Ketika urusan bisnis mengharuskan pengiriman barang atau jasa, surat pengiriman pesanan menjadi perpanjangan profesional dari niat Anda. Di dalamnya terkandung detail penting terkait pesanan, memastikan transaksi yang lancar dan menghindari kesalahpahaman. Untuk membantu Anda menyusun surat permintaan pesanan yang efektif, kami telah menyusun koleksi contoh surat pengiriman pesanan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik Anda. Mulai dari pesanan sederhana hingga yang kompleks, contoh-contoh ini akan memandu Anda untuk mengomunikasikan pesanan Anda dengan jelas dan efisien, memastikan bahwa proses pengadaan berjalan lancar.
Format Surat Pesanan Formal
Surat pesanan formal adalah dokumen bisnis penting yang digunakan untuk menyampaikan pesanan barang atau jasa kepada vendor atau pemasok. Surat ini harus ditulis secara profesional dan jelas, serta mencakup semua informasi yang diperlukan untuk memproses pesanan secara akurat.
Tata Cara Penulisan:
- Kop Surat: Cantumkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email Anda di bagian atas surat.
- Tanggal: Tuliskan tanggal pembuatan surat di sebelah kanan kop surat.
- Nomor Referensi: Jika ada, sebutkan nomor referensi pesanan atau nomor kontrak yang terkait.
- Kepada: Alamatkan surat kepada orang atau perusahaan yang bertanggung jawab untuk memproses pesanan.
- Salam Pembuka: Gunakan salam pembuka yang sopan, seperti "Yth." atau "Dengan Hormat."
- Paragraf Pembuka: Nyatakan tujuan surat dengan jelas, yaitu untuk memesan barang atau jasa tertentu.
- Deskripsi Pesanan: Berikan deskripsi rinci tentang barang atau jasa yang dipesan, termasuk:
- Nama atau nomor produk
- Kuantitas
- Harga satuan
- Total harga
- Syarat Pembayaran: Tunjukkan bagaimana Anda berencana membayar pesanan, seperti melalui transfer bank, kredit, atau tunai.
- Tanggal Pengiriman: Jika memungkinkan, sebutkan tanggal atau perkiraan tanggal pengiriman yang Anda inginkan.
- Alamat Pengiriman: Berikan alamat lengkap tempat Anda ingin barang atau jasa dikirimkan.
- Informasi Tambahan: Sertakan informasi tambahan yang relevan, seperti instruksi khusus untuk pengiriman atau persyaratan garansi.
- Salam Penutup: Tutup surat dengan salam penutup yang sesuai, seperti "Terima kasih atas perhatiannya" atau "Hormat kami."
- Tanda Tangan: Tuliskan nama Anda dan tanda tangan di bawah salam penutup.
- Lampiran: Jika diperlukan, sertakan lampiran yang relevan, seperti daftar spesifikasi produk atau formulir pesanan.
Contoh Surat Pesanan Sederhana
Dalam dunia bisnis, surat pesanan merupakan dokumen penting yang digunakan untuk mengajukan permintaan pembelian barang atau jasa kepada pemasok. Berikut adalah contoh surat pesanan sederhana yang ditulis dengan gaya bahasa formal dan unik:
Dengan hormat,
Dengan surat ini, kami bermaksud untuk mengajukan pembelian sejumlah barang dari perusahaan Anda yang terhormat. Kami telah meninjau katalog produk Anda dan memilih beberapa item yang memenuhi kebutuhan kami.
Rincian pesanan kami adalah sebagai berikut:
Barang
- Nama Barang 1: [Nama Barang]
- Jumlah: [Jumlah]
- Harga Satuan: [Harga Satuan]
- Total Harga: [Total Harga]
- Nama Barang 2: [Nama Barang]
- Jumlah: [Jumlah]
- Harga Satuan: [Harga Satuan]
- Total Harga: [Total Harga]
Total nilai pesanan kami adalah [Total Nilai Pesanan]. Kami berharap dapat melakukan pembayaran melalui [Metode Pembayaran] setelah barang diterima dan diperiksa.
Kami mohon Anda untuk mengirimkan barang pesanan kami ke alamat berikut:
[Alamat Pengiriman]
Kami mengharapkan pengiriman barang pesanan kami dalam waktu [Waktu Pengiriman]. Kami akan sangat berterima kasih jika Anda dapat memberikan pemberitahuan kepada kami mengenai tanggal pengiriman yang pasti.
Kami sangat mengapresiasi perhatian Anda terhadap pesanan ini. Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan informasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami.
Terima kasih atas kerja sama Anda.
Hormat kami,
[Nama Anda]
Kiat Menyusun Surat Pesanan yang Efektif
Dalam dunia bisnis, surat pesanan merupakan dokumen penting yang menjembatani penjual dan pembeli. Menyusun surat pesanan yang efektif tidak hanya dapat memperlancar proses transaksi, tetapi juga membangun hubungan bisnis yang positif. Berikut adalah beberapa kiat untuk menyusun surat pesanan yang efektif:
1. Jelaskan Identitas yang Jelas
Pada bagian awal surat, cantumkan informasi yang jelas mengenai identitas Anda sebagai pembeli, termasuk nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Informasi ini akan mempermudah penjual dalam memproses pesanan Anda dan melakukan komunikasi lanjutan.
2. Nyatakan Tujuan dengan Tepat
Di paragraf pertama, nyatakan dengan jelas bahwa Anda ingin melakukan pemesanan. Sebutkan nama produk atau layanan yang Anda pesan, serta jumlah dan spesifikasi yang diinginkan. Jika perlu, cantumkan nomor katalog atau referensi lain untuk memudahkan penjual mengidentifikasi produk yang Anda maksud.
3. Rincian Pesanan yang Komprehensif
Ini merupakan bagian penting dari surat pesanan. Rincian pesanan harus lengkap dan akurat, meliputi:
Deskripsi Produk atau Layanan:
Jelaskan produk atau layanan yang Anda pesan secara rinci, termasuk ukuran, warna, bahan, dan fitur khusus.
Jumlah dan Unit:
Tentukan jumlah barang yang Anda pesan dan unit yang digunakan, seperti buah, lusin, atau kilogram.
Harga dan Pengiriman:
Cantumkan harga per unit dan total harga pesanan. Jika ada biaya pengiriman atau pajak yang berlaku, sertakan juga dalam perhitungan.
Tanggal Pengiriman dan Alamat:
Tentukan tanggal pengiriman yang Anda inginkan dan alamat pengiriman yang akurat.
Struktur Umum Surat Pesanan
Surat pesanan merupakan dokumen resmi yang digunakan untuk melakukan pemesanan barang atau jasa kepada pihak lain. Dalam menyusun surat pesanan, terdapat struktur umum yang perlu diperhatikan agar informasi yang disampaikan tersusun secara sistematis dan mudah dipahami.
1. Kepala Surat
Bagian kepala surat berisi identitas perusahaan atau organisasi yang melakukan pemesanan. Informasi yang dicantumkan meliputi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
2. Tanggal dan Nomor Surat
Bagian ini mencantumkan tanggal pembuatan surat dan nomor surat yang digunakan untuk mengidentifikasi surat pesanan tersebut.
3. Hal (Subjek)
Bagian hal atau subjek surat menjelaskan tujuan utama surat, yaitu untuk melakukan pemesanan.
4. Isi Surat
Ini adalah bagian terpenting dari surat pesanan, berisi informasi detail mengenai barang atau jasa yang dipesan. Berikut rincian informasi yang harus dicantumkan:
4.1. Nama dan Spesifikasi Barang/Jasa
Uraikan secara jelas nama dan spesifikasi barang atau jasa yang dipesan, termasuk jenis, ukuran, warna, dan jumlah yang diinginkan.
4.2. Harga dan Total Pembelian
Cantumkan harga satuan dan harga total pembelian, termasuk biaya pengiriman dan pajak jika ada.
4.3. Waktu Pengiriman dan Pembayaran
Tentukan tanggal atau jangka waktu pengiriman yang diharapkan serta metode pembayaran yang akan digunakan, beserta detail rekening atau nomor referensi.
4.4. Syarat dan Ketentuan
Jika ada syarat dan ketentuan khusus yang berlaku, misalnya mengenai garansi, retur, atau pembatalan pesanan, cantumkan dengan jelas dalam bagian ini.
5. Penutup
Bagian penutup berisi kalimat penutup yang menyatakan harapan atau permintaan dari pemesan kepada penerima surat, misalnya konfirmasi pesanan atau pengiriman barang sesuai waktu yang ditentukan.
6. Tanda Tangan dan Nama Jelas
Surat pesanan harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang dan mencantumkan nama lengkap dan jabatannya dengan jelas.
**Bagian-Bagian Penting Surat Pesanan**
Surat pesanan adalah dokumen formal yang digunakan untuk memesan barang atau jasa dari pemasok. Surat pesanan yang lengkap harus mencakup bagian-bagian penting berikut:
Kop Surat
Kop surat biasanya terdapat di bagian atas surat dan memuat informasi perusahaan, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Kop surat memberikan identitas pengirim dan memberikan kesan profesional.
Tanggal
Tanggal pencantuman surat pesanan penting untuk mencatat tanggal pesanan dan menentukan tenggat waktu pengiriman.
Nomor Pesanan
Nomor pesanan adalah pengenal unik yang ditetapkan untuk melacak pesanan tertentu. Nomor ini biasanya digunakan untuk referensi internal dan memudahkan penyedia untuk mengidentifikasi pesanan.
Nama dan Alamat Penerima
Informasi penerima harus mencakup nama perusahaan atau individu, alamat pengiriman, dan nomor telepon kontak untuk memudahkan komunikasi terkait pesanan.
Rincian Pesanan
Bagian ini adalah inti surat pesanan dan memuat informasi terperinci tentang barang atau jasa yang dipesan. Rincian pesanan meliputi:
Deskripsi Produk atau Jasa
Berikan deskripsi yang jelas tentang produk atau jasa yang dipesan, termasuk nomor model, spesifikasi, dan jumlah yang diperlukan.
Harga Satuan
Harga satuan setiap item harus dicantumkan. Ini bisa berupa harga tetap atau harga per unit.
Harga Total
Harga total untuk setiap item dihitung dengan mengalikan harga satuan dengan jumlah yang dipesan. Harga total semua item harus dijumlahkan untuk mendapatkan total pesanan.
Ketentuan Pembayaran
Ketentuan pembayaran harus menjelaskan metode pembayaran yang diinginkan, seperti transfer bank, cek, atau kartu kredit. Sertakan persyaratan spesifik, seperti tanggal jatuh tempo dan potongan diskon.
Tanggal Pengiriman yang Diinginkan
Tanggal pengiriman yang diinginkan adalah tanggal yang diharapkan pesanan tiba di alamat pengiriman. Tentukan tanggal ini dengan jelas untuk memastikan pengiriman tepat waktu.
Contoh Surat Pesanan untuk Berbagai Jenis Produk
Dalam dunia bisnis, surat pesanan merupakan dokumen penting yang digunakan untuk meminta pengiriman barang atau jasa tertentu. Berikut adalah beberapa contoh surat pesanan untuk berbagai jenis produk:
Bahan Baku
Kepada Yth.,
[Nama Perusahaan Pemasok]
[Alamat Pemasok]
[Kota, Kode Pos]
Dengan hormat,
Kami ingin memesan bahan baku sebagai berikut:
– [Nama Bahan Baku 1]: [Kuantitas] unit
– [Nama Bahan Baku 2]: [Kuantitas] unit
– [Nama Bahan Baku 3]: [Kuantitas] unit
Barang-barang tersebut diharapkan tiba pada [Tanggal Kedatangan] di alamat kami:
[Nama Perusahaan Pembeli]
[Alamat Pembeli]
[Kota, Kode Pos]
Pembayaran akan dilakukan melalui [Metode Pembayaran] dalam waktu [Jangka Waktu Pembayaran] setelah barang diterima.
Terima kasih atas perhatian Anda. Kami menantikan kerja sama yang baik dengan perusahaan Anda.
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan Pembeli]
[Alamat Perusahaan Pembeli]
[Kota, Kode Pos]
[Nomor Telepon]
[Email]
Produk Jadi
Kepada Yth.,
[Nama Perusahaan Pemasok]
[Alamat Pemasok]
[Kota, Kode Pos]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin memesan produk jadi sebagai berikut:
– [Nama Produk 1]: [Kuantitas] unit
– [Nama Produk 2]: [Kuantitas] unit
– [Nama Produk 3]: [Kuantitas] unit
Barang-barang tersebut diharapkan tiba pada [Tanggal Kedatangan] di alamat kami:
[Nama Perusahaan Pembeli]
[Alamat Pembeli]
[Kota, Kode Pos]
Pembayaran akan dilakukan melalui [Metode Pembayaran] dalam waktu [Jangka Waktu Pembayaran] setelah barang diterima.
Kami memerlukan spesifikasi teknis yang lebih rinci untuk setiap produk. Mohon lampirkan dokumen spesifikasi tersebut bersama dengan penawaran Anda.
Terima kasih atas perhatian Anda. Kami menantikan kerja sama yang baik dengan perusahaan Anda.
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan Pembeli]
[Alamat Perusahaan Pembeli]
[Kota, Kode Pos]
[Nomor Telepon]
[Email]
Jasa
Kepada Yth.,
[Nama Perusahaan Pemberi Jasa]
[Alamat Pemberi Jasa]
[Kota, Kode Pos]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin memesan jasa sebagai berikut:
– [Nama Jasa 1]
– [Nama Jasa 2]
– [Nama Jasa 3]
Jasa-jasa tersebut diharapkan dilaksanakan pada [Tanggal Pelaksanaan] di alamat kami:
[Nama Perusahaan Pembeli]
[Alamat Pembeli]
[Kota, Kode Pos]
Pembayaran akan dilakukan melalui [Metode Pembayaran] dalam waktu [Jangka Waktu Pembayaran] setelah jasa selesai dilaksanakan.
Kami memerlukan rincian penawaran jasa, termasuk deskripsi jasa, biaya, jadwal pelaksanaan, dan syarat dan ketentuan.
Terima kasih atas perhatian Anda. Kami menantikan kerja sama yang baik dengan perusahaan Anda.
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan Pembeli]
[Alamat Perusahaan Pembeli]
[Kota, Kode Pos]
[Nomor Telepon]
[Email]
Perlengkapan Kantor
Kepada Yth.,
[Nama Perusahaan Pemasok Alat Tulis]
[Alamat Pemasok Alat Tulis]
[Kota, Kode Pos]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin memesan perlengkapan kantor sebagai berikut:
– Kertas A4: [Kuantitas] rim
– Pulpen: [Kuantitas] lusin
– Pensil: [Kuantitas] kotak
– Ordner: [Kuantitas] buah
Barang-barang tersebut diharapkan tiba pada [Tanggal Kedatangan] di alamat kami:
[Nama Perusahaan Pembeli]
[Alamat Pembeli]
[Kota, Kode Pos]
Pembayaran akan dilakukan melalui [Metode Pembayaran] dalam waktu [Jangka Waktu Pembayaran] setelah barang diterima.
Mohon konfirmasi ketersediaan barang dan informasikan harga total beserta ongkos kirimnya.
Terima kasih atas perhatian Anda. Kami menantikan kerja sama yang baik dengan perusahaan Anda.
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan Pembeli]
[Alamat Perusahaan Pembeli]
[Kota, Kode Pos]
[Nomor Telepon]
[Email]
Mesin dan Peralatan
Kepada Yth.,
[Nama Perusahaan Pemasok Mesin]
[Alamat Pemasok Mesin]
[Kota, Kode Pos]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin memesan mesin dan peralatan sebagai berikut:
– Mesin Fotokopi: [Spesifikasi Mesin Fotokopi]
– Mesin Printer: [Spesifikasi Mesin Printer]
– Komputer: [Spesifikasi Komputer]
Barang-barang tersebut diharapkan tiba pada [Tanggal Kedatangan] di alamat kami:
[Nama Perusahaan Pembeli]
[Alamat Pembeli]
[Kota, Kode Pos]
Pembayaran akan dilakukan melalui [Metode Pembayaran] dalam waktu [Jangka Waktu Pembayaran] setelah barang diterima.
Kami memerlukan penawaran yang komprehensif, termasuk spesifikasi teknis, harga, jadwal pengiriman, dan garansi.
Terima kasih atas perhatian Anda. Kami menantikan kerja sama yang baik dengan perusahaan Anda.
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan Pembeli]
[Alamat Perusahaan Pembeli]
[Kota, Kode Pos]
[Nomor Telepon]
[Email]
Bahan Bangunan
Kepada Yth.,
[Nama Perusahaan Pemasok Bahan Bangunan]
[Alamat Pemasok Bahan Bangunan]
[Kota, Kode Pos]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin memesan bahan bangunan sebagai berikut:
– Semen: [Kuantitas] sak
– Pasir Merapi: [Kuantitas] kubik
– Bata Merah: [Kuantitas] buah
– Besi Beton Ulir: [Spesifikasi Besi Beton Ulir]
Barang-barang tersebut diharapkan tiba pada [Tanggal Kedatangan] di alamat kami:
[Nama Perusahaan Pembeli]
[Alamat Pembeli]
[Kota, Kode Pos]
Pembayaran akan dilakukan melalui [Metode Pembayaran] dalam waktu [Jangka Waktu Pembayaran] setelah barang diterima.
Mohon konfirmasi ketersediaan barang dan informasikan harga total beserta ongkos kirimnya.
Terima kasih atas perhatian Anda. Kami menantikan kerja sama yang baik dengan perusahaan Anda.
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan Pembeli]
[Alamat Perusahaan Pembeli]
[Kota, Kode Pos]
[Nomor Telepon]
[Email]
Tips Menulis Surat Pesanan yang Profesional
Menulis surat pesanan yang efektif sangat penting untuk bisnis Anda. Surat pesanan yang ditulis dengan baik dapat membantu Anda membangun hubungan yang kuat dengan pelanggan, memastikan pesanan Anda diproses secara akurat, dan mengurangi potensi kesalahan.
1. Gunakan Bahasa Resmi dan Profesional
Saat menulis surat pesanan, penting untuk menggunakan bahasa formal dan profesional. Hindari penggunaan slang atau bahasa gaul, dan pastikan Anda menggunakan tata bahasa dan ejaan yang benar.
2. Sertakan Informasi Penting
Surat pesanan Anda harus menyertakan semua informasi penting, termasuk:
- Nama dan alamat perusahaan Anda
- Tanggal surat
- Nomor referensi pesanan (jika ada)
- Nama dan alamat pelanggan
- Item yang dipesan, termasuk jumlah, deskripsi, dan harga
- Total biaya pesanan
- Metode pembayaran
- Tanggal pengiriman yang diinginkan
- Instruksi pengiriman khusus (jika ada)
3. Berikan Detail Produk yang Spesifik
Saat membuat daftar item yang dipesan, berikan detail produk yang spesifik, termasuk:
- Nomor produk
- Nama produk
- Jumlah yang dipesan
- Harga satuan
4. Sertakan Ketentuan Pembayaran yang Jelas
Surat pesanan Anda harus menyertakan ketentuan pembayaran yang jelas, termasuk:
- Jumlah total yang harus dibayar
- Metode pembayaran yang diterima
- Tanggal jatuh tempo pembayaran
- Konsekuensi keterlambatan pembayaran (jika ada)
5. Tentukan Tanggal Pengiriman yang Realistis
Saat menentukan tanggal pengiriman yang diinginkan, bersikaplah realistis. Pertimbangkan waktu pemrosesan, waktu pengiriman, dan ketersediaan produk.
6. Tinjau dan Koreksi
Sebelum mengirim surat pesanan Anda, pastikan untuk meninjau dan mengoreksinya dengan cermat. Periksa kesalahan tata bahasa, ejaan, dan angka. Pastikan semua informasi sudah lengkap dan akurat.
7. Simpan Salinan Surat Pesanan
Simpan salinan surat pesanan Anda untuk referensi di masa mendatang. Ini akan memberikan catatan transaksi jika terjadi perselisihan atau pertanyaan.
Kesalahan Umum dalam Menulis Surat Pesanan
Surat pesanan merupakan dokumen penting yang harus disusun dengan cermat dan profesional. Kesalahan dalam penulisan surat pesanan dapat berdampak pada proses pemesanan, kepuasan pelanggan, dan kredibilitas bisnis. Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang perlu dihindari dalam menulis surat pesanan:
1. Kurangnya Informasi Penting
Pastikan untuk mencantumkan semua informasi penting dalam surat pesanan, seperti nama dan alamat perusahaan, nomor pesanan, tanggal pemesanan, rincian barang yang dipesan (nama, jumlah, harga), syarat pembayaran, dan informasi pengiriman.
2. Deskripsi Barang yang Tidak Jelas
Gunakan deskripsi barang yang jelas dan spesifik, termasuk ukuran, bahan, warna, dan nomor model. Hindari menggunakan istilah yang ambigu atau umum yang dapat menyebabkan kesalahpahaman.
3. Kesalahan Perhitungan
Periksa kembali semua perhitungan dengan benar, termasuk jumlah, harga, dan total biaya. Kesalahan perhitungan dapat berdampak signifikan pada biaya pesanan dan kepuasan pelanggan.
4. Format yang Tidak Benar
Surat pesanan harus ditulis dalam format yang profesional dan mudah dibaca. Gunakan font dan ukuran yang sesuai, beri jarak baris yang cukup, dan gunakan judul dan subjudul untuk mengatur informasi.
5. Tanda Tangan yang Hilang
Pastikan untuk menandatangani surat pesanan sebagai tanda resmi penerimaan pesanan dan persetujuan persyaratan yang disepakati.
6. Syarat Pembayaran yang Tidak Jelas
Jelaskan secara jelas syarat pembayaran, termasuk metode pembayaran yang diterima, tanggal jatuh tempo, dan konsekuensi dari keterlambatan pembayaran.
7. Informasi Pengiriman yang Tidak Akurat
Berikan informasi pengiriman yang akurat dan lengkap, termasuk alamat pengiriman, metode pengiriman yang diinginkan, dan perkiraan waktu kedatangan (ETA).
8. Kurangnya Konfirmasi Penerimaan
Pertimbangkan untuk menyertakan permintaan konfirmasi penerimaan pesanan dari pemasok. Hal ini akan memastikan bahwa pesanan telah diterima dan diproses dengan benar.
Sebagai simpulan, contoh surat pengiriman pesanan yang disajikan dalam artikel ini merupakan referensi berharga bagi pelaku bisnis. Struktur jelas, bahasa yang lugas, dan format yang profesional menjadikannya panduan praktis untuk membuat surat pengiriman pesanan yang efektif. Kesan pertama yang ditinggalkan melalui surat pesanan sangat krusial dalam membangun hubungan bisnis yang baik. Dengan menguasai cara penulisan surat pesanan yang tepat, Anda dapat memastikan kelancaran proses pemesanan, menciptakan transparansi, dan menjaga reputasi bisnis Anda.
