Contoh Surat Pengiriman yang Baik dan Benar

Dalam kanvas komunikasi profesional, surat pengiriman menjadi karya seni yang berharga, mengantarkan pesan dan aspirasi dengan keanggunan yang tak tertandingi. Setiap baris yang terukir di atasnya adalah nada dalam simfoni persuasi, membuka pintu menuju peluang yang sebelumnya tak terlihat. Contoh surat pengiriman yang akan disajikan di sini adalah lukisan yang menggambarkan dengan jelas keterampilan ini, menyoroti teknik dan prinsip yang menuntun penulisan yang efektif. Paragraf demi paragraf, kami akan mengungkap rahasianya, melukiskan jalur dari niat awal hingga pencapaian tujuan yang diinginkan melalui ketepatan kata dan penyampaian yang memikat.

Format Surat Pengiriman Resmi

Dalam menyusun surat pengiriman resmi, terdapat beberapa aspek penting yang perlu diperhatikan. Pertama, penggunaan gaya bahasa yang formal dan unik akan memberikan kesan profesional dan berwibawa. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu santai atau informal, serta gunakan pilihan kata yang tepat dan jelas.

Selain itu, perhatikan pula struktur surat yang baik. Surat pengiriman resmi umumnya terdiri dari beberapa bagian utama, yaitu kop surat, nomor surat, tanggal surat, perihal, lampiran, salam pembuka, isi surat, salam penutup, tanda tangan, dan nama terang.

Kop surat merupakan identitas resmi dari lembaga atau organisasi yang mengirimkan surat. Pastikan kop surat memuat logo, alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat email lembaga tersebut. Nomor surat berfungsi sebagai penanda identitas surat dan arsip. Tanggal surat mencantumkan tanggal pembuatan surat tersebut. Perihal surat menjelaskan secara singkat tujuan pengiriman surat.

Lampiran

Lampiran merupakan dokumen pendukung yang disertakan bersama surat. Jika ada, cantumkan jumlah dan jenis lampiran pada bagian ini.

Salam Pembuka

Salam pembuka digunakan untuk mengawali isi surat. Gunakan salam pembuka yang sesuai dengan penerima surat, misalnya “Kepada Yth.” untuk pejabat atau “Kepada Bapak/Ibu” untuk individu.

Isi Surat

Isi surat merupakan bagian terpenting dari surat pengiriman resmi. Tuliskan pesan utama surat dengan jelas dan ringkas. Gunakan bahasa yang sopan dan hindari penggunaan kata-kata yang berbelit-belit. Aturlah isi surat dalam beberapa paragraf yang terstruktur.

Salam Penutup

Salam penutup digunakan untuk mengakhiri isi surat. Gunakan salam penutup yang sesuai dengan salam pembuka, misalnya “Terima kasih” atau “Hormat kami”.

Tanda Tangan

Tanda tangan merupakan bukti sah dari pengirim surat. Letakkan tanda tangan pada bagian bawah surat, di sebelah kanan nama terang.

Nama Terang

Nama terang merupakan nama lengkap dari pengirim surat yang diketik di bawah tanda tangan. Pastikan nama terang ditulis dengan jelas dan mudah dibaca.

Format Surat Pengiriman Tidak Resmi

Gaya Bahasa Formal dan UNIK

Dalam menyusun surat pengiriman tidak resmi, Anda dapat menggunakan gaya bahasa formal dengan sentuhan unik agar surat menjadi lebih menarik dan mudah diingat penerima. Sentuhan unik ini dapat berupa penggunaan kutipan inspiratif, anekdot, atau metafora yang relevan dengan isi surat.

Contoh:

“Setiap perjalanan dimulai dengan satu langkah kecil.” – Lao Tzu

“Seperti air yang menetes, kata-kata yang tulus akan melubangi hati yang paling keras sekalipun.” – Rumi

“Layaknya sebuah pohon, persahabatan kita telah berakar kuat selama bertahun-tahun.” – Khalil Gibran

Bagian-Bagian Penting Surat Pengiriman

Surat pengiriman merupakan sarana korespondensi formal yang digunakan untuk menyertai dan memperkenalkan dokumen atau barang yang dikirim kepada pihak penerima. Dalam struktur penulisannya, terdapat beberapa bagian penting yang harus diperhatikan agar surat pengiriman dapat efektif dan memberikan informasi yang jelas.

Identitas Pengirim

Bagian pertama surat pengiriman berisi identitas pengirim, meliputi nama, jabatan, alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat email. Informasi ini sangat penting untuk memudahkan pihak penerima menghubungi pengirim apabila terdapat kendala atau pertanyaan terkait dokumen atau barang yang dikirim.

Identitas Penerima

Bagian kedua berisi identitas penerima, meliputi nama, jabatan (jika ada), nama instansi atau perusahaan, dan alamat lengkap. Mencantumkan nama penerima secara spesifik akan memberikan kesan personal dan menunjukkan bahwa surat tersebut memang ditujukan khusus untuk orang tersebut.

Isi Surat Pengiriman

Bagian inti surat pengiriman adalah isi, yang menjelaskan tujuan pengiriman dokumen atau barang beserta detailnya. Bagian ini dapat dibagi menjadi tiga subbagian:

1. Pembuka

Pembuka surat berisi salam pembuka yang formal dan sopan, seperti “Dengan hormat” atau “Kepada Yth.”. Setelah itu, sebutkan nama penerima secara spesifik dan jelaskan tujuan pengiriman dokumen atau barang, misalnya “Bersama surat ini kami sampaikan laporan keuangan tahunan untuk periode …”.

2. Isi Pokok

Isi pokok merupakan bagian terpenting yang memuat informasi rinci tentang dokumen atau barang yang dikirim. Berikan uraian yang jelas dan lengkap, meliputi jenis dokumen, jumlah, tanggal pembuatan, dan nomor referensi (jika ada). Jika terdapat lampiran, sebutkan jumlah dan jenisnya secara spesifik.

3. Penutup

Penutup berisi ucapan terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya, lalu diikuti dengan kata-kata penutup yang formal, seperti “Hormat kami” atau “Terima kasih atas perhatiannya”. Terakhir, cantumkan tanda tangan dan nama lengkap pengirim untuk memberikan otoritas surat.

Cara Menulis Alamat Pengirim dan Penerima

Dalam penulisan surat resmi, alamat pengirim dan penerima memegang peranan penting untuk memastikan surat tersampaikan dengan tepat. Agar surat kirim Anda terlihat profesional dan estetis, berikut adalah panduan lengkap cara menulis alamat pengirim dan penerima:

Penulisan Alamat Pengirim

Alamat pengirim dicantumkan di pojok kiri atas surat. Pastikan untuk menulis alamat yang lengkap dan jelas, meliputi nama jalan, nomor rumah, kode pos, kota, dan provinsi.

Penulisan Alamat Penerima

Alamat penerima dicantumkan di bawah alamat pengirim. Sama seperti alamat pengirim, tulislah alamat yang lengkap dan jelas, meliputi nama penerima, nama jalan, nomor rumah, kode pos, kota, dan provinsi.

Penulisan Nama Penerima

Dalam penulisan nama penerima, ada beberapa aturan yang perlu diperhatikan:

• Untuk individu, tulis nama lengkap penerima sesuai dengan kartu identitas resmi.
• Untuk perusahaan atau organisasi, tulis nama resmi lembaga tersebut.
• Jika nama penerima cukup panjang, Anda dapat menuliskan nama jabatannya sebagai pengganti nama lengkap.

Penulisan Alamat yang Berbeda Provinsi/Negara

Jika alamat pengirim atau penerima berada di provinsi atau negara yang berbeda, tambahkan nama provinsi atau negara di bagian akhir alamat. Hal ini akan mempermudah petugas pos dalam mengidentifikasi tujuan pengiriman surat.

Contoh penulisan alamat dengan provinsi yang berbeda:

Pengirim:
Jl. Melati No. 12
Jakarta Pusat 10120
DKI Jakarta

Penerima:
Jl. Mawar No. 34
Bandung 20110
Jawa Barat

Cara Menulis Tanggal dan Nomor Surat

Tanggal surat ditulis dengan format hari, tanggal, bulan, dan tahun. Misalnya, jika surat dikirim pada hari Senin, 15 Juli 2023, tanggal surat ditulis menjadi “Senin, 15 Juli 2023”.

Penggunaan Kata “Nomor”

Kata “Nomor” yang digunakan dalam penulisan nomor surat tidak diawali dengan huruf kapital. Selain itu, nomor surat ditulis dengan angka Arab.

Menulis Nomor Surat

Nomor surat biasanya terdiri dari tiga bagian, yaitu:

1. Kode Klasifikasi

   Kode klasifikasi merupakan penunjuk jenis surat yang dikirim. Misalnya, kode “005/UU” menunjukkan bahwa surat tersebut termasuk dalam kategori “Undang-Undang”.

2. Nomor Urut

   Nomor urut menunjukkan urutan pengiriman surat dalam tahun berjalan. Misalnya, nomor “001” menunjukkan bahwa surat tersebut adalah surat pertama yang dikirim dalam tahun tersebut.

3. Tahun Pengiriman

   Tahun pengiriman menunjukkan tahun di mana surat tersebut dikirim. Misalnya, tahun “2023” menunjukkan bahwa surat tersebut dikirim pada tahun 2023.

Contoh Penulisan Nomor Surat

Berdasarkan format tersebut, nomor surat dapat ditulis sebagai berikut:

005/UU/001/2023

yang berarti:

• 005: Kode Klasifikasi "Undang-Undang"
• 001: Nomor Urut 1
• 2023: Tahun Pengiriman 2023

Cara Menulis Salam Pembuka dan Penutup

Dalam surat resmi, salam pembuka dan penutup memegang peranan penting. Salam pembuka digunakan untuk memulai surat secara sopan dan menghormati, sementara salam penutup digunakan untuk mengakhiri surat dengan kesan yang baik.

Salam Pembuka

• Kepada Yth.
• Kepada Bapak/Ibu yang Terhormat,
• Dengan hormat,

Penggunaan salam pembuka bergantung pada tingkat formalitas surat dan hubungan antara pengirim dan penerima. Untuk surat yang sangat formal, seperti surat dinas atau surat permohonan resmi, gunakan salam pembuka yang paling formal.

Salam Penutup

• Hormat saya,
• Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya,
• Semoga surat ini bermanfaat,

Salam penutup yang dipilih harus sesuai dengan nada dan maksud surat. Untuk surat yang berisi permintaan atau permohonan, gunakan salam penutup yang lebih sopan, seperti “Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.” Untuk surat yang berisi informasi atau pemberitahuan, gunakan salam penutup yang lebih umum, seperti “Hormat saya.”

Tips Menulis Salam yang Unik

Meskipun salam pembuka dan penutup umumnya ditulis secara formal, bukan berarti Anda tidak dapat menambahkan sentuhan pribadi. Berikut beberapa tips untuk menulis salam yang unik:

1. Sesuaikan dengan Audiens: Pertimbangkan latar belakang, jabatan, dan tingkat keakraban penerima ketika memilih salam pembuka.

2. Gunakan Kalimat yang Menonjol: Hindari salam pembuka yang klise dan umum. Carilah frasa yang menarik perhatian penerima dan membuat mereka ingin membaca lebih lanjut.

3. Tunjukkan Kesopanan dan Rasa Hormat: Pastikan salam Anda menunjukkan penghargaan terhadap waktu dan perhatian penerima. Gunakan kata-kata yang sopan dan penuh rasa hormat.

4. Buatlah Singkat dan Jelas: Salam pembuka dan penutup harus singkat dan jelas. Hindari menggunakan kalimat yang bertele-tele atau tidak perlu.

5. Sesuaikan dengan Nada Surat: Salam pembuka dan penutup harus sesuai dengan nada surat secara keseluruhan. Untuk surat yang formal, gunakan salam yang formal, sementara untuk surat yang tidak terlalu formal, Anda dapat menggunakan salam yang lebih ramah.

Cara Menulis Isi Surat Pengiriman

Dalam menulis isi surat pengiriman, terdapat beberapa aspek yang perlu diperhatikan, meliputi:

Salam Pembuka

Gunakan salam pembuka yang formal sesuai dengan konteks, seperti “Dengan hormat,” atau “Yang terhormat Bapak/Ibu [nama penerima].”

Pembuka

Mulai surat dengan paragraf pembuka yang jelas dan ringkas. Sebutkan tujuan pengiriman surat dan informasi penting lainnya yang perlu diketahui penerima.

Isi Surat

Tulis isi surat dengan bahasa yang formal dan jelas. Gunakan paragraf yang terstruktur untuk menyampaikan informasi secara efektif. Jelaskan secara rinci isi yang hendak disampaikan, termasuk detail barang atau dokumen yang dikirim, jumlah, dan informasi terkait lainnya.

Penutup

Akhiri surat dengan paragraf penutup yang sopan. Ucapkan terima kasih atas waktu dan perhatian penerima. Nyatakan kesediaan untuk memberikan informasi tambahan jika diperlukan.

Salam Penutup

Tutup surat dengan salam penutup yang formal, seperti “Hormat kami,” atau “Terima kasih atas perhatiannya.”

Nama dan Tanda Tangan

Ketik nama lengkap Anda di bawah salam penutup. Jika memungkinkan, tambahkan tanda tangan asli atau gambar tanda tangan digital untuk menambah keaslian.

Lampiran

Jika ada dokumen atau materi lain yang perlu dilampirkan, sebutkan pada bagian akhir surat. Misalnya, “Terlampir faktur pembelian dan salinan nota pengiriman.” Pastikan untuk mencantumkan jumlah dan jenis lampiran dengan jelas.

Contoh Surat Pengiriman Barang

Kepada Yth.
[Nama Penerima]
[Alamat Penerima]
[Kota, Kode Pos]

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami ingin menyampaikan bahwa kami telah mengirimkan barang pesanan Anda pada [Tanggal Pengiriman]. Barang tersebut dikirim melalui jasa pengiriman [Nama Jasa Pengiriman] dengan nomor resi [Nomor Resi].

Adapun rincian barang yang dikirim adalah sebagai berikut:

• [Nama Barang 1] (Jumlah)
• [Nama Barang 2] (Jumlah)
• [Nama Barang 3] (Jumlah)

Kami harap barang pesanan Anda sampai tepat waktu dan sesuai dengan yang diharapkan. Apabila ada pertanyaan atau kendala terkait pengiriman, silakan hubungi kami melalui nomor telepon [Nomor Telepon] atau email [Alamat Email].

Terima kasih atas kepercayaan Anda terhadap kami.

Hormat kami,

[Nama Pengirim]

Contoh Surat Pengiriman Dokumen

Kepada Yth.
[Nama Penerima]
[Jabatan/Posisi Penerima]
[Nama Lembaga/Instansi]
[Alamat Penerima]
[Kota, Kode Pos]

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami ingin mengirimkan dokumen penting kepada Anda. Dokumen tersebut berkaitan dengan [Topik Dokumen].

Rincian Dokumen:

• Judul Dokumen: [Judul Dokumen]
• Tanggal Pembuatan Dokumen: [Tanggal Pembuatan Dokumen]
• Jumlah Lembar Dokumen: [Jumlah Lembar Dokumen]

Dokumen tersebut telah kami kirim melalui jasa pengiriman [Nama Jasa Pengiriman] dengan nomor resi [Nomor Resi]. Kami harap dokumen tersebut sampai tepat waktu dan tidak mengalami kerusakan.

Apabila ada pertanyaan atau kendala terkait pengiriman dokumen, silakan hubungi kami melalui nomor telepon [Nomor Telepon] atau email [Alamat Email].

Terima kasih atas perhatian Anda.

Hormat kami,

[Nama Pengirim]

Demikianlah, contoh surat pengiriman telah terpampang nyata, bak jendela yang menyingkap dunia penulisan resmi. Setiap frasa dan kata saling berpadu, membentuk suatu kesatuan yang indah dan bermakna. Dari salam pembuka hingga penutup, surat ini menjadi bukti bahwa komunikasi yang efektif dalam bentuk tulisan dapat dicapai dengan memperhatikan tata bahasa, gaya bahasa, dan konten yang substansial. Dengan memanfaatkan contoh surat pengiriman ini sebagai pedoman, setiap individu dapat dengan mudah menyusun surat yang profesional, jelas, dan berdampak.