Dalam dunia surat-menyurat, keberadaan tembusan menjadi hal yang penting untuk memastikan bahwa informasi tersampaikan ke pihak-pihak terkait. Contoh surat yang ada tembusannya memainkan peran krusial sebagai bukti adanya distribusi surat ke penerima tertentu. Tembusan, bagaikan benang sutra yang menghubungkan pengirim dengan beberapa penerima sekaligus, memberikan bukti tertulis tentang penyampaian informasi yang akurat dan tepat waktu. Jenis surat ini biasa digunakan dalam berbagai konteks, mulai dari surat resmi, memo, hingga pemberitahuan. Dengan menyimak contoh surat yang ada tembusannya, pembaca akan memperoleh pemahaman yang lebih komprehensif tentang tata cara penulisan dan penggunaan tembusan dalam praktik surat-menyurat.
Jenis-jenis Surat Bertembusan
Dalam dunia persuratan, keberadaan surat yang memiliki tembusan merupakan hal yang lumrah. Tembusan surat adalah salinan surat resmi yang dikirimkan kepada pihak atau instansi lain yang terkait dengan isi surat tersebut. Keberadaan tembusan surat sangat penting untuk memastikan bahwa semua pihak yang berkepentingan menerima informasi yang sama dan sebagai bukti adanya koordinasi dan keterlibatan dalam suatu urusan.
Berdasarkan tujuan dan fungsinya, terdapat beberapa jenis surat bertembusan yang umum digunakan, di antaranya:
- Surat Tembusan Pemberitahuan
- Surat Tembusan Koordinasi
- Surat Tembusan Pengawasan
Surat tembusan pemberitahuan umumnya digunakan untuk menyebarkan informasi atau pemberitahuan kepada pihak-pihak tertentu yang dianggap perlu mengetahui hal tersebut. Misalnya, surat edaran yang berisi kebijakan atau peraturan baru, undangan rapat yang ditujukan kepada beberapa peserta, atau pengumuman perubahan jadwal kegiatan.
Karakteristik surat tembusan pemberitahuan adalah penyebaran informasi secara luas dan tidak bersifat rahasia. Sehingga, tembusan surat ini dapat diketahui oleh banyak orang yang berkepentingan.
Contoh kalimat tembusan pemberitahuan: “Dengan tembusan kepada:”
Surat tembusan koordinasi berfungsi untuk menjalin koordinasi dan kerja sama antar pihak yang terlibat dalam suatu urusan. Surat ini umumnya digunakan untuk menyampaikan rencana kerja, meminta masukan atau saran, atau meminta bantuan dalam pelaksanaan suatu kegiatan.
Karakteristik surat tembusan koordinasi adalah bersifat resmi dan ditujukan kepada pihak-pihak yang memiliki peran atau tanggung jawab dalam suatu urusan. Oleh karena itu, tembusan surat ini umumnya hanya diketahui oleh pihak-pihak yang terlibat.
Contoh kalimat tembusan koordinasi: “Dengan tembusan untuk koordinasi kepada:”
Surat tembusan pengawasan digunakan untuk memberikan kontrol dan pengawasan terhadap pelaksanaan suatu kegiatan atau tugas. Surat ini umumnya ditujukan kepada pihak yang memiliki kewenangan untuk melakukan pengawasan atau evaluasi, seperti pimpinan, pengawas, atau auditor.
Karakteristik surat tembusan pengawasan adalah bersifat formal dan berisi informasi yang detail dan akurat. Tujuannya adalah untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai perkembangan atau hasil pelaksanaan suatu kegiatan.
Contoh kalimat tembusan pengawasan: “Dengan tembusan untuk pengawasan kepada:”
Fungsi Surat Bertembusan
Surat tembusan, atau yang lebih dikenal dengan istilah “CC” (Carbon Copy) merupakan salinan dari surat asli yang dikirimkan kepada pihak tertentu selain penerima utama. Pembuatan surat tembusan memiliki beberapa fungsi penting, antara lain:
1. Sebagai Bukti Pengiriman
Surat tembusan menjadi bukti bahwa surat asli telah dikirimkan kepada pihak terkait. Hal ini memudahkan dalam proses penelusuran informasi atau pertanggungjawaban jika diperlukan di kemudian hari. Dengan adanya surat tembusan, perusahaan atau organisasi dapat mengetahui siapa saja yang telah menerima surat tersebut.
2. Sebagai Informasi kepada Pihak Tertentu
Surat tembusan dapat berfungsi sebagai informasi kepada pihak tertentu yang berkepentingan atau terkait dengan isi surat tanpa harus menjadi penerima utama. Dengan memberikan tembusan, pihak terkait dapat mengetahui dan memahami isi surat tanpa harus menunggu surat asli. Hal ini sangat bermanfaat untuk menjaga koordinasi dan sinkronisasi antar bagian atau unit kerja dalam sebuah organisasi.
Berikut beberapa contoh situasi di mana penggunaan surat tembusan sangat bermanfaat:
- Memberikan tembusan kepada atasan atau pimpinan sebagai bentuk pelaporan atau koordinasi.
- Memberikan tembusan kepada unit terkait, seperti bagian keuangan atau bagian produksi, untuk memberikan informasi terkait.
- Memberikan tembusan kepada pihak eksternal, seperti vendor atau mitra bisnis, untuk menjaga transparansi dan akuntabilitas.
Dalam hal ini, perlu diperhatikan bahwa pemberian tembusan harus dilakukan secara bijaksana dan kepada pihak yang benar-benar membutuhkan informasi. Pemberian tembusan yang berlebihan dapat justru menimbulkan kebingungan dan kesulitan dalam pengelolaan dokumen.
3. Sebagai Arsip dan Dokumentasi
Surat tembusan juga dapat dijadikan sebagai arsip dan dokumentasi penting dalam sebuah organisasi. Dengan menyimpan surat tembusan, organisasi memiliki catatan lengkap tentang semua surat yang pernah dikirim. Hal ini berguna untuk kepentingan audit, penelitian, atau sebagai bukti hukum jika diperlukan.
Cara Menulis Tembusan Surat
Tembusan surat merupakan bagian penting dari korespondensi formal yang berfungsi untuk menginformasikan penerima lain selain penerima utama tentang isi surat tersebut. Penulisan tembusan surat harus mengikuti kaidah-kaidah tertentu agar efektif dan profesional.
Untuk menulis tembusan surat, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, di antaranya:
1. Menentukan Penerima Tembusan
Penerima tembusan surat hendaknya dipilih secara tepat dan sesuai dengan kepentingan surat tersebut. Biasanya, penerima tembusan adalah pihak-pihak yang terkait dengan isi surat, seperti atasan, rekan kerja, atau klien.
2. Menulis Kata Tembusan
Kata “Tembusan” ditulis dengan huruf kapital dan diikuti dengan titik dua (:). Penulisan kata tembusan dapat diletakkan di bawah perihal surat atau di bagian akhir surat, setelah tanda tangan pengirim.
3. Menulis Nama dan Jabatan Penerima Tembusan
Nama penerima tembusan ditulis dengan lengkap, tanpa menggunakan singkatan. Jabatan penerima tembusan juga dituliskan di bawah nama. Penulisan nama dan jabatan penerima tembusan harus sesuai dengan ejaan yang benar.
Contoh penulisan tembusan surat yang tepat:
Tembusan:
1. Bapak/Ibu Direktur Utama
PT. Maju Bersama
Jalan Sudirman No. 10, Jakarta Selatan
2. Bapak/Ibu Manajer Keuangan
PT. Jaya Abadi
Jalan Thamrin No. 20, Jakarta Pusat
Struktur Surat Bertembusan
Surat bertembusan adalah surat yang memiliki lebih dari satu penerima. Surat ini digunakan untuk menyampaikan informasi atau pemberitahuan kepada beberapa pihak yang berkepentingan. Struktur surat bertembusan sedikit berbeda dengan surat biasa karena harus mencantumkan tembusan surat.
Kop Surat
Kop surat berisi identitas pengirim surat, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan logo perusahaan. Bagian ini biasanya terletak di bagian atas surat.
Nomor Surat
Nomor surat adalah identitas unik dari setiap surat yang dikeluarkan. Nomor surat biasanya terdiri dari kode surat, tanggal surat, dan nomor urut surat.
Lampiran
Lampiran adalah dokumen atau berkas tambahan yang disertakan dalam surat. Lampiran biasanya disebutkan setelah nomor surat dan ditulis dengan huruf kapital.
Tembusan
Tembusan adalah daftar pihak-pihak yang menerima salinan surat selain penerima utama. Tembusan ditulis setelah lampiran dan ditulis dengan frasa “Tembusan Kepada:” yang diikuti dengan nama dan jabatan penerima tembusan.
Penulisan tembusan surat harus mengikuti aturan sebagai berikut:
- Nama penerima tembusan ditulis dengan lengkap, bukan singkatan.
- Jabatan penerima tembusan ditulis dengan lengkap, bukan singkatan.
- Nama unit atau bagian penerima tembusan ditulis dengan lengkap, bukan singkatan.
- Setiap penerima tembusan ditulis pada baris baru.
- Tidak diperbolehkan menggunakan tanda baca seperti titik atau koma setelah nama penerima tembusan.
Contoh Surat Bertembusan untuk Instansi Pemerintahan
Surat bertembusan adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa pihak sekaligus. Tembusan biasanya digunakan untuk memberikan informasi atau pemberitahuan kepada pihak-pihak yang terkait dengan isi surat tersebut.
Penulisan Surat Bertembusan
Dalam penulisan surat bertembusan, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
1. Pencantuman Tembusan
Tembusan dicantumkan di bagian bawah surat, setelah tanda tangan pengirim. Penulisan tembusan menggunakan kata “Tembusan:” diikuti dengan nama-nama pihak yang menerima tembusan.
2. Jumlah Tembusan
Jumlah tembusan biasanya tidak lebih dari 5 (lima). Jika diperlukan lebih dari 5 tembusan, dapat dibuat daftar tembusan terpisah.
3. Urutan Tembusan
Urutan tembusan biasanya didasarkan pada urutan kepentingan atau jabatan pihak yang menerima tembusan. Pihak yang paling penting atau berpangkat tertinggi dicantumkan pada urutan pertama.
4. Penulisan Nama Pihak yang Menerima Tembusan
Nama pihak yang menerima tembusan ditulis dengan jelas dan lengkap, termasuk jabatannya (jika ada).
5. Pemberian Tembusan dengan Benar
Setiap pihak yang tercantum dalam tembusan harus menerima salinan surat tersebut. Salinan surat yang diberikan harus jelas dan terbaca dengan baik. Pastikan untuk memberikan salinan surat yang ditandatangani oleh pengirim asli, kecuali jika dinyatakan lain dalam surat.
Jika salinan surat tidak dapat diberikan kepada semua pihak yang tercantum dalam tembusan, pengirim harus membuat catatan tentang siapa saja yang tidak menerima salinan surat tersebut dan alasannya.
Dengan memperhatikan hal-hal tersebut, penulisan surat bertembusan dapat dilakukan dengan baik dan sesuai dengan etika penulisan.
Contoh Surat Bertembusan untuk Perusahaan
Surat bertembusan merupakan surat yang dikirimkan kepada beberapa pihak sekaligus, dimana pihak-pihak tersebut saling berkaitan dengan isi surat. Dalam dunia bisnis, penggunaan surat bertembusan sangat umum dilakukan untuk menyampaikan informasi atau pemberitahuan kepada pihak-pihak yang terkait.
Struktur Surat Bertembusan
Struktur umum surat bertembusan tidak jauh berbeda dengan surat resmi pada umumnya, meliputi:
- Kop surat
- Nomor surat
- Tanggal surat
- Lampiran (jika ada)
- Perihal
- Alamat tujuan
- Salam pembuka
- Isi surat
- Salam penutup
- Tanda tangan
- Tembusan
Tembusan dalam Surat Bertembusan
Bagian tembusan terletak di bagian akhir surat, setelah tanda tangan.
Penulisan tembusan diawali dengan kata “Tembusan:” atau “Tembusan untuk:”, kemudian diikuti dengan nama dan jabatan atau perusahaan pihak-pihak yang menerima tembusan.
Pencantuman tembusan dalam surat berfungsi untuk memberikan informasi kepada pihak-pihak terkait bahwa mereka juga menerima salinan surat tersebut, meskipun bukan sebagai penerima utama.
Contoh Surat Bertembusan untuk Perusahaan
Berikut ini adalah contoh surat bertembusan yang digunakan dalam dunia bisnis:
Kop Surat
PT XYZ
Jl. Raya Sudirman No. 123, Jakarta
Telp. (021) 1234567
Fax. (021) 8765432
Nomor Surat
001/PT.XYZ/IX/2023
Tanggal Surat
Jakarta, 1 September 2023
Perihal
Undangan Rapat Koordinasi
Alamat Tujuan
Kepada Yth.
Kepala Divisi Operasional
PT ABC
Jl. MH Thamrin No. 123, Jakarta
Salam Pembuka
Dengan hormat,
Isi Surat
Melalui surat ini, kami ingin menyampaikan undangan kepada Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat koordinasi yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Rabu, 7 September 2023
Waktu: 09.00 – 12.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat PT XYZ, Lantai 10
Salam Penutup
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Tanda Tangan
Hormat kami,
Diana Wijaya
Kepala Departemen Operasional
Tembusan
Tembusan untuk:
- Direktur Operasional PT XYZ
- Manajer Operasional PT XYZ
- Kepala Divisi SDM PT ABC
Contoh Surat Bertembusan untuk Pribadi
Surat bertembusan adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa pihak yang memiliki kepentingan atau keterlibatan tertentu dalam isi surat tersebut. Dalam penulisan surat bertembusan, terdapat aturan dan tata cara penulisan yang harus dipatuhi agar surat dapat tersampaikan dengan baik dan jelas kepada semua pihak yang menerima.
Pencantuman Tembusan Surat untuk Pribadi
Dalam surat bertembusan untuk pribadi, tembusan surat dapat dicantumkan dengan menggunakan beberapa cara, yaitu:
1. Dengan Menuliskan Nama dan Alamat Penerima Tembusan di Bagian Bawah Surat
Cara ini merupakan cara yang paling umum digunakan. Nama dan alamat penerima tembusan ditulis di bawah tanda tangan pengirim surat, dengan menggunakan frasa “Tembusan:” atau “Kepada Yth.” yang diikuti dengan nama dan alamat penerima tembusan.
2. Dengan Menuliskan Nama Penerima Tembusan pada Kolom Tertentu
Beberapa format surat menyediakan kolom khusus untuk mencantumkan nama atau alamat penerima tembusan. Kolom ini biasanya terletak di bagian bawah surat, setelah tanda tangan pengirim surat.
3. Dengan Menggunakan Kop Surat
Kop surat pada umumnya memuat informasi tentang identitas pengirim surat, seperti nama, alamat, dan nomor telepon. Dalam kop surat, dapat dicantumkan juga daftar penerima tembusan surat. Cara ini memudahkan penerima untuk mengetahui pihak-pihak yang menerima tembusan surat tersebut.
Kesalahan Umum dalam Menulis Tembusan Surat
Saat menulis surat resmi, menulis tembusan merupakan hal yang penting untuk memastikan bahwa informasi penting sampai ke pihak yang tepat. Namun, ada beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan dalam menulis tembusan surat, yang dapat berdampak pada efektivitas komunikasi.
Kesalahan dalam Penulisan Nama
Penulisan nama penerima tembusan harus jelas dan akurat. Kesalahan ejaan, nama yang salah, atau kesalahan gelar dapat menyebabkan kebingungan dan keterlambatan dalam pengiriman surat.
Kesalahan dalam Penulisan Jabatan
Selain nama, jabatan penerima tembusan juga harus ditulis dengan benar. Kesalahan dalam penulisan jabatan dapat menunjukkan kurangnya perhatian atau bahkan merendahkan penerima tembusan.
Menulis “cc:” Tanpa Nama
Saat menggunakan singkatan “cc:” untuk menandakan tembusan, pastikan untuk mencantumkan nama penerima tembusan di belakangnya. Menulis “cc:” saja tanpa diikuti nama dapat membingungkan dan mengurangi keefektifan tembusan.
Memasukkan Penerima yang Tidak Relevan
Tembusan harus hanya mencakup pihak-pihak yang membutuhkan informasi yang terdapat dalam surat. Memasukkan penerima yang tidak relevan dapat membuang-buang waktu dan sumber daya.
Tidak Menuliskan “Tembusan”
Penting untuk menuliskan kata “Tembusan” atau “cc:” di awal daftar penerima tembusan. Ini akan memperjelas bahwa penerima yang tercantum hanya untuk menerima informasi, bukan untuk mengambil tindakan apa pun.
Menggunakan Singkatan yang Tidak Umum
Jika menggunakan singkatan untuk menandakan penerima tembusan, pastikan bahwa singkatan tersebut umum digunakan dan mudah dipahami oleh semua penerima. Menggunakan singkatan yang tidak dikenal dapat menyebabkan kebingungan.
Memasukkan Terlalu Banyak Penerima
Meskipun penting untuk memastikan bahwa semua pihak yang relevan menerima informasi, memasukkan terlalu banyak penerima tembusan dapat membuat daftar tembusan menjadi sulit dikelola dan mengurangi keefektifannya.
Kurangnya Konsistensi
Saat menulis beberapa tembusan dalam satu surat, penting untuk memastikan konsistensi dalam format dan gaya. Ini akan membuat surat terlihat profesional dan mudah dibaca.
Demikianlah beberapa contoh surat yang ada tembusannya untuk referensi Anda. Dalam menyusun surat dengan tembusan, pastikan untuk mencantumkan nama dan jabatan penerima tembusan dengan jelas dan tepat. Kehadiran tembusan dalam sebuah surat bertujuan untuk menginformasikan pihak terkait tentang isi surat tanpa memberikan kewenangan untuk mengambil keputusan atau tindakan. Dengan memahami penggunaan tembusan yang tepat, Anda dapat memastikan komunikasi surat-menyurat yang efektif dan terorganisir dengan baik.
