Dalam dunia birokrasi sekolah, surat dinas memegang peranan penting sebagai medium komunikasi formal. Salah satu jenis surat dinas yang kerap digunakan adalah surat dinas Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) permohonan izin. Dokumen resmi ini menjadi jembatan penghubung antara OSIS dengan pihak terkait, guna mendapatkan persetujuan atas kegiatan yang akan diselenggarakan. Surat dinas permohonan izin dari OSIS memiliki struktur dan tata bahasa yang baku, serta memuat informasi yang jelas dan ringkas. Sebagai referensi, berikut ini kami sajikan beberapa contoh surat dinas osis permohonan izin yang dapat digunakan sebagai panduan.
Format Surat Dinas OSIS Permohonan Izin
Format surat dinas OSIS permohonan izin memiliki struktur dan tata penulisan yang formal. Berikut adalah format surat dinas OSIS permohonan izin yang bisa dijadikan referensi:
Kop Surat
Kop surat merupakan bagian paling atas surat yang memuat identitas organisasi, seperti nama, logo, dan alamat OSIS. Bagian ini biasanya sudah tersedia pada kop surat resmi sekolah.
Nomor Surat
Nomor surat berfungsi sebagai identitas unik setiap surat yang dikeluarkan. Penulisan nomor surat terdiri dari kode OSIS, jenis surat, nomor urut, dan tahun pembuatan surat. Misalnya: 001/Surat Izin/OSIS-SMAN1/2023.
Tanggal Surat
Tanggal surat menunjukkan waktu pembuatan surat. Penulisan tanggal surat menggunakan format tanggal, bulan, dan tahun lengkap. Misalnya: 10 Januari 2023.
Lampiran
Bagian lampiran menunjukkan adanya dokumen atau berkas tambahan yang disertakan bersama surat. Jika tidak ada lampiran, bagian ini bisa dikosongkan.
Perihal
Perihal merupakan inti atau pokok permasalahan yang disampaikan dalam surat. Dalam surat dinas OSIS permohonan izin, perihal biasanya berisi pengajuan permohonan izin kegiatan atau acara yang akan diselenggarakan.
Alamat Tujuan
Alamat tujuan menunjukkan pihak yang dituju surat. Dalam surat dinas OSIS permohonan izin, alamat tujuan biasanya ditujukan kepada Kepala Sekolah atau pihak terkait lainnya.
Salam Pembuka
Salam pembuka digunakan untuk memulai surat. Dalam surat dinas OSIS permohonan izin, salam pembuka yang umum digunakan adalah “Dengan hormat”.
Isi Surat
Bagian isi surat berisi penyampaian permohonan izin secara jelas dan rinci. Jelaskan tujuan kegiatan, waktu dan tempat pelaksanaan, serta alasan pengajuan permohonan izin.
Salam Penutup
Salam penutup digunakan untuk mengakhiri surat. Dalam surat dinas OSIS permohonan izin, salam penutup yang umum digunakan adalah “Hormat kami”.
Jabatan dan Nama Penandatangan
Bagian ini menunjukkan jabatan dan nama lengkap serta tanda tangan orang yang berwenang menandatangani surat. Dalam surat dinas OSIS permohonan izin, penandatangan biasanya adalah Ketua OSIS.
Struktur Surat Dinas OSIS Permohonan Izin
Surat dinas OSIS permohonan izin merupakan surat resmi yang dibuat oleh OSIS (Organisasi Siswa Intra Sekolah) untuk mengajukan izin kepada pihak yang berwenang atas kegiatan atau acara yang akan dilaksanakan oleh OSIS.
Struktur surat dinas OSIS permohonan izin terdiri dari:
1. Kepala Surat
Kop surat memuat nama sekolah, logo sekolah, alamat sekolah, nomor telepon sekolah, dan alamat email sekolah.
2. Nomor Surat
Nomor surat merupakan identitas unik dari setiap surat yang dikeluarkan oleh OSIS. Penulisan nomor surat mengikuti format: Kode Sekolah/OSIS/Nomor Surat/Bulan/Tahun. Contoh: SMAN 1 Jakarta/OSIS/01/I/2023.
3. Tanggal Surat
Tanggal surat diisi dengan tanggal pembuatan surat dinas tersebut.
4. Perihal
Perihal surat berisi pokok permasalahan atau maksud dari surat tersebut, yaitu permohonan izin kegiatan.
5. Alamat Tujuan
Alamat tujuan diisi dengan nama dan jabatan pihak yang dituju, seperti Kepala Sekolah atau Pembina OSIS.
6. Salam Pembuka
Salam pembuka digunakan untuk mengawali surat dinas, seperti “Dengan hormat,” atau “Yang kami hormati.”
7. Isi Surat
Isi surat memuat permohonan izin kegiatan yang akan dilaksanakan oleh OSIS, termasuk tujuan kegiatan, waktu dan tempat pelaksanaan, serta rincian kegiatan yang akan dilakukan.
8. Penutup
Penutup surat berisi ucapan terima kasih dan harapan atas persetujuan dari pihak yang dituju. Contoh: “Demikian surat permohonan izin ini kami buat. Atas perhatian dan pertimbangan Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.”
9. Nama Penandatangan
Surat dinas OSIS permohonan izin ditandatangani oleh Ketua OSIS atau pembina OSIS yang bertanggung jawab.
Penulisan Kepala Surat Dinas OSIS
Kepala surat dinas OSIS memainkan peran penting dalam memberikan kesan profesional dan meyakinkan kepada penerima. Berikut ini beberapa panduan untuk menulis kepala surat dinas OSIS:
- Logo OSIS: Sertakan logo OSIS yang jelas dan mudah dikenali di bagian kiri atas kepala surat.
- Nama Sekolah: Tuliskan nama sekolah secara lengkap di bagian tengah atas kepala surat, tepat di bawah logo OSIS.
- Alamat Sekolah: Tuliskan alamat lengkap sekolah, termasuk jalan, kota, provinsi, dan kode pos, di bawah nama sekolah.
- Nomor Telepon dan Email: Berikan nomor telepon dan alamat email sekolah yang dapat dihubungi di sudut kanan atas kepala surat.
- Tanggal Surat: Tuliskan tanggal penulisan surat di sudut kanan atas kepala surat, tepat di bawah nomor telepon dan email.
- Perihal: Jelaskan secara singkat tujuan surat di bawah tanggal surat. Perihal harus jelas dan informatif.
Nomor Surat Dinas OSIS
Nomor surat dinas OSIS mengikuti format tertentu. Berikut ini rinciannya:
- Huruf “O”: Menunjukkan bahwa surat tersebut berasal dari OSIS.
- Nomor Urut: Menunjukkan nomor urut surat yang dikeluarkan oleh OSIS.
- Singkatan Tahun: Menunjukkan tahun dikeluarkannya surat.
Contoh nomor surat dinas OSIS: O.001/OSIS/I/2023
Bahasa dan Nada Surat
Bahasa dan nada surat dinas OSIS harus formal, jelas, dan sopan. Hindari menggunakan bahasa yang tidak profesional atau berbelit-belit. Gunakan kata-kata yang tepat dan hindari kesalahan tata bahasa. Nada surat harus menjaga keseriusan dan profesionalisme, sekaligus tetap sopan dan menghormati penerima.
Penulisan Tanggal dan Nomor Surat
Dalam penulisan tanggal dan nomor surat dinas OSIS, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan:
Penulisan Tanggal
Tanggal surat ditulis dengan format dd/mm/yyyy atau dd-mm-yyyy, dengan dd untuk tanggal, mm untuk bulan, dan yyyy untuk tahun. Misalnya, untuk tanggal 15 Maret 2023, ditulis sebagai 15/03/2023 atau 15-03-2023.
Penulisan Nomor Surat
Nomor surat dinas OSIS umumnya terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
- Kode OSIS: Kode unik yang diberikan kepada setiap OSIS, biasanya terdiri dari 3-5 digit.
- Kode Kegiatan: Kode yang menunjukkan jenis kegiatan yang terkait dengan surat, misalnya “INV” untuk undangan atau “PM” untuk permohonan.
- Nomor Urut: Nomor urut surat yang dikeluarkan dalam setahun, dimulai dari 001 pada awal tahun.
- Tahun Anggaran: Tahun anggaran di mana surat dikeluarkan.
Format penulisan nomor surat dinas OSIS adalah sebagai berikut:
[Kode OSIS]/[Kode Kegiatan]/[Nomor Urut]/[Tahun Anggaran]
Contoh: 101/INV/001/2023-2024
- Kode OSIS: 101
- Kode Kegiatan: INV (Undangan)
- Nomor Urut: 001
- Tahun Anggaran: 2023-2024
Penulisan Perihal Surat
Perihal surat harus ditulis dengan singkat dan jelas, sehingga penerima surat dapat langsung mengetahui isi surat secara garis besar. Hindari penggunaan kata-kata yang bertele-tele atau tidak relevan dengan isi surat. Perihal surat yang baik sebaiknya ditulis tidak lebih dari 30 kata.
Format Penulisan Perihal Surat
Penulisan perihal surat dinas OSIS dapat mengikuti format berikut:
1. Nama kegiatan: Nama kegiatan yang akan dilaksanakan atau diusulkan, ditulis secara singkat dan jelas.
2. Waktu pelaksanaan: Waktu pelaksanaan kegiatan, termasuk tanggal, hari, dan jam.
3. Tempat pelaksanaan: Tempat pelaksanaan kegiatan, ditulis secara lengkap sesuai dengan lokasi kegiatan.
4. Tujuan surat: Tujuan pengiriman surat, apakah untuk permohonan izin, pemberitahuan, atau hal lainnya.
5. Kode surat: Kode surat yang digunakan untuk penomoran dan pengarsipan surat. Kode surat biasanya terdiri dari beberapa bagian, seperti kode wilayah, kode jenis surat, nomor urut surat, dan tahun pengiriman.
**Contoh:**
Perihal: Permohonan Izin Penyelenggaraan Lomba Karya Ilmiah 2023
Dalam contoh tersebut, perihal surat memuat informasi tentang:
* Nama kegiatan: Lomba Karya Ilmiah 2023
* Waktu pelaksanaan: Tidak disebutkan dalam contoh
* Tempat pelaksanaan: Tidak disebutkan dalam contoh
* Tujuan surat: Permohonan izin
* Kode surat: Tidak disebutkan dalam contoh
Penulisan Tujuan Surat
Dalam penulisan tujuan surat dinas OSIS permohonan izin, perlu diperhatikan gaya bahasa yang formal dan unik. Gaya bahasa formal digunakan untuk menciptakan kesan resmi dan profesional, sedangkan gaya bahasa unik bertujuan untuk membedakan surat dari surat permohonan izin pada umumnya.
Gaya Bahasa Formal
Gunakan kata-kata yang baku dan sesuai dengan kaidah tata bahasa Indonesia. Hindari penggunaan bahasa gaul atau bahasa sehari-hari. Gunakan kalimat yang jelas dan efektif, serta hindari penggunaan kata-kata yang bermakna ganda.
Gaya Bahasa Unik
Selain menggunakan gaya bahasa formal, Anda juga dapat menambahkan sentuhan unik pada surat permohonan izin Anda. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan kutipan yang menginspirasi atau kata-kata yang tidak biasa. Namun, pastikan sentuhan unik tersebut tetap relevan dengan isi surat dan tidak terkesan berlebihan.
Penulisan Isi Surat
Dalam penyusunan surat dinas OSIS, penulisan isi surat perlu diperhatikan dengan seksama. Gunakan gaya bahasa formal dan UNIK yang khas untuk organisasi kesiswaan.
Isi surat should mengandung beberapa hal pokok, yaitu:
1. Pembuka
Pembuka surat ini should berisi salam pembuka, biasanya “Dengan hormat”, dan penyebutan nama penerima surat secara jelas.
2. Alinea Pertama
Alinea pertama berisi penjelasan singkat mengenai tujuan utama penulisan surat. Jelaskan alasan pengajuan izin secara jelas dan ringkas.
3. Alinea Kedua
Alinea kedua berisi uraian lebih rinci mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan. Jelaskan jenis kegiatan, waktu pelaksanaan, dan tempat penyelenggaraan.
4. Alinea Ketiga
Pada alinea ini, sampaikan permohonan izin secara jelas. Nyatakan bahwa OSIS membutuhkan izin dari pihak penerima surat untuk melaksanakan kegiatan tersebut.
5. Alinea Keempat
Alinea keempat berisi ungkapan terima kasih atas perhatian dan pertimbangan penerima surat. Sampaikan harapan agar permohonan izin dapat disetujui.
6. Penutup
Penutup surat biasanya berisi salam penutup, seperti “Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya” atau “Hormat kami”.
7. Tanda Tangan dan Nama Jelas
Di bagian bawah surat, bubuhkan tanda tangan dan nama jelas ketua OSIS atau perwakilan yang berwenang. Nama jabatan juga should dicantumkan di bawah nama.
Selain mengikuti format di atas, perhatikan juga penggunaan bahasa yang formal dan UNIK. Contoh penggunaan bahasa yang UNIK dapat berupa penggunaan akronim atau singkatan khas organisasi kesiswaan, seperti “OSISMAN” untuk organisasi OSIS sekolah menengah.
Penulisan Penutup Surat
Bagian penutup surat dinas OSIS permohonan izin biasanya terdiri dari beberapa hal penting, yaitu:
Permohonan Izin dan Tanggal Pelaksanaan Kegiatan
Dalam penutup surat, cantumkan kembali permohonan izin kegiatan yang diajukan beserta tanggal pelaksanaannya. Hal ini untuk menegaskan tujuan utama dari penulisan surat.
Pengharapan dan Permohonan Dukungan
Tuliskan harapan agar permohonan izin diterima dan dukungan dari penerima surat. Nyatakan bahwa OSIS siap bekerja sama dan bertanggung jawab atas kegiatan yang akan dilaksanakan.
Ucapan Terima Kasih
Ungkapkan terima kasih atas perhatian dan pertimbangan penerima surat atas permohonan izin yang diajukan. Hal ini menunjukkan sikap menghargai dan sopan santun.
Salam Penutup
Gunakan salam penutup yang formal, seperti “Hormat kami” atau “Salam hormat kami”. Setelah salam penutup, sertakan nama penulis surat dan jabatannya di OSIS (misalnya, Ketua OSIS atau Sekretaris OSIS).
Contoh penulisan penutup surat dinas OSIS permohonan izin:
Permohonan Izin dan Tanggal Pelaksanaan Kegiatan
Dengan ini kami mengajukan permohonan izin untuk menyelenggarakan acara Lomba Cerdas Cermat pada tanggal [Tanggal Pelaksanaan] bertempat di [Tempat Pelaksanaan].
Pengharapan dan Permohonan Dukungan
Kami berharap permohonan izin ini dapat disetujui dan kami mendapat dukungan dari Bapak/Ibu untuk kelancaran acara tersebut. OSIS siap bekerja sama dan bertanggung jawab atas setiap kegiatan yang akan dilaksanakan.
Ucapan Terima Kasih
Kami mengucapkan terima kasih atas perhatian dan pertimbangan Bapak/Ibu. Semoga Bapak/Ibu senantiasa diberikan kesehatan dan kelancaran dalam menjalankan tugas.
Salam Penutup
Hormat kami,
Ketua OSIS
[Nama Ketua OSIS]
Maka demikianlah ragam contoh surat dinas osis permohonan izin yang telah disajikan. Setiap contoh surat disusun dengan memperhatikan kaidah penulisan surat dinas yang baik dan benar. Beragam format dan contoh yang diberikan dalam artikel ini dapat dijadikan referensi bagi para pengurus osis dalam menyusun surat permohonan izin secara efektif. Dengan memahami struktur dan cara penulisan yang tepat, pengurus osis dapat menyampaikan permohonan izin dengan jelas, ringkas, dan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
