Dalam kancah birokrasi yang dinamis, korespondensi tembusan memegang peran vital sebagai alat penyampaian informasi secara efektif. Contoh surat tembusan ke bupati menjadi bukti nyata bagaimana korespondensi ini menjembatani komunikasi antar instansi atau lembaga terkait, memastikan sinkronisasi dan transparansi dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan program.
Pengertian Surat Tembusan
Surat tembusan, yang dalam bahasa Indonesia disebut “tembusan” atau “CC” (Carbon Copy), merupakan dokumen turunan dari surat utama yang diteruskan kepada pihak ketiga yang berkepentingan, selain penerima utama. Tembusan berfungsi untuk memberikan informasi, koordinasi, atau dokumentasi kepada pihak terkait tanpa perlu mengirim surat terpisah.
Fungsi Surat Tembusan
Surat tembusan memiliki beberapa fungsi penting, di antaranya:
- Menginformasikan pihak ketiga yang terkait atau berkepentingan tentang isi surat utama.
- Memastikan bahwa pihak terkait memiliki pemahaman yang sama tentang isi surat utama, sehingga memudahkan koordinasi dan tindak lanjut.
- Memberikan dokumentasi tertulis tentang komunikasi yang telah dilakukan, khususnya ketika surat utama membahas hal-hal penting atau bersifat legal.
- Memperkuat kredibilitas dan transparansi komunikasi dengan melibatkan pihak ketiga sebagai saksi.
- Membantu proses pencatatan dan penyimpanan arsip dokumen, sehingga memudahkan pencarian dan referensi di kemudian hari.
Surat tembusan dapat diteruskan kepada berbagai pihak, seperti pejabat atasan, rekan kerja yang terkait, instansi atau organisasi lain, atau pihak eksternal yang memiliki kepentingan dalam urusan yang dibahas dalam surat utama.
Tujuan Pembuatan Surat Tembusan
Pembuatan tembusan surat memiliki beberapa tujuan penting, di antaranya:
Memperluas Jangkauan Informasi
Surat tembusan memungkinkan informasi yang terkandung dalam surat utama tersebar lebih luas kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Hal ini terutama penting untuk surat-surat yang berisi keputusan, pemberitahuan, atau instruksi yang perlu diketahui oleh beberapa pihak sekaligus.
Dokumentasi dan Akuntabilitas
Tembusan surat berfungsi sebagai bukti adanya komunikasi dan pertukaran informasi. Dengan merekam nama dan alamat penerima tembusan, pengirim dapat mendokumentasikan bahwa informasi telah disampaikan kepada pihak yang seharusnya. Selain itu, tembusan surat dapat menjadi bahan audit atau penyelidikan di masa mendatang untuk membuktikan akuntabilitas.
Koordinasi dan Sinkronisasi
Pemberian tembusan surat kepada pihak-pihak terkait memungkinkan mereka untuk saling berkoordinasi dan menyinkronkan tindakan mereka. Informasi yang diterima melalui tembusan surat dapat menjadi dasar pengambilan keputusan, penyusunan rencana, atau pelaksanaan tugas tertentu. Dengan demikian, tembusan surat membantu memastikan bahwa semua pihak bekerja sama secara efektif dan terarah.
Bentuk Penghormatan dan Apresiasi
Memberikan tembusan surat kepada pihak-pihak tertentu dapat menjadi bentuk penghormatan dan apresiasi. Hal ini menunjukkan bahwa pengirim menghargai masukan, dukungan, atau peran pihak tersebut dalam suatu urusan atau proyek. Ketika tembusan surat diberikan kepada atasan, kolega, atau mitra kerja, dapat mempererat hubungan dan membangun kepercayaan.
Percepatan Penyelesaian Masalah
Dalam kasus tertentu, tembusan surat dapat membantu mempercepat penyelesaian masalah atau pengambilan keputusan. Dengan melibatkan pihak-pihak terkait melalui tembusan surat, mereka dapat memberikan masukan, saran, atau bantuan yang diperlukan untuk mengatasi permasalahan secara lebih efisien.
Struktur Penulisan Surat Tembusan
Berikut ini adalah struktur penulisan surat tembusan yang digunakan dalam format penulisan surat resmi, yaitu:
Kop Surat
Kop surat merupakan bagian paling atas surat yang berisi identitas lembaga atau organisasi pengirim surat. Kop surat biasanya mencantumkan nama lembaga, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
Nomor Surat
Nomor surat adalah kode unik yang digunakan untuk mengidentifikasi setiap surat yang dikeluarkan oleh suatu lembaga atau organisasi. Nomor surat biasanya terdiri dari beberapa bagian, yaitu kode lembaga, tahun, dan nomor urut surat.
Tanggal Surat
Tanggal surat menunjukkan kapan surat tersebut dibuat. Tanggal surat biasanya ditulis dalam format hari, tanggal, bulan, dan tahun, misalnya 17 Agustus 2023.
Perihal
Perihal merupakan bagian yang berisi ringkasan singkat tentang isi surat. Perihal harus ditulis secara jelas dan ringkas sehingga penerima surat dapat mengetahui isi surat dengan cepat.
Alamat Tujuan
Alamat tujuan merupakan bagian yang berisi informasi tentang penerima surat. Alamat tujuan biasanya terdiri dari nama penerima, jabatan penerima, dan alamat lengkap penerima.
Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan bagian yang digunakan untuk memulai surat. Salam pembuka biasanya disesuaikan dengan tingkat formalitas surat dan hubungan antara pengirim dan penerima surat.
Isi Surat
Isi surat merupakan bagian yang berisi pesan atau informasi yang ingin disampaikan oleh pengirim surat kepada penerima surat. Isi surat harus ditulis secara jelas, ringkas, dan mudah dipahami.
Penutup
Penutup merupakan bagian yang digunakan untuk mengakhiri surat. Penutup biasanya terdiri dari ucapan terima kasih, harapan, atau permintaan maaf.
Tembusan
Tembusan merupakan bagian yang berisi daftar pihak-pihak yang menerima salinan surat. Tembusan ditulis setelah penutup dengan menggunakan frasa “Tembusan Kepada:”.
Tanda Tangan dan Nama Jelas
Tanda tangan dan nama jelas merupakan bagian yang berisi tanda tangan dan nama lengkap pengirim surat. Tanda tangan dan nama jelas harus ditulis dengan jelas dan mudah dibaca.
Format Surat Tembusan
Surat tembusan merupakan jenis surat yang digunakan untuk menyampaikan informasi atau pemberitahuan kepada pihak lain yang juga berkepentingan atau terkait dengan isi surat utama.
Surat tembusan biasanya dibuat dengan tujuan agar pihak-pihak yang menerima tembusan tersebut mengetahui dan dapat mengambil tindakan sesuai dengan kewenangan dan tugasnya masing-masing.
Berikut adalah format umum surat tembusan:
1. Kepala Surat
Pada bagian kepala surat, cantumkan logo dan nama instansi atau organisasi yang mengeluarkan surat.
2. Nomor Surat
Cantumkan nomor surat yang terdiri dari jenis surat, nomor urut, dan tahun dikeluarkannya surat.
3. Tanggal Surat
Cantumkan tanggal surat yang terdiri dari tanggal, bulan, dan tahun.
4. Kepada Yth.
Bagian ini merupakan tempat untuk menuliskan nama dan jabatan penerima surat utama. Biasanya penerima surat utama adalah atasan atau pihak yang memiliki wewenang lebih tinggi dari pengirim surat.
5. Di Tempat
Pada bagian ini, cantumkan nama instansi atau organisasi penerima surat utama.
6. Perihal
Tuliskan perihal atau pokok isi surat secara singkat dan jelas.
7. Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka berisi pengantar atau pendahuluan yang menjelaskan tujuan surat dan alasan pengiriman tembusan.
8. Isi Surat
Pada bagian isi surat, sampaikan informasi atau pemberitahuan yang menjadi tujuan surat tembusan. Gunakan bahasa yang jelas, ringkas, dan informatif.
9. Paragraf Penutup
Paragraf penutup berisi ucapan terima kasih, harapan, atau ajakan untuk melakukan tindakan tertentu.
10. Tanda Tangan
Cantumkan tanda tangan dan nama terang pengirim surat.
11. Tembusan
Pada bagian bawah surat, cantumkan daftar pihak-pihak yang menerima tembusan surat. Tuliskan nama dan jabatan penerima tembusan, serta jumlah tembusan yang dikirim.
Contoh Surat Tembusan Resmi
Surat tembusan resmi merupakan bagian penting dari komunikasi resmi, yang digunakan untuk menyampaikan informasi atau dokumen kepada pihak terkait lainnya selain penerima utama. Berikut ini adalah contoh surat tembusan resmi yang menggunakan gaya bahasa formal dan unik:
Format Surat Tembusan
Format surat tembusan resmi umumnya menggunakan kop surat resmi instansi atau organisasi pengirim. Bagian awal surat terdiri dari:
- Nomor surat
- Hal
- Tanggal surat
- Lampiran (jika ada)
Pembukaan Surat
Pembukaan surat tembusan resmi umumnya menggunakan kalimat pembuka yang sopan dan lugas, seperti:
“Dengan hormat kami sampaikan tembusan surat ini kepada Bapak/Ibu/Sdr. [Nama Penerima Tembusan] di [Nama Instansi/Organisasi Penerima Tembusan].”;
Isi Surat
Bagian isi surat tembusan berisi informasi atau dokumen yang ingin disampaikan kepada penerima tembusan. Isi surat ditulis secara jelas, ringkas, dan sesuai dengan tujuan surat.
Penutup Surat
Penutup surat tembusan resmi umumnya menggunakan kalimat penutup yang sopan, seperti:
“Demikian kami sampaikan tembusan surat ini untuk dapat ditindaklanjuti sebagaimana mestinya. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.”;
Tembusan
Bagian tembusan terletak di bagian akhir surat, setelah penutup surat. Bagian ini berisi daftar nama dan jabatan penerima tembusan berikut instansi atau organisasi penerima tembusan. Contoh pencantuman tembusan:
- c.c. Bapak/Ibu [Nama Penerima Tembusan 1] di [Nama Instansi/Organisasi Penerima Tembusan 1]
- c.c. Bapak/Ibu [Nama Penerima Tembusan 2] di [Nama Instansi/Organisasi Penerima Tembusan 2]
- dst.
Pastikan informasi penerima tembusan dicantumkan secara lengkap dan sesuai dengan pihak yang berkepentingan untuk mendapatkan informasi tersebut.
Contoh Surat Tembusan Tidak Resmi
Surat tembusan tidak resmi digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak tertentu yang dianggap terkait dengan isi surat, tetapi tidak memiliki wewenang pengambilan keputusan. Biasanya, surat tembusan diberikan kepada atasan langsung, rekan kerja, atau pihak eksternal yang berkepentingan.
Dalam penulisan surat tembusan tidak resmi, gaya bahasa yang digunakan lebih informal dan tidak terlalu formal seperti surat dinas. Bahasa yang digunakan juga lebih santai dan mudah dipahami.
Format Penulisan
Format penulisan surat tembusan tidak resmi pada umumnya sama dengan surat resmi. Bagian-bagian yang terdapat dalam surat tembusan tidak resmi, antara lain:
1. Kop surat (jika ada)
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Hal (perihal)
5. Alamat tujuan
6. Salam pembuka
7. Isi surat
8. Salam penutup
9. Nama dan tanda tangan pengirim
10. Tembusan
Isi Surat
Isi surat tembusan tidak resmi biasanya lebih singkat dan padat dibandingkan dengan surat resmi. Bahasa yang digunakan juga lebih santai dan mudah dipahami. Informasi yang disampaikan dalam surat tembusan tidak resmi biasanya berupa:
- Pemberitahuan
- Pengumuman
- Undangan
- Perkenalan
- Permintaan
- Permohonan
Tembusan
Bagian tembusan dalam surat tembusan tidak resmi biasanya ditulis di bagian bawah surat, setelah nama dan tanda tangan pengirim. Tembusan ditulis dengan menggunakan kata “Tembusan” atau “cc” yang diikuti dengan nama dan jabatan pihak yang menerima tembusan surat.
Jumlah tembusan yang diberikan dalam surat tembusan tidak resmi biasanya tidak lebih dari tiga pihak. Namun, jika diperlukan, jumlah tembusan dapat ditambah sesuai dengan kebutuhan.
Tata Cara Penulisan Tembusan
Dalam penulisan surat resmi, tembusan memiliki peran penting untuk meneruskan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Berikut tata cara penulisan tembusan:
Penempatan Tembusan
Penulisan tembusan diletakkan setelah tanda tangan dan jabatan penulis surat, dengan jarak 1 spasi ke bawah.
Penulisan Kata “Tembusan”
Kata “Tembusan” ditulis dengan huruf kapital dan diikuti titik dua (:).
Urutan Penulisan Tembusan
Urutan penulisan tembusan berdasarkan tingkat hierarki jabatan, yaitu dari yang tertinggi ke terendah.
Pencantuman Nama Jabatan
Setelah nama instansi penerima tembusan, cantumkan nama jabatan yang terkait.
Pencantuman Nama Penerima
Jika nama penerima tembusan tidak diketahui, dapat ditulis “Yth. Pejabat Tertentu” atau “Yth. Kepala Bagian Tertentu”.
Pemisahan Nama Penerima
Jika terdapat lebih dari satu penerima tembusan, pisahkan nama-nama tersebut dengan titik koma (;).
Penambahan Catatan
Jika diperlukan, dapat ditambahkan catatan di bawah penulisan tembusan, seperti “Untuk perhatian” atau “Sebagai bahan pertimbangan”.
Penggunaan Istilah Tembusan dalam Surat
Dalam korespondensi resmi, istilah “tembusan” digunakan untuk menunjukkan salinan surat yang dikirimkan sebagai informasi atau pemberitahuan kepada pihak lain yang terkait dengan isi surat tersebut, selain penerima utama. Tembusan dapat ditujukan kepada individu, jabatan, atau organisasi, dan biasanya dicantumkan di bagian akhir surat, setelah tanda tangan pengirim.
Fungsi Surat Tembusan
Tujuan utama surat tembusan adalah:
- Memberikan informasi atau pemberitahuan kepada pihak yang berkepentingan;
- Menunjukkan bahwa surat tersebut telah sampai pada pihak-pihak yang diperlukan;
- Memudahkan koordinasi dan tindak lanjut terkait isi surat;
- Sebagai bukti atau dokumentasi komunikasi yang telah dilakukan.
Cara Penulisan Tembusan
Penulisan tembusan dalam surat harus memperhatikan beberapa hal:
- Gunakan kata “Tembusan” yang diawali huruf kapital dan diikuti titik dua (:)
- Cantumkan nama atau jabatan pihak yang menerima tembusan, diikuti titik (.)
- Jika tembusan lebih dari satu, pisahkan dengan titik koma (;)
- Akhiri tembusan dengan menggunakan tanda titik (.)
Jenis-Jenis Surat Tembusan
Secara umum, terdapat beberapa jenis surat tembusan:
- Tembusan Horizontal: Salinan surat yang dikirimkan kepada pihak yang setingkat dengan penerima utama.
- Tembusan Vertikal: Salinan surat yang dikirimkan kepada pihak yang lebih tinggi atau lebih rendah dari penerima utama.
- Tembusan Silang: Salinan surat yang dikirimkan kepada pihak yang tidak secara langsung berkaitan dengan isi surat, tetapi perlu mengetahui infonya.
Penulisan Contoh Surat Tembusan ke Bupati
Dalam hal penulisan surat tembusan ke Bupati, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- Gunakan bahasa formal dan sopan.
- Tuliskan nama dan jabatan Bupati dengan benar.
- Cantumkan alamat kantor Bupati dengan lengkap.
- Sertakan nomor surat dan tanggal pembuatan surat.
- Jelaskan tujuan pengiriman tembusan surat.
- Lampirkan dokumen pendukung jika diperlukan.
- Tuliskan nama dan tanda tangan pengirim.
- Cantumkan tembusan dengan benar, diawali dengan kata “Tembusan:” dan diakhiri dengan titik.
Sebagai kesimpulan, contoh surat tembusan ke bupati yang disajikan dalam artikel ini menawarkan panduan komprehensif untuk menyusun surat resmi yang efektif. Dengan mengikuti format dan bahasa yang tepat, Anda dapat memastikan bahwa komunikasi Anda jelas, profesional, dan memenuhi standar protokoler yang ditetapkan. Kemampuan menyusun surat tembusan ke bupati yang baik merupakan keterampilan yang sangat berharga dalam dunia profesional dan pribadi, memungkinkan Anda untuk menjalin hubungan yang efektif dan menyampaikan pesan Anda dengan tepat.
