Keberadaan surat dengan tembusan yang bertaburan bagaikan serbuk bintang di ruang tata naskah, menjadi sebuah representasi sistematis dalam alur proses administrasi. Setiap butir simpul informasi yang terdapat pada bagian tembusan, merupakan serpihan dari sebuah peta jalan yang mengarahkan alur komunikasi resmi dengan rapi dan tepat sasaran. Contoh surat yang ada tembusan bagaikan sebuah mosaik komunikasi, menyatukan beragam pihak terkait untuk bersama-sama menyaksikan proses penyampaian informasi yang utuh dan transparan.
Pengertian Tembusan Surat
Tembusan surat, yang sering disingkat “Tembusan” atau “Cc” (dari singkatan bahasa Inggris “Carbon Copy”), merupakan bagian penting dalam praktik surat-menyurat formal. Tembusan berfungsi sebagai salinan surat yang dikirimkan kepada pihak lain selain penerima utama. Pemberian tembusan bertujuan untuk memberikan informasi atau pemberitahuan kepada pihak-pihak terkait yang tidak secara langsung terlibat dalam urusan yang dibahas dalam surat.
Dalam era digital, tembusan tidak lagi dibuat dengan menggunakan kertas karbon seperti pada masa lalu. Sebaliknya, tembusan dibuat dengan mencantumkan alamat email pihak-pihak yang berwenang menerima tembusan pada bagian bawah surat, biasanya diawali dengan kata “Tembusan:” atau “Cc:”.
Fungsi Tembusan Surat
Tembusan surat memiliki beberapa fungsi penting, di antaranya:
Jenis-Jenis Tembusan Surat
Tembusan surat merupakan salinan surat yang dikirimkan kepada pihak lain selain penerima utama. Ada beberapa jenis tembusan surat yang umum digunakan, yaitu:
Tembusan Tembusan Biasa
Tembusan biasa adalah tembusan yang dikirimkan kepada pihak yang diketahui atau terkait dengan isi surat. Penulisan tembusan biasa dilakukan dengan mencantumkan kata “Tembusan” diikuti dengan nama dan jabatan penerima tembusan. Contoh penulisan tembusan biasa: “Tembusan: Kepala Bagian Personalia”.
Tembusan Eksternal
Tembusan eksternal adalah tembusan yang dikirimkan kepada pihak di luar organisasi atau instansi pengirim surat. Penulisan tembusan eksternal dilakukan dengan mencantumkan nama dan alamat lengkap penerima tembusan. Contoh penulisan tembusan eksternal: “Tembusan: PT. Maju Bersama, Jl. Sudirman No. 100, Jakarta Pusat”.
Tembusan Paralel
Tembusan paralel adalah tembusan yang dikirimkan kepada beberapa pihak sekaligus. Penulisan tembusan paralel dilakukan dengan mencantumkan kata “Tembusan Paralel” diikuti dengan nama dan jabatan penerima tembusan. Contoh penulisan tembusan paralel: “Tembusan Paralel: Kepala Divisi Keuangan, Kepala Bagian Akuntansi”.
Tembusan Rahasia
Tembusan rahasia adalah tembusan yang berisi informasi rahasia atau sensitif. Penulisan tembusan rahasia dilakukan dengan mencantumkan kata “Rahasia” diikuti dengan nama dan jabatan penerima tembusan. Contoh penulisan tembusan rahasia: “Tembusan Rahasia: Direktur Utama”.
Tembusan Tertutup
Tembusan tertutup adalah tembusan yang hanya boleh dibaca oleh penerima yang bersangkutan. Penulisan tembusan tertutup dilakukan dengan mencantumkan kata “Tertutup” diikuti dengan nama dan jabatan penerima tembusan. Contoh penulisan tembusan tertutup: “Tembusan Tertutup: Manajer Operasional”.
Fungsi Tembusan Surat
Dalam dunia persuratan resmi, tembusan memiliki peran penting dalam memastikan kelancaran distribusi dan akuntabilitas dokumen. Tembusan berfungsi sebagai bukti pengiriman surat kepada pihak-pihak tertentu yang memiliki kepentingan atau kewenangan terkait dengan isi surat.
Secara umum, tembusan memiliki fungsi sebagai berikut:
Pemberitahuan
Tembusan berfungsi sebagai sarana pemberitahuan kepada pihak-pihak tertentu bahwa surat telah dikirim dan dapat digunakan sebagai referensi. Pihak yang menerima tembusan dapat mengetahui isi surat dan mengambil tindakan yang diperlukan sesuai dengan kewenangannya.
Akuntabilitas
Tembusan juga berfungsi sebagai alat akuntabilitas, yang menunjukkan siapa saja yang telah menerima surat dan bertanggung jawab atas tindakan selanjutnya. Hal ini sangat penting dalam kasus surat yang melibatkan keputusan penting atau berdampak hukum.
Pelacakan dan Monitoring
Dengan adanya tembusan, proses pelacakan dan monitoring surat menjadi lebih mudah. Pihak yang mengirim surat dapat mengetahui dengan pasti siapa saja yang telah menerima surat, kapan diterimanya, dan apakah tindakan selanjutnya telah diambil oleh pihak yang bersangkutan.
Tata Cara Penulisan Tembusan Surat
Saat menulis surat resmi, penting untuk menyertakan tembusan jika dokumen tersebut perlu disampaikan kepada beberapa pihak atau instansi terkait. Penulisan tembusan surat memiliki tata cara khusus untuk memastikan kejelasan dan efektivitas komunikasi.
Bagian Surat untuk Menulis Tembusan
Terdapat dua bagian surat yang umum digunakan untuk menulis tembusan, yaitu:
Tembusan (Tembusan 1)
Bagian tembusan pertama berada di bawah penutup surat, sebelum tanda tangan penulis.
Tembusan (Tembusan 2)
Bagian tembusan kedua berada di bawah tanda tangan penulis, di sisi kiri halaman surat.
Penulisan Tembusan
Berikut adalah tata cara penulisan tembusan surat yang benar:
1. Judul Tembusan
Tuliskan judul “Tembusan” dengan huruf kapital pada bagian atas.
2. Nama Pihak yang Menerima Tembusan
Tuliskan nama pihak atau instansi yang menerima tembusan secara jelas dan lengkap.
3. Jumlah Tembusan
Jika terdapat beberapa pihak yang menerima tembusan, tuliskan jumlah tembusan dalam angka Romawi, misalnya “Tembusan I”, “Tembusan II”, dan seterusnya.
4. Jabatan/Posisi Penerima Tembusan
Untuk tembusan kedua, tambahkan jabatan atau posisi penerima tembusan setelah nama pihak yang bersangkutan, misalnya:
- Direktur Utama PT XYZ
- Kepala Divisi Marketing Perusahaan ABC
- Ketua Umum Organisasi DEF
Jika jabatan atau posisi tidak diketahui, dapat ditulis “Yth.” (Yang Terhormat) sebelum nama penerima.
Contoh Surat dengan Tembusan
Surat dengan tembusan merupakan surat yang memiliki salinannya yang disampaikan kepada pihak-pihak tertentu untuk mendapatkan informasi atau sebagai bentuk pemberitahuan.
Penulisan Tembusan
Tembusan ditulis di bagian bawah surat, tepat di bawah tanda tangan. Penulisan tembusan menggunakan kata “Tembusan:” diikuti dengan nama dan jabatan pihak yang dituju. Nama pihak yang dituju ditulis secara berurutan, dimulai dari pihak yang paling penting.
Jumlah Tembusan
Jumlah tembusan dalam sebuah surat tidak dibatasi. Namun, sebaiknya tidak terlalu banyak agar surat tetap mudah dibaca dan dipahami.
Contoh Surat dengan Tembusan
Berikut adalah contoh surat dengan tembusan:
Kop Surat
Jakarta, 10 Februari 2023
Nomor: 001/DIR/II/2023
Perihal: Pemberitahuan Rapat
Kepada Yth.
Manajer Operasional PT. Sinar Jaya
Di Tempat
Dengan hormat,
Bersama surat ini kami ingin memberitahukan bahwa akan diadakan rapat pembahasan rencana kerja tahun 2023 pada:
Hari/Tanggal: Senin, 13 Februari 2023
Waktu: 09.00 – 12.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Lantai 3
Rapat ini merupakan sarana penting untuk membahas strategi dan target perusahaan di tahun 2023. Oleh karena itu, kehadiran Bapak/Ibu sangat kami harapkan.
Untuk konfirmasi kehadiran, mohon Bapak/Ibu memberikan kabar paling lambat pada tanggal 12 Februari 2023.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Direktur
(Tanda Tangan)
Tembusan:
- Direktur Keuangan PT. Sinar Jaya
- Manajer SDM PT. Sinar Jaya
- Kepala Divisi Operasional PT. Sinar Jaya
- Arsip
Format Penulisan Tembusan Surat
Tembusan surat merupakan salah satu bagian penting dalam sebuah surat resmi. Tembusan berfungsi untuk memberitahukan pihak-pihak terkait mengenai isi surat tersebut. Berikut adalah format penulisan tembusan surat yang perlu diperhatikan:
1. Penulisan Kata Tembusan
Penulisan kata “Tembusan” ditulis di bagian kiri bawah surat, di bawah tanda tangan pengirim surat.
2. Pencantuman Nama dan Jabatan
Setelah kata “Tembusan”, cantumkan nama dan jabatan pihak-pihak yang menerima tembusan surat. Nama dan jabatan ditulis secara jelas dan lengkap.
3. Penulisan Beberapa Nama
Jika terdapat lebih dari satu nama yang dicantumkan sebagai penerima tembusan, pisahkan setiap nama dengan titik koma (;).
4. Pencantuman Instansi atau Perusahaan
Selain nama dan jabatan, cantumkan juga nama instansi atau perusahaan tempat pihak penerima tembusan bekerja.
5. Penulisan Kosong
Jika tidak ada pihak yang menerima tembusan, bagian tembusan surat dapat dikosongkan.
6. Penulisan yang Lebih Spesifik
Dalam beberapa kasus, penulisan tembusan surat dapat lebih spesifik, seperti:
a. Untuk Perhatian (u.p.)
Digunakan untuk menunjukkan bahwa surat tersebut ditujukan secara khusus kepada seseorang tertentu dalam sebuah instansi atau perusahaan.
b. Dengan Hormat (d.h.)
Digunakan sebagai bentuk penghormatan kepada pihak penerima tembusan yang memiliki jabatan atau status yang lebih tinggi.
c. Salinan (CC) dan Salinan Untuk Pengetahuan (BCC)
Digunakan dalam surat elektronik untuk menunjukkan bahwa pihak penerima tembusan hanya menerima salinan atau informasi tambahan mengenai isi surat.
Hal-hal Penting dalam Menulis Tembusan Surat
Menulis tembusan surat merupakan bagian penting dari korespondensi formal. Berikut beberapa hal penting yang perlu diperhatikan:
1. Alasan Pencantuman Tembusan
Pencantuman tembusan surat dimaksudkan untuk memberitahukan pihak lain yang berkaitan dengan isi surat.
2. Pihak yang Wajib Menerima Tembusan
Pihak yang wajib menerima tembusan surat adalah atasan, rekan kerja terkait, atau pihak lain yang memerlukan informasi dalam surat.
3. Penulisan Nama dan Jabatan Penerima Tembusan
Nama dan jabatan penerima tembusan ditulis jelas dan lengkap. Gunakan gelar atau jabatan resmi.
4. Penulisan “Tembusan”
Kata “Tembusan” ditulis pada bagian akhir surat di bawah tanda tangan penulis.
5. Penulisan Tembusan Ganda
Jika terdapat lebih dari satu penerima tembusan, tuliskan nama mereka secara berurutan dengan tanda titik koma (;) sebagai pemisah.
6. Pemberian Tanggal Tembusan
Tanggal tembusan surat mengikuti tanggal surat. Namun, jika terdapat perbedaan tanggal pengiriman untuk masing-masing penerima tembusan, cantumkan tanggal pengiriman yang berbeda.
7. Penulisan Tembusan (Lanjutan)
Dalam penulisan tembusan, terdapat beberapa aturan khusus:
- Jika tembusan ditujukan kepada instansi, tuliskan nama lengkap instansi tersebut.
- Jika tembusan ditujukan kepada pejabat tertentu, tuliskan nama pejabat tersebut beserta jabatannya.
- Jika terdapat tembusan untuk beberapa pejabat dengan jabatan yang sama, tuliskan nama mereka secara berurutan dengan tanda koma (,) sebagai pemisah. Tuliskan jabatan mereka setelah nama yang terakhir.
Manfaat Menggunakan Tembusan Surat
Surat tembusan merupakan salinan surat yang dikirimkan kepada pihak lain selain penerima utama. Penggunaannya memberikan sejumlah manfaat penting dalam proses komunikasi surat-menyurat, yaitu:
1. Dokumentasi dan Arsip
Tembusan surat berfungsi sebagai bukti bahwa surat telah dikirimkan ke pihak terkait. Pihak yang menerima tembusan dapat menyimpan salinan surat tersebut sebagai dokumentasi atau arsip untuk keperluan referensi atau audit di kemudian hari.
2. Pelimpahan dan Koordinasi
Tembusan surat dapat digunakan untuk melimpahkan tanggung jawab atau mengoordinasikan tindakan kepada pihak lain. Misalnya, tembusan surat kepada atasan dapat berfungsi sebagai pemberitahuan tentang suatu kegiatan atau masalah yang memerlukan perhatian.
3. Konfirmasi dan Verifikasi
Pemberian tembusan memungkinkan pihak yang menerima tembusan untuk mengonfirmasi isi surat dan memverifikasi bahwa mereka telah menerima informasi yang sama dengan penerima utama. Hal ini meminimalkan kesalahpahaman dan memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman yang sama.
4. Pencatatan dan Pemantauan
Tembusan surat dapat digunakan untuk membuat catatan atau memantau perkembangan suatu masalah atau tindakan. Misalnya, tembusan surat yang dikirim ke unit kerja terkait dapat digunakan untuk memantau progres penyelesaian suatu proyek.
5. Transparensi dan Akuntabilitas
Penggunaan tembusan surat memberikan transparansi dalam proses komunikasi dan mempromosikan akuntabilitas. Pihak yang menerima tembusan dapat mengetahui siapa saja yang menerima surat dan isinya, sehingga meningkatkan keterlibatan dan tanggung jawab bersama.
6. Pencegahan Kesalahan dan Kehilangan
Salinan tembusan berfungsi sebagai cadangan jika surat utama hilang atau rusak selama proses pengiriman. Tembusan surat dapat digunakan untuk merekonstruksi isi surat dan memastikan bahwa informasi penting tidak hilang.
7. Penghematan Waktu dan Biaya
Penggunaan tembusan surat dapat menghemat waktu dan biaya karena memungkinkan untuk mengirimkan informasi yang sama kepada beberapa pihak sekaligus. Hal ini mengurangi kebutuhan untuk membuat dan mengirim surat terpisah, sehingga menghemat sumber daya dan waktu.
8. Penanganan Masalah dan Tanggapan yang Cepat
Tembusan surat dapat memfasilitasi penanganan masalah dan tanggapan yang cepat. Pihak yang menerima tembusan dapat segera mengambil tindakan atau memberikan respons yang tepat karena mereka memiliki informasi yang sama dengan penerima utama. Koordinasi dan pengambilan keputusan menjadi lebih efisien, sehingga masalah dapat diselesaikan dengan cepat dan efektif.
Demikianlah contoh surat yang ada tembusan dalam bahasa Indonesia yang tersusun dengan cermat. Surat dengan tembusan berfungsi menyampaikan informasi penting kepada penerima tembusan, menunjukkan hubungan hierarki, atau permintaan tindak lanjut. Dalam penulisan surat dengan tembusan, perlu diperhatikan kelengkapan informasi, kejelasan tujuan, serta penggunaan bahasa formal yang santun. Paragraf tembusan yang ditempatkan di bagian akhir surat memberikan informasi yang jelas tentang pihak-pihak yang menerima salinan surat tersebut. Dengan memahami format dan kaidah penulisan surat dengan tembusan, Anda dapat menyampaikan pesan bisnis dengan efektif dan profesional.
