Sebagai tulang punggung komunikasi resmi, surat dinas memegang peranan krusial dalam dunia birokrasi dan bisnis. Dalam membentuk tulang punggung yang kuat, memahami contoh surat dinas beserta strukturnya tidak dapat diabaikan. Laksana seorang arsitek yang merancang bangunan kokoh, penyusun surat dinas juga harus teliti memperhatikan unsur-unsur penyusunnya agar tercipta korespondensi yang jelas, efektif, dan berwibawa.
Pengertian Surat Dinas
Surat dinas merupakan dokumen resmi yang dibuat dan dikeluarkan oleh instansi pemerintah, perusahaan, atau organisasi untuk komunikasi resmi terkait urusan kedinasan. Surat jenis ini memainkan peran penting dalam kegiatan operasional sehari-hari, karena berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis yang sah dan memiliki kekuatan hukum.
Berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 90 Tahun 2022 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas, surat dinas didefinisikan sebagai alat komunikasi tertulis yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang untuk menyampaikan informasi, petunjuk, atau perintah kepada pihak lain. Surat dinas memiliki ciri khas tersendiri, yaitu:
- Ditulis pada kop surat instansi yang bersangkutan.
- Memiliki nomor dan tanggal pembuatan.
- Memuat nama dan jabatan pengirim dan penerima.
- Berisi pokok permasalahan atau informasi yang disampaikan.
- Ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
- Menggunakan bahasa yang jelas, ringkas, dan mudah dipahami.
Surat dinas digunakan untuk berbagai keperluan kedinasan, seperti menyampaikan pemberitahuan, undangan, pengumuman, permohonan, perintah, dan lain sebagainya. Dalam proses pembuatannya, surat dinas harus memperhatikan format dan struktur penulisan yang baku agar memiliki keabsahan dan dapat diterima oleh pihak penerima.
Fungsi Surat Dinas
Adapun fungsi surat dinas antara lain:
- Sebagai alat komunikasi resmi antarinstansi atau organisasi.
- Sebagai bukti tertulis tentang informasi atau perintah yang disampaikan.
- Sebagai arsip atau dokumentasi untuk keperluan referensi atau audit.
Struktur Surat Dinas
Surat dinas merupakan alat komunikasi resmi yang digunakan oleh instansi pemerintah, lembaga, atau perusahaan untuk menyampaikan informasi, instruksi, atau perintah secara tertulis. Surat dinas memiliki struktur yang baku untuk memastikan keteraturan dan keseragaman dalam penulisannya.
1. Kepala Surat
Kepala surat memuat logo atau emblem instansi, nama instansi, alamat, nomor telepon, dan alamat surat elektronik instansi tersebut.
2. Nomor Surat
Nomor surat merupakan identitas unik yang membedakan setiap surat dinas satu sama lain. Nomor surat terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
a. Kode Klasifikasi
Kode klasifikasi menunjukkan jenis surat dinas, seperti surat keputusan, surat perintah, atau surat edaran. Kode klasifikasi terdiri dari dua huruf, misalnya SK untuk surat keputusan.
b. Nomor Urut
Nomor urut menunjukkan urutan penerbitan surat dinas dalam setahun. Nomor urut ditulis dengan angka Arab, misalnya 001, 002, dan seterusnya.
c. Tahun Penerbitan
Tahun penerbitan menunjukkan tahun diterbitkannya surat dinas. Tahun penerbitan ditulis dengan empat angka, misalnya 2023.
Contoh Nomor Surat:
SK/001/2023
Artinya: Surat Keputusan dengan nomor urut 001 yang diterbitkan pada tahun 2023.
3. Tanggal Surat
Tanggal surat menunjukkan tanggal diterbitkannya surat dinas. Tanggal surat ditulis dengan format hari, tanggal, bulan, dan tahun, misalnya: Jakarta, 10 Maret 2023.
4. Lampiran (Jika Ada)
Lampiran merupakan dokumen atau informasi tambahan yang disertakan bersama surat dinas. Lampiran ditulis dengan singkatan “Lamp.” diikuti dengan nomor urut lampiran dan judul lampiran.
5. Hal
Hal merupakan ringkasan singkat tentang isi surat dinas. Hal ditulis dengan huruf kapital dan tidak diakhiri dengan tanda titik.
6. Kepada
Kepada merupakan pihak yang dituju surat dinas. Kepada dapat berupa individu, instansi, atau lembaga.
7. Isi Surat
Isi surat merupakan bagian utama surat dinas yang memuat informasi, instruksi, atau perintah yang ingin disampaikan.
8. Penutup
Penutup merupakan bagian akhir surat dinas yang berisi ucapan salam penutup dan tanda tangan pejabat yang berwenang.
9. Tembusan (Jika Ada)
Tembusan merupakan pihak-pihak yang menerima salinan surat dinas. Tembusan ditulis dengan singkatan “Tembusan:” diikuti dengan nama dan jabatan pihak yang menerima tembusan.
Kop Surat
Kop surat adalah identitas sebuah lembaga, organisasi, atau perusahaan yang tercantum pada bagian teratas surat. Kop surat biasanya memuat berbagai informasi penting seperti nama lembaga, alamat, nomor telepon, alamat email, dan logo atau simbol lembaga.
Struktur Kop Surat
Struktur kop surat yang baik dan sesuai dengan kaidah penulisan surat dinas pada umumnya terdiri dari beberapa elemen penting, yaitu:
1. Logo Lembaga
Logo lembaga merupakan identitas visual yang mewakili lembaga atau organisasi yang bersangkutan. Logo umumnya diletakkan pada bagian kiri atas kop surat.
2. Nama Lembaga
Nama lembaga dicantumkan di bawah logo atau di bagian tengah kop surat. Nama lembaga ditulis dengan huruf besar dan font yang jelas dan mudah dibaca.
3. Alamat Lembaga
Alamat lembaga ditulis di bawah nama lembaga atau di bagian kanan atas kop surat. Alamat dicantumkan secara lengkap, meliputi nama jalan, nomor rumah, kelurahan/desa, kecamatan, kota/kabupaten, provinsi, dan kode pos.
4. Nomor Telepon dan Alamat Email
Nomor telepon dan alamat email dicantumkan di bawah alamat lembaga. Nomor telepon ditulis dengan format kode area diikuti dengan nomor telepon tanpa spasi. Sedangkan alamat email ditulis secara lengkap dan valid.
5. Website Lembaga
Website lembaga dapat dicantumkan di bagian bawah kop surat. Website ditulis dengan jelas dan lengkap, termasuk protokol akses (http:// atau https://) dan nama domain.
6. Media Sosial
Alamat media sosial lembaga, seperti Facebook, Twitter, atau Instagram, dapat dicantumkan di bagian paling bawah kop surat. Alamat media sosial ditulis menggunakan simbol atau nama akun resmi lembaga.
Nomor Surat
Nomor surat merupakan identitas sekaligus penanda penting dalam pembuatan surat dinas. Nomor surat biasanya terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
Jenis Surat
Kode jenis surat menunjukkan jenis surat yang dibuat, seperti surat edaran, surat undangan, atau surat keputusan. Kode ini biasanya disingkat dengan satu atau dua huruf, seperti “SE” untuk surat edaran atau “SK” untuk surat keputusan.
Nomor Urut
Nomor urut menunjukkan urutan penerbitan surat dalam kurun waktu tertentu, biasanya dalam satu tahun. Nomor urut biasanya ditulis dalam angka Arab, seperti “001/SE/2023” untuk surat edaran pertama yang diterbitkan pada tahun 2023.
Tahun Penerbitan
Tahun penerbitan menunjukkan tahun ketika surat tersebut diterbitkan. Tahun penerbitan biasanya ditulis dalam angka Arab, seperti “2023” pada contoh di atas.
Struktur Lengkap Nomor Surat
Secara lengkap, struktur nomor surat dapat ditulis sebagai berikut:
Kode Jenis Surat/Nomor Urut/Tahun Penerbitan
Sebagai contoh, nomor surat “SE/001/2023” dapat diartikan sebagai surat edaran pertama yang diterbitkan pada tahun 2023.
Tanggal Surat
Tanggal surat merupakan salah satu unsur penting dalam struktur surat dinas. Tanggal ini berfungsi untuk menunjukkan kapan surat dibuat dan dikirim. Dalam pencantuman tanggal surat, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, seperti gaya penulisan dan penggunaan tanda baca.
Gaya Penulisan
Tanggal surat ditulis dalam gaya numerik, yaitu dengan menggunakan angka. Format penulisan tanggal yang umum digunakan adalah sebagai berikut:
- Tanggal:
- Bulan:
dd/mm/yyyy (Contoh: 27/10/2023)
menggunakan angka Romawi (Contoh: X untuk Oktober)
Penggunaan Tanda Baca
Dalam pencantuman tanggal surat, harus menggunakan tanda titik dua (:) setelah kata “Tanggal,”. Contohnya:
Tanggal: 27/10/2023
Penempatan Tanggal
Tanggal surat biasanya ditempatkan di bagian atas sebelah kanan surat, tepat di bawah kop surat. Namun, ada juga beberapa instansi yang menempatkan tanggal di bagian kiri atas surat.
Penulisan yang UNIK
Meskipun gaya penulisan tanggal surat umumnya menggunakan angka numerik, namun Anda dapat berkreasi dengan menuliskannya dalam bentuk yang lebih unik dan tidak biasa. Misalnya:
- Tanggal dalam bentuk kata:
- Tanggal dalam bentuk kode rahasia:
Dua puluh tujuh Oktober dua ribu dua puluh tiga
27X23 (di mana “X” mewakili bulan Oktober)
Perihal
Perihal adalah hal penting dalam sebuah surat dinas karena berfungsi untuk menjelaskan secara singkat isi surat. Gunakan gaya bahasa formal dan unik untuk menarik perhatian pembaca, sekaligus menggambarkan secara jelas topik surat. Hindari menggunakan kata-kata klise atau umum, dan pilihlah kata-kata yang bermakna dan mudah dipahami.
Contoh:
“Permohonan Pemberian Izin Cuti Tahunan Demi Melancong ke Negeri Sakura yang Eksotis”
“Pengajuan Permohonan Bantuan Dana Sosial untuk Keluarga Korban Banjir yang Terdampak Bencana”
“Undangan Berpartisipasi dalam Seminar Nasional bertajuk ‘Inovasi Teknologi untuk Masa Depan yang Berkelanjutan'”
Lampiran
Surat dinas resmi umumnya dilengkapi dengan lampiran untuk mendukung atau melengkapi informasi yang tercantum dalam surat. Lampiran dapat berupa dokumen, foto, atau data lain yang relevan.
Lampiran dalam surat dinas memiliki beberapa fungsi penting, di antaranya:
– Memberikan informasi tambahan atau detail yang tidak dapat dimasukkan dalam badan surat.
– Mendukung argumen atau pernyataan yang dikemukakan dalam surat.
– Menyediakan bukti atau data untuk mendukung isi surat.
– Memperjelas hal-hal yang mungkin membingungkan atau tidak jelas dalam badan surat.
Struktur lampiran dalam surat dinas biasanya terdiri dari beberapa elemen, yaitu:
– **Nomor lampiran:** Nomor ini menunjukkan urutan lampiran yang disertakan, biasanya ditulis dengan angka Romawi (I, II, III, dst.).
– **Judul lampiran:** Judul ini menjelaskan secara singkat isi atau tujuan lampiran.
– **Deskripsi lampiran:** Deskripsi ini memberikan informasi lebih rinci tentang isi lampiran, seperti nama file, jumlah halaman, atau format dokumen.
Penutup
Demikian surat dinas ini kami sampaikan. Kami mengharapkan perhatian dan kerja sama yang baik dari Bapak/Ibu/Saudara/i dalam menyukseskan kegiatan ini. Atas waktu dan perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
(Nama Anda)
(Jabatan Anda)
Format Penulisan Penutup Surat Dinas
Penutup surat dinas memiliki beberapa elemen penting yang perlu diperhatikan:
1. Salam Penutup
Salam penutup yang digunakan dalam surat dinas adalah “Salam hormat” atau “Hormat kami”.
2. Nama Penulis
Nama penulis ditulis di bawah salam penutup, tanpa diikuti tanda tangan.
3. Jabatan Penulis
Jabatan penulis ditulis di bawah nama penulis, menggunakan huruf kapital.
4. Tanda Tangan (Jika Diperlukan)
Jika surat dinas ditandatangani secara manual, tanda tangan diletakkan di antara nama dan jabatan penulis.
5. Stempel Instansi (Jika Diperlukan)
Jika diperlukan, stempel instansi diletakkan di pojok kiri atas surat, di bawah kop surat.
6. Nomor Surat
Nomor surat ditulis di sudut kiri atas surat, di bawah stempel instansi (jika ada).
7. Perihal
Perihal ditulis di bawah nomor surat, menjelaskan maksud utama surat secara singkat.
8. Lampiran
Lampiran ditulis di bawah perihal, jika ada dokumen pendukung yang disertakan bersama surat. Penulisan lampiran harus menyertakan jumlah lampiran, seperti “Lampiran: 2 (dua) berkas”.
Demikianlah contoh surat dinas beserta strukturnya yang telah dipaparkan. Struktur yang tertata rapi dan bahasa yang jelas dan lugas menjadi kunci sebuah surat dinas yang efektif. Setiap bagian dalam surat, dari kop surat hingga tanda tangan pejabat berwenang, memiliki fungsi spesifik yang menopang penyampaian pesan secara profesional. Dengan memahami dan menerapkan panduan dalam penulisan surat dinas ini, Anda dapat menyusun dokumen resmi yang mampu mewakili instansi Anda dengan baik dan menyampaikan informasi dengan akurat dan berkesan.
