanggal pemesanan, cantumkan pada bagian ini.

4. Nama dan Jumlah Barang

Sebutkan nama-nama barang yang Anda pesan beserta jumlahnya. Pastikan Anda menulis nama dan jumlah barang dengan jelas dan akurat.

5. Harga Satuan dan Total Harga

Jika memungkinkan, cantumkan harga satuan dan total harga dari barang-barang yang Anda pesan. Hal ini akan memudahkan toko untuk memproses pesanan Anda.

6. Spesifikasi Barang

Jelaskan secara detail spesifikasi barang yang Anda pesan, seperti ukuran, warna, bahan, dan fitur-fitur lainnya yang relevan. Semakin rinci spesifikasi yang Anda berikan, semakin kecil kemungkinan terjadi kesalahpahaman dalam pengadaan barang.

**Ukuran:** Sebutkan panjang, lebar, dan tinggi barang secara spesifik dalam satuan metrik (misalnya, sentimeter, meter).
**Warna:** Jelaskan warna barang dengan jelas, termasuk jika ada nuansa atau gradasi warna tertentu.
**Bahan:** Sebutkan bahan yang digunakan untuk membuat barang, seperti kulit, kain, logam, atau plastik.
**Fitur:** Deskripsikan fitur-fitur khusus yang dimiliki barang, seperti kapasitas penyimpanan, konektivitas, atau teknologi yang digunakan.

Bagian Salam Penutup

Sebagai penutup, kami ingin menyampaikan penghargaan setinggi-tingginya atas kesempatan yang diberikan untuk melakukan pemesanan ini. Kami yakin bahwa produk yang kami pesan sesuai dengan kebutuhan kami dan akan berkontribusi pada kesuksesan bisnis kami.

Kami berharap proses pemesanan ini dapat berjalan dengan lancar dan tanpa kendala. Kami bersedia memberikan informasi tambahan atau klarifikasi yang diperlukan agar pesanan dapat diproses secara tepat.

Sekali lagi, terima kasih atas perhatian dan pertimbangan Anda. Kami menantikan kerja sama yang erat dan saling menguntungkan di masa mendatang.

Salam Hormat,

[Nama Perusahaan atau Organisasi]

[Nama Anda]

Bagian Tanda Tangan

Bagian tanda tangan pada surat block style pemesanan barang merupakan bagian terakhir surat yang berisi tanda tangan dan nama lengkap pihak yang memesan barang.

Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan bagian tanda tangan, di antaranya:

Penulisan Nama

Nama yang ditulis pada bagian tanda tangan haruslah nama lengkap tanpa menggunakan singkatan.

Posisi Tanda Tangan

Tanda tangan harus diletakkan tepat di bawah nama, dengan jarak sekitar 2-3 spasi.

Bentuk Tanda Tangan

Tanda tangan yang digunakan sebaiknya jelas dan mudah dibaca. Hindari menggunakan tanda tangan yang terlalu rumit atau tidak terbaca.

Selain itu, terdapat beberapa gaya penulisan bagian tanda tangan yang dapat digunakan, di antaranya:

Gaya Formal

Gaya formal digunakan dalam surat resmi atau surat yang ditujukan kepada instansi atau perusahaan.

Contoh:

Yang memesan,

Ttd
[Nama Lengkap]

Gaya Unik

Gaya unik dapat digunakan dalam surat informal atau surat yang ditujukan kepada teman atau kerabat.