Dalam dunia bisnis kontemporer, komunikasi tertulis berperan penting dalam menjalin hubungan profesional. Salah satu bentuk komunikasi yang banyak digunakan adalah surat penawaran, yang berfungsi sebagai landasan bagi kesepakatan komersial. Di antara berbagai gaya penulisan surat, full block style menonjol karena kesederhanaan dan kemudahan bacanya. Artikel ini akan menyajikan contoh surat penawaran full block style yang efektif, dilengkapi dengan panduan langkah demi langkah untuk membantu Anda menyusun dokumen yang jelas, menarik, dan profesional.
Struktur Surat Penawaran Full Block Style
Surat penawaran bergaya blok penuh memiliki struktur yang khas yang membedakannya dari gaya surat lainnya. Struktur yang rapi dan terorganisir ini memberikan kesan profesional dan membuat isi surat mudah dibaca dan dipahami. Berikut ini adalah elemen-elemen utama dari struktur surat penawaran blok penuh:
Kop Surat
Kop surat berisi informasi identitas perusahaan atau organisasi yang membuat penawaran, seperti nama, alamat, nomor telepon, nomor faks, dan alamat email. Kop surat biasanya ditempatkan di bagian atas halaman, selaras dengan margin kiri.
Tanggal
Tanggal surat harus ditulis di bawah kop surat, pada baris yang terpisah. Tanggal menandakan kapan penawaran dibuat dan berfungsi sebagai referensi untuk tujuan pencatatan dan pelacakan.
Nama dan Alamat Penerima
Nama dan alamat penerima harus ditulis di bawah tanggal, pada baris yang terpisah. Nama penerima harus diawali dengan gelar formal (misalnya, Bapak/Ibu) dan diikuti dengan nama lengkapnya. Alamat penerima harus mencakup jalan, kota, provinsi, dan kode pos.
Salam Pembuka
Salam pembuka adalah frasa yang digunakan untuk memulai surat. Salam pembuka dalam surat penawaran biasanya bersifat formal, seperti “Dengan hormat” atau “Yang terhormat [Nama Penerima].”
Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka memperkenalkan tujuan surat dan menyatakan inti dari penawaran. Paragraf ini harus jelas dan ringkas, menguraikan secara umum barang atau jasa yang ditawarkan, serta harga dan persyaratan pembayaran.
Penjajaran Kiri pada Penawaran
Penjajaran kiri pada penawaran merupakan gaya penulisan yang menempatkan seluruh teks pada bagian kiri halaman. Gaya ini seringkali digunakan dalam surat penawaran formal karena memberikan kesan rapi, profesional, dan mudah dibaca.
Karakteristik Penjajaran Kiri
- Seluruh teks berada pada bagian kiri halaman.
- Tidak ada lekukan pada awal baris.
- Baris-baris teks sejajar secara vertikal.
Keunggulan Penjajaran Kiri
Ada beberapa keunggulan menggunakan penjajaran kiri pada penawaran, antara lain:
- Memberikan kesan formal dan profesional: Gaya penjajaran kiri menciptakan kesan yang serius dan terstruktur, yang sesuai untuk dokumen bisnis.
- Meningkatkan keterbacaan: Baris-baris teks yang sejajar memudahkan mata untuk mengikuti teks dan memahami isinya dengan cepat.
- Menghemat ruang: Penjajaran kiri tidak memerlukan ruang tambahan untuk lekukan, sehingga dapat menghemat ruang pada halaman.
- Menonjolkan informasi penting: Dengan menempatkan seluruh teks pada bagian kiri, perhatian pembaca akan terpusat pada konten utama.
Contoh Penjajaran Kiri
Berikut adalah contoh penjajaran kiri yang digunakan dalam surat penawaran:
[Kop Surat Perusahaan]
[Tanggal]
[Nama Penerima]
[Alamat Penerima]
[Kota, Kode Pos]
Yang Terhormat [Nama Penerima],
Dengan hormat kami sampaikan penawaran untuk menyediakan layanan [nama layanan] kepada perusahaan Anda. Kami yakin bahwa layanan kami dapat memenuhi kebutuhan Anda karena [alasan-alasan].
Kami menawarkan paket layanan dengan tarif yang kompetitif, yaitu:
* [Daftar tarif dan deskripsi layanan]
Kami juga menawarkan jaminan kepuasan pelanggan, yang menjamin bahwa Anda akan puas dengan layanan yang kami berikan.
Kami bersedia memberikan presentasi lebih lanjut tentang layanan kami pada waktu yang sesuai bagi Anda. Silakan hubungi kami di [nomor telepon] atau [alamat email] untuk menjadwalkan pertemuan.
Terima kasih atas waktu dan pertimbangan Anda.
Hormat kami,
[Nama Penulis]
[Jabatan Penulis]
[Nama Perusahaan]
**Format Kop Surat**
**
Format Kop Surat
**Kop surat yang digunakan dalam gaya full block umumnya memiliki format sebagai berikut:
Di bagian paling atas, cantumkan nama perusahaan atau organisasi dengan huruf besar dan tebal.
Di bawah nama perusahaan, cantumkan alamat lengkap perusahaan, termasuk jalan, kota, provinsi, dan kode pos.
Di bagian paling bawah kop surat, cantumkan informasi kontak perusahaan, seperti nomor telepon, nomor faksimili, dan alamat email.
Contoh Kop Surat Full Block Style
**PT Maju Jaya Makmur**
Jalan Raya Sudirman No. 123
Jakarta Pusat 10220
Telp: (021) 5555-1234
Fax: (021) 5555-1235
Email: [email protected]
Penulisan Tanggal Penawaran
Dalam penulisan tanggal penawaran, gunakan gaya bahasa formal dan unik yang dapat memberikan kesan profesional dan mudah diingat. Misalnya, Anda dapat menggunakan format penanggalan berikut:
Pada Hari yang Diberkati
Ini adalah format penanggalan yang sangat formal dan memberikan kesan yang sangat berwibawa. Format ini sangat cocok digunakan untuk penawaran bisnis yang ditujukan kepada perusahaan besar atau instansi pemerintahan.
Di Kala Mentari Menyapa
Format penanggalan ini menggunakan bahasa yang lebih puitis dan memberikan kesan yang hangat dan ramah. Format ini cocok digunakan untuk penawaran bisnis yang ditujukan kepada perusahaan kecil atau menengah yang ingin membangun hubungan baik dengan klien.
Pada Bulan yang Cerah
Format penanggalan ini menggunakan bahasa yang lebih sederhana dan memberikan kesan yang lebih santai. Format ini cocok digunakan untuk penawaran bisnis yang ditujukan kepada perusahaan rintisan atau individu yang menyukai gaya komunikasi yang lebih modern.
penulisan nama dan alamat penerima
Dalam penulisan surat resmi dengan gaya full block style, nama dan alamat penerima ditulis pada bagian kiri atas surat. Penulisan nama penerima harus lengkap dan jelas, disertai dengan gelar atau jabatan yang disandangnya. Sementara itu, penulisan alamat penerima harus lengkap hingga ke tingkat desa/kelurahan, kecamatan, dan kode pos.
Penulisan Nama Penerima
Nama penerima ditulis dengan menggunakan huruf kapital dan tidak diberi tanda koma (,) atau titik (.). Gelar atau jabatan yang disandang penerima ditulis tepat setelah namanya, misalnya:
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Penerima]
Direktur Utama PT. [Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Penulisan Alamat Penerima
Penulisan alamat penerima harus lengkap dan jelas. Alamat ditulis berurutan dari tingkat terkecil hingga terbesar, yaitu:
- Nama Jalan
- Nomor Rumah/Gedung
-
Nama Desa/Kelurahan
- Jika Desa/Kelurahan ditulis lengkap, maka kecamatan dan kabupaten/kota tidak perlu dicantumkan.
- Jika Desa/Kelurahan tidak ditulis lengkap, maka kecamatan dan kabupaten/kota harus dicantumkan.
- Kode Pos
Contoh penulisan alamat penerima:
- Jalan Merdeka No. 10, RT 01/RW 03
- Jalan Imam Bonjol No. 21, Kelurahan Merdeka, Kecamatan Merdeka
Salam Pembuka
Dalam surat penawaran bergaya full block, salam pembuka ditulis di bagian kiri atas, tepat di bawah kop surat. Salam pembuka yang digunakan harus formal dan unik, sehingga dapat menarik perhatian pembaca dan memberikan kesan profesional.
Beberapa contoh salam pembuka yang bisa digunakan adalah:
Dengan hormat,
Salam pembuka ini merupakan salam pembuka yang paling umum digunakan dalam surat penawaran bergaya full block. Salam ini cocok digunakan untuk berbagai jenis surat penawaran, baik yang ditujukan kepada individu maupun perusahaan.
Dengan hormat kami,
Salam pembuka ini sedikit lebih formal dibandingkan dengan salam pembuka “Dengan hormat”. Salam ini cocok digunakan untuk surat penawaran yang ditujukan kepada perusahaan atau instansi resmi.
Dengan senang hati kami sampaikan,
Salam pembuka ini memberikan kesan yang lebih ramah dan bersahabat. Salam ini cocok digunakan untuk surat penawaran yang ditujukan kepada individu atau klien yang sudah dikenal.
Isi Penawaran
Isi penawaran merupakan bagian penting dalam surat penawaran karena berisi rincian lengkap mengenai barang atau jasa yang ditawarkan. Berikut beberapa poin yang perlu diperhatikan dalam menyusun isi penawaran:
- Deskripsi Produk atau Jasa: Jelaskan produk atau jasa yang ditawarkan dengan jelas dan terperinci. Sertakan informasi seperti spesifikasi, fitur, manfaat, dan keunggulannya.
- Harga dan Metode Pembayaran: Nyatakan harga produk atau jasa secara jelas, beserta metode pembayaran yang diterima. Jika ada diskon atau promo, cantumkan juga informasinya.
- Syarat dan Ketentuan: Jelaskan syarat dan ketentuan yang terkait dengan penawaran, seperti masa berlaku, garansi, dan kebijakan pengembalian.
- Garansi dan Layanan Purna Jual: Berikan informasi mengenai garansi dan layanan purna jual yang diberikan untuk produk atau jasa tersebut.
- Call to Action: Ajak pembaca untuk mengambil tindakan, seperti memesan produk atau jasa yang ditawarkan. Sertakan informasi kontak dan cara pemesanan secara jelas.
- Unique Selling Proposition (USP): Tonjolkan keunikan dan keunggulan produk atau jasa yang ditawarkan dibandingkan dengan pesaing. Jelaskan alasan mengapa pembaca harus memilih penawaran Anda.
- Testimoni atau Studi Kasus: Jika memungkinkan, sertakan testimoni dari pelanggan sebelumnya atau studi kasus yang menunjukkan keberhasilan penggunaan produk atau jasa yang ditawarkan. Ini akan menambah kredibilitas penawaran Anda.
Penutup Surat
Penutup surat merupakan bagian akhir dari sebuah surat resmi yang berisi ungkapan terima kasih, permintaan maaf, atau harapan dari penulis surat. Penutup surat juga berfungsi untuk memperkuat kesan yang ingin disampaikan oleh penulis surat. Dalam gaya penulisan surat full block style, penutup surat ditulis dengan tata letak rata kiri, dimulai beberapa baris setelah isi surat.
Gaya Bahasa Formal dan UNIK
Dalam menulis penutup surat, gunakanlah gaya bahasa yang formal dan sopan. Namun, untuk memberikan kesan yang unik dan berbeda, Anda dapat menambahkan sentuhan personal atau kreatif pada bagian ini. Misalnya, Anda dapat menggunakan kutipan yang menginspirasi, kata-kata bijak, atau ungkapan yang tidak biasa.
Contoh Penutup Surat dengan Gaya Bahasa Formal dan UNIK
Berikut adalah beberapa contoh penutup surat with gaya bahasa formal dan unik yang dapat Anda gunakan:
1. Hormat kami, dengan penuh harap.
2. Terima kasih atas kesempatan dan waktu yang telah diberikan.
3. Semoga surat ini dapat menjadi pertimbangan yang baik bagi Anda.
4. Kami menantikan kabar baik dari Anda.
5. Dengan harapan dapat bekerja sama dengan baik ke depannya.
6. Terima kasih atas kepercayaan yang telah diberikan.
7. Salam hormat, kami ucapkan banyak terima kasih.
8. Dengan keyakinan dan semangat, kami menantikan langkah selanjutnya dalam kolaborasi kami. Semoga tali silaturahmi yang kita jalin semakin kuat dan membawa manfaat bagi kedua belah pihak. Bersama kita raih kesuksesan yang kita cita-citakan. Terima kasih.
Demikianlah contoh surat penawaran full block style yang tersusun rapi dan jelas, bagai sebuah lukisan indah yang menawan mata. Tipografi yang seragam dan margin yang lega menyerupai kanvas yang luas, menjadikannya mudah dibaca dan dipahami. Gaya penulisan yang lugas dan langsung ke inti permasalahan bagaikan kuas yang menciptakan goresan tegas, mengantarkan pesan secara langsung dan efisien. Contoh surat penawaran full block style ini bagaikan permata dalam dunia korespondensi bisnis, memancarkan keanggunan dan profesionalisme yang tak tertandingi.
