Menggubah keindahan bahasa dalam surat resmi merupakan seni tersendiri yang menuntut ketelitian dan keunikan. Sebagai tangan yang terampil dalam menari di atas kertas, mari kita tuliskan contoh surat resmi yang memukau. Dengan menari di atas kanvas kata-kata, kita akan menciptakan karya agung yang memancarkan aura profesionalisme sekaligus memesona hati para pembacanya.
Kepala Surat dan Logo
Kepala surat merupakan bagian penting dari surat resmi yang berfungsi sebagai identitas pengirim. Dalam mendesain kepala surat, kreativitas dan keunikan dapat menjadi nilai tambah untuk membuat surat lebih menarik dan berkesan.
Berikut adalah beberapa tips untuk membuat kepala surat yang unik:
Gunakan Tipografi yang Menarik
Tipografi memainkan peran penting dalam menciptakan kesan pertama yang kuat. Pilih font yang sesuai dengan citra perusahaan dan pesan yang ingin disampaikan. Pertimbangkan untuk menggunakan kombinasi font berbeda untuk menciptakan hierarki dan minat visual.
Tambahkan Elemen Grafik
Elemen grafik seperti logo, ilustrasi, atau foto dapat menambah daya tarik visual dan membuat kepala surat lebih berkesan. Pastikan elemen grafik relevan dengan perusahaan dan pesan surat.
Perhatikan Keseimbangan dan Tata Letak
Keseimbangan dan tata letak yang baik akan membuat kepala surat terlihat profesional dan mudah dibaca. Atur semua elemen dengan hati-hati untuk menciptakan harmoni visual dan memastikan informasi penting mudah ditemukan.
Gunakan Warna dengan Bijak
Warna dapat memberikan dampak yang kuat pada kesan kepala surat. Pilih kombinasi warna yang sesuai dengan identitas perusahaan dan tujuan surat. Warna-warna cerah dan berani dapat menarik perhatian, sementara warna netral dapat menciptakan kesan yang lebih formal.
Tambahkan Sentuhan Personal
Tambahkan sentuhan pribadi pada kepala surat untuk membuatnya lebih berbeda. Ini bisa berupa kutipan inspiratif, slogan perusahaan, atau bahkan gambar karyawan yang tersenyum.
Nomor Surat
Penomoran surat resmi perlu memperhatikan format yang telah ditetapkan. Berikut adalah panduan penulisan nomor surat:
Jenis Penomoran
Ada dua jenis penomoran surat resmi, yaitu:
- Penomoran berurutan, setiap surat memiliki nomor yang berbeda sesuai urutan dikeluarkannya.
- Penomoran berkode, nomor surat memiliki kode tertentu yang menunjukkan informasi tertentu, seperti jenis surat, unit pengirim, dan tahun pembuatan surat.
Umumnya, penomoran surat berkode lebih banyak digunakan karena memberikan informasi yang lebih lengkap.
Format Penulisan
Format penulisan nomor surat berkode terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
- Huruf kode unit pengirim, misalnya “B” untuk bagian keuangan atau “H” untuk bagian humas.
- Nomor urut surat, ditulis dengan angka Arab tanpa tanda titik.
- Kode tahun pembuatan surat, ditulis dengan dua digit terakhir tahun pembuatan.
- Huruf kode jenis surat, misalnya “S” untuk surat biasa atau “R” untuk surat rahasia.
Contoh penulisan nomor surat berkode: B.15/1211/21/S
Artinya:
- Surat dikeluarkan oleh bagian keuangan (B).
- Nomor urut surat adalah 15.
- Surat dibuat pada tahun 2021 (11).
- Jenis surat adalah surat biasa (S).
Tanggal Surat
Tanggal surat merupakan bagian penting dari surat resmi karena menunjukkan kapan surat tersebut dibuat dan dikirim. Penulisan tanggal surat biasanya menggunakan format hari, tanggal, bulan, dan tahun. Namun, untuk menciptakan kesan formal dan unik, Anda dapat menggunakan gaya bahasa yang berbeda.
Gaya Bahasa Formal
Untuk kesan formal, Anda dapat menggunakan frasa atau kata-kata baku berikut:
- Pada hari ini, [tanggal]
- Pada tanggal tersebut, [tanggal]
- Pada tanggal tersebut di atas, [tanggal]
- Dengan hormat, kami sampaikan bahwa surat ini dibuat pada [tanggal]
Contoh: Pada hari ini, Rabu, 15 Februari 2023, kami sampaikan surat permohonan kerja ini untuk posisi Manajer Pemasaran di perusahaan Anda.
Gaya Bahasa Unik
Sedangkan untuk kesan unik, Anda dapat menggunakan frasa atau kata-kata yang lebih kreatif dan deskriptif. Berikut beberapa contohnya:
- Di bawah langit yang bertabur bintang, pada malam yang sunyi, [tanggal]
- Saat kicau burung mengawali pagi yang cerah, [tanggal]
- Di tengah hiruk pikuk kota, di sela-sela kesibukan, [tanggal]
- Ketika embun pagi masih menyelimuti daun-daun, [tanggal]
- Saat aroma kopi memenuhi ruangan, menandakan dimulainya hari baru, [tanggal]
Contoh: Ketika embun pagi masih menyelimuti daun-daun, pada pagi yang damai ini, kami sampaikan surat penawaran kerja untuk posisi Staf Keuangan di perusahaan kami.
Hal
Bagian pembuka surat yang berisi isi atau topik utama dari surat. Dalam surat resmi, biasanya ditulis dengan menggunakan kalimat yang singkat, jelas, dan lugas. Hindari penggunaan kata-kata yang bertele-tele atau mengulang-ulang informasi.
Contoh:
Perihal: Permohonan Cuti Tahunan
Gaya Bahasa Formal dan UNIK
Gaya bahasa dalam surat resmi haruslah formal, yaitu menggunakan kata-kata yang baku dan sesuai dengan tata bahasa Indonesia yang baik dan benar. Selain itu, untuk membuat surat lebih menarik dan tidak monoton, dapat digunakan gaya bahasa yang unik, seperti menggunakan kutipan, perumpamaan, atau anekdot yang relevan dengan topik surat.
Contoh:
“Bak pepatah lama, ‘sedikit demi sedikit, lama-lama menjadi bukit’, kami yakin bahwa kerja keras dan dedikasi yang kami curahkan akan membuahkan hasil yang maksimal.”
Deskripsi
Bagian surat yang berisi penjelasan atau uraian lebih lanjut mengenai hal yang disampaikan. Deskripsi harus ditulis dengan jelas, ringkas, dan terperinci agar pembaca dapat memahami maksud surat dengan mudah.
Contoh:
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin mengajukan permohonan cuti tahunan kepada Bapak/Ibu. Cuti yang kami ajukan adalah selama 14 hari kerja, terhitung mulai tanggal 1 Agustus 2023 sampai dengan 14 Agustus 2023.
Anda Seorang Ahli Penulisan
Sebagai seorang ahli penulisan, Anda harus memiliki kemampuan untuk menulis surat resmi dengan baik dan benar. Anda harus menguasai teknik penulisan surat resmi, tata bahasa Indonesia, dan ejaan. Anda juga harus memiliki kemampuan untuk mengolah informasi dan menyajikannya dalam bentuk tulisan yang jelas dan mudah dipahami.
Berikut beberapa tips untuk menjadi seorang ahli penulisan surat resmi:
- Pelajari teknik penulisan surat resmi dengan baik dan benar.
- Kuasai tata bahasa Indonesia dan ejaan.
- Kembangkan kemampuan mengolah informasi dan menyajikannya dalam bentuk tulisan.
- Banyak berlatih menulis surat resmi.
- Mintalah feedback dari orang lain untuk meningkatkan kemampuan menulis Anda.
Salam Pembuka
Inilah kumpulan contoh surat resmi yang bisa kamu jadikan referensi. Bahasa yang digunakan resmi dan unik, serta disesuaikan dengan kaidah penulisan yang baik dan benar.
1. Salam Pembuka untuk Surat Permohonan
“Dengan hormat, semoga surat ini sampai ke tangan Tuan/Puan dalam keadaan sehat walafiat.Melalui surat ini, saya ingin menyampaikan permohonan…”
2. Salam Pembuka untuk Surat Undangan
“Dengan hormat, kami dengan senang hati mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri acara…”
3. Salam Pembuka untuk Surat Pemberitahuan
“Dengan hormat, kami ingin memberitahukan kepada Bapak/Ibu bahwa…”
4. Salam Pembuka untuk Surat Permintaan Maaf
“Dengan segala kerendahan hati, kami ingin menyampaikan permohonan maaf yang sebesar-besarnya atas…”
5. Salam Pembuka untuk Surat Pengaduan
“Dengan hormat, kami ingin menyampaikan keluhan kami terkait dengan…”
5.1 Salam Pembuka untuk Surat Pengaduan yang Lebih Spesifik
Jika surat pengaduan terkait dengan produk atau layanan tertentu, sebutkan dengan jelas dalam salam pembuka:
5.2 Salam Pembuka untuk Surat Pengaduan yang Mendesak
Jika pengaduan bersifat mendesak, gunakan salam pembuka yang lebih tegas:
5.3 Salam Pembuka untuk Surat Pengaduan yang Sopan
Meskipun menyampaikan keluhan, tetap gunakan bahasa yang sopan dan profesional:
Isi Surat
Isi surat merupakan bagian terpenting yang berisi informasi utama yang ingin disampaikan. Gaya bahasa yang digunakan dalam surat resmi harus formal, lugas, dan mudah dipahami. Untuk membuat surat resmi yang efektif, Anda dapat mengikuti beberapa tips berikut:
Gunakan kalimat pembuka yang jelas dan ringkas
Kalimat pembuka berfungsi untuk memperkenalkan maksud utama surat. Hindari kalimat berbelit-belit dan langsung ke poin utama.
Tulis paragraf yang terstruktur
Setiap paragraf harus memiliki satu ide pokok yang jelas. Susun paragraf secara logis dengan menggunakan kata hubung yang tepat, seperti “karena”, “oleh karena itu”, dan “sehubungan dengan”.
Gunakan bahasa formal
Gunakan bahasa formal yang sesuai dengan konteks surat. Hindari penggunaan bahasa gaul, slang, atau kata-kata yang tidak baku.
Sertakan salam penutup yang sopan
Salam penutup berfungsi untuk mengakhiri surat secara formal. Gunakan salam penutup yang sesuai dengan hubungan Anda dengan penerima, seperti “Hormat saya” atau “Terima kasih atas perhatian Anda”.
Koreksi sebelum dikirim
Setelah selesai menulis surat, koreksi kembali dengan cermat untuk memastikan tidak ada kesalahan ejaan, tata bahasa, atau tanda baca. Sebuah surat yang rapi dan bebas kesalahan akan memberikan kesan profesional.
Contoh Isi Surat Resmi
Berikut ini adalah contoh isi surat resmi yang menggunakan gaya bahasa formal dan unik:
“Kepada Yang Terhormat Bapak/Ibu [Nama Penerima],
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin menyampaikan suatu hal yang cukup unik dan berbeda dari biasanya. Kami percaya bahwa setiap hal baik yang dilakukan, akan menghasilkan sebuah hal yang baik pula. Maka dari itu, kami ingin menawarkan kerja sama yang menarik dan sangat bermanfaat bagi kita bersama.
Seperti yang Bapak/Ibu ketahui, saat ini sedang terjadi perubahan yang sangat luar biasa dalam dunia teknologi. Hal ini tentunya menjadi tantangan tersendiri bagi kita semua. Namun, kami yakin bahwa dengan kerja sama yang baik, kita dapat memanfaatkan perubahan ini sebagai sebuah peluang besar.
Kami memiliki ide untuk mengembangkan sebuah produk baru yang sangat inovatif dan sesuai dengan kebutuhan pasar saat ini. Produk ini memiliki potensi yang sangat besar untuk sukses di pasaran. Namun, kami menyadari bahwa kami membutuhkan mitra yang tepat untuk mewujudkan ide ini.
Kami yakin bahwa perusahaan Bapak/Ibu memiliki keahlian dan pengalaman yang kami butuhkan. Oleh karena itu, kami ingin mengundang Bapak/Ibu untuk bergabung dengan kami dalam mengembangkan produk ini. Kami percaya bahwa kerja sama ini akan menguntungkan kedua belah pihak.
Kami sangat menantikan kesempatan untuk bertemu dan mendiskusikan ide ini lebih lanjut dengan Bapak/Ibu. Silakan hubungi kami melalui email atau telepon untuk mengatur pertemuan.
Terima kasih atas perhatian dan pertimbangan Bapak/Ibu.
Hormat kami,
[Nama Anda]
Salam Penutup
Menutup surat resmi memerlukan sentuhan akhir yang profesional dan berkesan. Berikut adalah beberapa contoh salam penutup yang formal namun unik:
1. Hormat Kami
Salam penutup klasik yang selalu aman digunakan. Cocok untuk segala jenis surat resmi, dari surat bisnis hingga surat dinas.
2. Salam Hangat
Salam ini memberikan kesan yang sedikit lebih ramah dan personal, namun tetap formal. Cocok untuk surat-surat yang ditujukan kepada rekan kerja atau klien yang sudah dikenal.
3. Terima Kasih Atas Perhatiannya
Salam ini menunjukkan apresiasi atas waktu dan perhatian penerima surat. Cocok untuk surat-surat yang meminta bantuan atau informasi.
4. Salam Hormat
Salam ini lebih singkat dan langsung, namun tetap sopan. Cocok untuk surat-surat yang sifatnya mendesak atau berisi informasi penting.
5. Salam Sejahtera
Salam ini memiliki nuansa yang lebih agamis dan khidmat. Cocok untuk surat-surat resmi yang ditujukan kepada lembaga keagamaan atau tokoh agama.
6. Salam Sehat dan Sukses
Salam ini lebih cocok digunakan untuk surat-surat pribadi atau surat bisnis yang ditujukan kepada mitra yang sudah dikenal. Menunjukkan harapan yang tulus untuk kesehatan dan keberhasilan.
7. Dengan Hormat yang Mendalam
Salam penutup yang paling formal dan khidmat. Cocok untuk surat-surat resmi yang ditujukan kepada pejabat tinggi atau tokoh penting. Menunjukkan rasa hormat yang luar biasa.
Tanda Tangan dan Nama Jelas
Tanda tangan merupakan ciri khas yang menandakan keaslian sebuah surat resmi. Pada surat resmi, tanda tangan biasanya diletakkan di bagian bawah surat, di sebelah kiri nama penulis surat. Tanda tangan harus dibuat dengan rapi dan jelas, tidak boleh samar atau terputus-putus.
Selain tanda tangan, nama jelas penulis surat juga harus dicantumkan di bawah tanda tangan. Nama jelas ditulis dengan huruf kapital dan diawali dengan gelar yang dimiliki oleh penulis surat. Penulisan nama jelas harus sesuai dengan nama yang tertera pada identitas resmi penulis surat, seperti pada kartu tanda penduduk atau paspor.
Deskripsi Tanda Tangan dan Nama Jelas
Tanda tangan yang baik harus memenuhi beberapa kriteria, yaitu:
- Rapi dan jelas: Tanda tangan harus dapat dibaca dengan mudah tanpa menimbulkan keraguan.
- Konsisten: Tanda tangan harus selalu sama pada setiap surat resmi yang dikeluarkan.
- Asli: Tanda tangan harus dibuat langsung oleh penulis surat, bukan menggunakan stempel atau tanda tangan elektronik.
- Tidak berlebihan: Tanda tangan tidak boleh terlalu rumit atau berlebihan sehingga sulit dibaca.
- Menunjukkan identitas: Tanda tangan harus memiliki ciri khas yang merepresentasikan identitas penulis surat.
Sedangkan nama jelas yang dicantumkan di bawah tanda tangan harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
- Ditulis dengan huruf kapital: Penulisan nama jelas harus menggunakan huruf kapital semua.
- Diawali dengan gelar: Nama jelas harus diawali dengan gelar yang dimiliki oleh penulis surat, seperti Dr., Prof., atau Ir.
- Sesuai dengan identitas: Nama jelas harus sesuai dengan nama yang tertera pada identitas resmi penulis surat.
Demikianlah, menuliskan contoh surat resmi dalam bahasa Indonesia membutuhkan keterampilan dan pengetahuan yang tepat. Mampu menyusun surat resmi dengan baik akan memikat mata pembaca dan menyampaikan pesan secara efektif. Layaknya seorang seniman, penulis surat resmi dituntut untuk memiliki ketajaman dalam memilih kata, menguasai tata bahasa, dan mengontrol alur logika. Dengan mengikuti pedoman yang telah diuraikan, Anda akan dapat menghasilkan surat resmi yang elegan, mengesankan, dan meninggalkan kesan positif bagi penerimanya.
