Dalam dunia epistolary yang kaya, beragam gaya penulisan surat bermunculan, bagai kanvas yang memunculkan mahakarya kata-kata. Artikel ini mengangkat contoh bentuk surat full block style, suatu format yang memberikan kesan formalitas dan efisiensi dalam setiap untaian kalimat. Dengan karakteristik margin kiri yang rata, gaya ini menciptakan tampilan yang rapi dan mudah diikuti. Setiap baris surat dimulai dari margin kiri yang sama, bagai tentara yang berbaris dengan presisi, menghasilkan tampilan yang bersih dan profesional.
Tata Letak Surat Bergaya Full Block
Penataan surat bergaya Full Block mempunyai ciri khas tersendiri yang membedakannya dari gaya penulisan lainnya. Ciri utama gaya Full Block adalah penyusunan seluruh isi surat, termasuk alamat pengirim, tanggal, salam pembuka, isi surat, salam penutup, tanda tangan, dan nama terang, rata ke kiri tanpa adanya lekukan pada bagian awal baris. Penataan ini membuat surat terkesan rapi, konsisten, dan mudah dibaca.
Selain itu, terdapat beberapa ketentuan lain dalam penataan surat bergaya Full Block, di antaranya:
Pengaturan Jarak
Jarak antarbaris dalam surat bergaya Full Block umumnya adalah 1 spasi. Namun, untuk bagian tertentu seperti alamat pengirim, tanggal, dan salam penutup, dapat digunakan spasi ganda untuk memberikan penekanan.
Penggunaan Huruf Kapital
Huruf kapital hanya digunakan pada awal kata pertama setiap kalimat, nama orang, dan nama tempat. Huruf kapital tidak digunakan pada setiap awal kata di dalam baris, seperti pada gaya penulisan Block.
Penempatan Alamat Pengirim
Alamat pengirim ditulis di bagian kiri atas surat, terdiri atas nama pengirim, jabatan (jika ada), nama perusahaan (jika ada), alamat lengkap, nomor telepon, nomor faks, dan alamat email.
Penempatan Tanggal
Tanggal surat ditulis di bawah alamat pengirim, rata kiri, dan menggunakan format penulisan tanggal yang berlaku umum.
Penempatan Salam Pembuka
Salam pembuka ditulis di bawah tanggal surat, rata kiri, dan diakhiri dengan tanda titik dua (:). Salam pembuka yang digunakan disesuaikan dengan konteks surat.
Margin dan Spasi
Dalam format full block style, margin yang digunakan adalah margin lebar yang sama di keempat sisinya. Margin standar yang disarankan adalah 2,5 cm dari tepi kertas, baik kiri, kanan, atas, maupun bawah.
Spasi
Spasi antar baris dalam format full block style adalah satu spasi (single space). Tidak ada spasi tambahan yang diberikan setelah tanda baca titik, koma, atau titik dua. Spasi hanya digunakan untuk memisahkan paragraf baru, yaitu dengan memberikan dua spasi (double space) antar paragraf.
Untuk memberikan penekanan pada bagian tertentu, seperti judul atau subjudul, dapat digunakan spasi tambahan sebelum dan sesudah teks tersebut. Spasi tambahan ini biasanya berupa dua hingga tiga spasi, tergantung pada tingkat penekanan yang diinginkan.
Dalam penulisan angka dan tanggal, spasi juga digunakan untuk memisahkan setiap bagian. Misalnya, untuk penulisan tanggal “20 Agustus 2023”, spasi digunakan untuk memisahkan hari, bulan, dan tahun.
Penggunaan spasi yang tepat dalam format full block style sangat penting untuk menciptakan dokumen yang rapi, mudah dibaca, dan profesional. Oleh karena itu, pastikan untuk mengikuti aturan spasi yang telah disebutkan di atas agar dokumen Anda terlihat optimal.
Penulisan Alamat dan Tanggal
Dalam surat bergaya full block style, alamat pengirim dan penerima ditulis di sisi kiri, sejajar dengan margin kiri. Sedangkan tanggal ditulis di sisi kanan, sejajar dengan margin kanan.
Untuk alamat pengirim, cantumkan nama jalan, nomor rumah, kota, provinsi, dan kode pos secara lengkap. Jangan tulis nama negara, kecuali jika surat dikirim ke luar negeri.
Penulisan Alamat Penerima
Penulisan alamat penerima mengikuti aturan yang sama dengan alamat pengirim. Namun, jika surat ditujukan kepada sebuah perusahaan atau organisasi, cantumkan nama perusahaan tersebut di baris pertama, diikuti oleh alamat lengkapnya di baris berikutnya.
Berikut adalah contoh penulisan alamat dalam gaya full block style:
- Alamat pengirim:
Jl. Kemanggisan Raya No. 123
Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12345 - Alamat penerima:
PT XYZ
Jl. Sudirman Kav. 56
Jakarta Pusat, DKI Jakarta 10220
Untuk penulisan tanggal, gunakan format bulan, tanggal, dan tahun. Bulan ditulis dalam bentuk kata, bukan angka. Misalnya, “Jakarta, 15 Maret 2023”.
Format Salam Pembuka
Format salam pembuka dalam surat bergaya full block style menggunakan bahasa formal dan unik, misalnya:
- “Dengan hormat kami menyampaikan surat ini untuk menyampaikan…”
- “Dengan penuh antusias, kami ingin menyampaikan usulan kami terkait…”
- “Kami dengan sangat bersemangat menulis surat ini untuk mengajukan…”
“`
Perhatikan hal-hal berikut:
1. Hindari penggunaan kata-kata klise atau umum, seperti “Salam hormat” atau “Dengan hormat”.
2. Sesuaikan salam pembuka dengan tujuan surat dan hubungan Anda dengan penerima.
3. Jangan menggunakan salam pembuka yang terlalu panjang atau bertele-tele.
4. Berikut adalah beberapa contoh salam pembuka yang lebih spesifik dan unik:
- “Dengan penuh semangat untuk kemajuan pendidikan, kami mengajukan proposal ini untuk dipertimbangkan.”
- “Dengan tangan yang gemetar karena antusiasme, kami ingin memperkenalkan ide inovatif kami untuk meningkatkan layanan.”
- “Kami yakin bahwa partisipasi aktif Anda adalah kunci sukses konferensi ini. Oleh karena itu, kami dengan hormat mengundang Anda untuk bergabung bersama kami.”
- “Kami sangat menghargai kontribusi Anda yang berharga terhadap proyek ini. Izinkan kami menyampaikan rasa terima kasih yang tulus dalam surat ini.”
- “Dengan keyakinan penuh pada kemampuan kami, kami mengajukan penawaran ini untuk memberikan solusi terbaik bagi kebutuhan Anda.”
“`
Isi Surat
Isi surat formal bergaya blok penuh harus mengikuti format yang jelas dan terstruktur untuk menyampaikan pesan secara efektif. Setiap bagian surat harus memiliki konten yang spesifik dan ditulis dengan gaya bahasa yang formal dan unik.
Pembuka
Pembuka surat biasanya mencakup sapaan, nama penerima, dan salam pembuka. Sapaan harus sopan dan formal, seperti “Yth.” atau “Kepada Yth.”, diikuti dengan nama lengkap penerima.
Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka memperkenalkan tujuan surat dan memberikan gambaran umum tentang isinya. Mulailah dengan menyatakan tujuan utama surat secara jelas dan ringkas, kemudian elaborasi lebih lanjut tentang topik yang akan dibahas.
Paragraf Isi
Paragraf isi merupakan bagian utama surat yang menyajikan informasi dan argumen pendukung untuk tujuan surat. Setiap paragraf harus fokus pada satu aspek topik dan didukung oleh bukti atau contoh yang relevan. Gunakan transisi dan kata penghubung untuk menghubungkan paragraf dengan lancar.
Paragraf Penutup
Paragraf penutup merangkum poin-poin utama surat dan menegaskan kembali tujuan utama. Nyatakan kembali tujuan surat dengan cara yang berbeda dari paragraf pembuka, dan gunakan bahasa yang positif dan sopan untuk mengakhiri surat.
Salam Penutup
Salam penutup merupakan penyelesaian formal surat. Gunakan salam penutup yang sesuai dengan tingkat formalitas surat, seperti “Terima kasih atas perhatian Anda” atau “Hormat kami”. Di bawah salam penutup, cantumkan nama Anda yang diketik dan tanda tangan Anda.
Format Penutup Surat
Format penutup surat yang digunakan dalam gaya blok penuh adalah format yang sangat formal dan unik. Penutup surat ini terdiri dari beberapa bagian yang wajib disertakan, antara lain:
Hormat Saya,
Bagian ini merupakan ungkapan hormat dari penulis surat kepada penerima surat. Penulisan “Hormat Saya” harus ditulis dengan huruf kapital dan dipisahkan oleh koma dari nama penulis surat di bawahnya.
Nama Penulis Surat
Nama penulis surat harus ditulis dengan jelas dan lengkap di bawah bagian “Hormat Saya”. Pastikan nama yang ditulis sesuai dengan nama asli penulis surat.
Jabatan (Opsional)
Jika diperlukan, penulis surat dapat mencantumkan jabatan atau posisi mereka di bawah nama penulis surat. Penulisan jabatan ini juga harus menggunakan huruf kapital.
Tanda Tangan (Opsional)
Dalam beberapa kasus, penulis surat mungkin menyertakan tanda tangan mereka di bawah nama penulis surat. Namun, ini hanya opsional dan tidak wajib dilakukan.
Nama Ketik (Opsional)
Nama ketik merupakan penulisan ulang nama penulis surat yang ditulis dengan huruf kapital. Penulisan nama ketik ini biasanya dilakukan jika penulis surat mencantumkan tanda tangan mereka di atas.
Stempel Perusahaan (Opsional)
Untuk surat yang bersifat resmi dari perusahaan atau organisasi, dapat ditambahkan stempel perusahaan di bawah bagian penutup surat. Stempel perusahaan biasanya berisi logo atau simbol perusahaan dan nama perusahaan yang bersangkutan.
Tanda Tangan dan Nama Penerima
Pada surat full block style, tanda tangan dan nama penerima dicantumkan di bagian paling akhir surat, di bawah salam penutup. Berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait pencantuman tanda tangan dan nama penerima:
Tata Letak
Tanda tangan dan nama penerima biasanya ditulis di sisi kanan surat, sejajar dengan salam penutup. Tanda tangan ditulis dengan tinta berwarna gelap, biasanya hitam atau biru. Jarak antara tanda tangan dan salam penutup sebaiknya sekitar 5 cm.
Nama Penerima
Nama penerima ditulis secara lengkap, termasuk gelar atau jabatannya (jika ada). Jika surat ditujukan kepada individu tertentu, nama lengkapnya ditulis tanpa singkatan. Namun, jika surat ditujukan kepada suatu lembaga atau organisasi, cukup ditulis nama lembaga atau organisasi tersebut.
Penulisan Huruf Kapital
Nama penerima ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata sambung atau preposisi. Penulisan huruf kapital ini bertujuan agar nama penerima terlihat lebih formal dan jelas.
Penggunaan Gelar
Jika penerima memiliki gelar akademis atau profesional, gelar tersebut biasanya dicantumkan di belakang namanya. Gelar ditulis disingkat, misalnya “Prof.” untuk Profesor, “Dr.” untuk Doktor, atau “Ir.” untuk Insinyur.
Pemberian Spasi
Setelah nama penerima, diberikan spasi satu karakter untuk memisahkan nama dari tanda tangan. Pemberian spasi ini bertujuan agar tanda tangan terlihat lebih jelas dan tidak berdesakan dengan nama penerima.
Tanda Tangan
Tanda tangan berupa nama lengkap yang ditulis tangan oleh pengirim surat. Tanda tangan harus rapi dan mudah dibaca. Hindari menggunakan singkatan atau tanda tangan elektronik dalam surat full block style.
Amplop Surat
Amplop surat gaya full block adalah jenis amplop yang memiliki alamat pengirim dan penerima yang dicetak secara rata di sisi kiri amplop. Gaya ini memberikan kesan formal dan profesional.
Untuk membuat amplop surat gaya full block, ikuti langkah-langkah berikut:
1. Pilih Amplop Berukuran Tepat
Pilihlah amplop dengan ukuran yang sesuai dengan ukuran surat. Umumnya, untuk surat berukuran A4, gunakan amplop berukuran DL (110 x 220 mm) atau C5 (162 x 229 mm).
2. Cetak Alamat Pengirim dan Penerima
Cetak alamat pengirim di sudut kiri atas amplop, sementara alamat penerima di sudut kiri bawah. Cantumkan nama, alamat lengkap, dan kode pos.
3. Gunakan Font yang Jelas
Gunakan font yang jelas dan mudah dibaca, seperti Arial, Times New Roman, atau Calibri. Hindari menggunakan font yang terlalu kecil atau terlalu mewah.
4. Atur Spasi Antar Baris
Beri spasi antar baris yang cukup agar alamat terlihat rapi dan teratur. Biasanya, spasi antar baris adalah 1,5 atau 2.
5. Gunakan Gaya Penulisan Formal
Gunakan gaya penulisan yang formal dalam alamat, seperti “Kepada Bapak/Ibu”, “Terhormat Bapak/Ibu”, atau “Kepada Yth.”. Hindari menggunakan bahasa informal atau slang.
6. Perhatikan Posisi Prangko
Tempelkan prangko pada sudut kanan atas amplop, tepat di atas alamat penerima. Pastikan prangko terpasang dengan benar agar amplop dapat terkirim dengan baik.
7. Lipat Amplop dengan Benar
Lipat amplop dengan rapi dan benar. Untuk amplop berukuran DL, lipat amplop menjadi tiga bagian, sementara untuk amplop berukuran C5, lipat menjadi dua bagian.
8. Pastikan Amplop Tersegel dengan Baik
Pastikan amplop tersegel dengan baik menggunakan lem perekat atau selotip. Hindari menggunakan staples atau penjepit kertas yang dapat merusak amplop atau isinya.
Sebagai kesimpulan, contoh bentuk surat full block style yang telah dipaparkan dalam artikel ini merupakan referensi berharga bagi mereka yang ingin menulis surat formal dengan tampilan profesional. Ciri khasnya yang unik dengan format blok penuh, di mana semua elemen surat sejajar pada batas kiri halaman, mencerminkan kesederhanaan dan efisiensi yang ideal untuk berbagai keperluan. Dengan menguasai format ini, penulis dapat menyampaikan pesan mereka dengan jelas, ringkas, dan berdampak, meninggalkan kesan yang baik pada penerima surat.
