Dalam lanskap komunikasi tertulis, perbedaan mencolok membedakan surat resmi dari surat tidak resmi, masing-masing memegang peran unik. Tulisan resmi, sebuah kanvas formalitas, ditandai dengan bahasa yang tepat, tata letak yang tertata, dan tujuan yang jelas. Sebaliknya, surat tidak resmi, seperti sapuan kuas pada kanvas pribadi, membiarkan ekspresi yang lebih bebas, gaya bahasa yang longgar, dan sentuhan keintiman. Dengan memahami perbedaan-perbedaan mendasar ini dan meninjau contoh praktis, kita dapat menguasai seni menulis surat yang efektif, entah itu untuk keperluan profesional atau korespondensi pribadi.
Pengertian Surat Resmi dan Tidak Resmi
Dalam dunia korespondensi, mengenal perbedaan antara surat resmi dan surat tidak resmi sangatlah krusial. Surat resmi umumnya digunakan dalam konteks formal, seperti urusan pemerintahan, organisasi, atau bisnis. Sementara itu, surat tidak resmi digunakan dalam komunikasi personal atau non-formal.
Surat Resmi
Surat resmi memiliki karakteristik yang khas, antara lain:
- Menggunakan kop surat atau logo instansi yang bersangkutan.
- Memiliki nomor surat dan tanggal yang jelas.
- Ditulis dengan bahasa baku dan formal.
- Struktur surat yang baku, termasuk pembuka, isi, dan penutup.
- Ditandatangani oleh pejabat atau pimpinan yang berwenang.
Surat resmi biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi atau pengumuman resmi, mengajukan permohonan, atau menjalin hubungan formal dengan pihak lain. Contoh surat resmi antara lain surat dinas, surat keputusan, surat permohonan, dan surat undangan.
Surat Tidak Resmi
Berbeda dengan surat resmi, surat tidak resmi memiliki gaya bahasa yang lebih santai dan personal. Ciri-ciri surat tidak resmi antara lain:
- Tidak menggunakan kop surat atau logo.
- Tidak memiliki nomor surat dan tanggal yang baku.
- Ditulis dengan bahasa yang lebih fleksibel dan sesuai dengan karakteristik penulis.
- Struktur surat tidak terlalu baku dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
- Ditandatangani oleh penulis surat sendiri.
Surat tidak resmi biasanya digunakan untuk berkomunikasi dengan keluarga, teman, atau kenalan. Contoh surat tidak resmi antara lain surat pribadi, surat cinta, dan surat ucapan selamat.
Ciri-ciri Surat Resmi
Surat resmi merupakan surat yang dibuat dengan tujuan resmi, seperti surat dinas, surat perjanjian, atau surat lamaran pekerjaan. Berbeda dengan surat tidak resmi, surat resmi memiliki ciri-ciri khusus, di antaranya:
Penggunaan Bahasa Formal
Surat resmi menggunakan bahasa formal dan baku, sesuai dengan kaidah tata bahasa Indonesia. Bahasa formal ini digunakan untuk memberikan kesan profesional dan serius pada surat.
Format Tertentu
Surat resmi memiliki format baku yang harus diikuti, seperti penggunaan kop surat, nomor surat, perihal, dan tanda tangan. Format ini bertujuan untuk menjaga kerapian dan kejelasan surat.
Isi yang Jelas dan Ringkas
Isi surat resmi harus jelas, ringkas, dan langsung pada pokok permasalahan. Penulisan surat harus menghindari penggunaan kata-kata yang berbelit-belit atau tidak relevan dengan tujuan surat.
Penggunaan Kop Surat
Kop surat merupakan bagian atas surat yang berisi identitas instansi atau organisasi yang mengirim surat. Kop surat biasanya memuat nama instansi, alamat, nomor telepon, dan logo instansi.
Nomor Surat
Setiap surat resmi memiliki nomor yang unik. Nomor surat ini berfungsi untuk memudahkan pencatatan dan pengarsipan surat-surat yang masuk dan keluar.
Perihal
Perihal merupakan bagian surat yang berisi ringkasan isi surat. Perihal harus ditulis secara singkat dan jelas, sehingga penerima surat dapat mengetahui isi surat secara umum.
Alamat Tujuan
Alamat tujuan merupakan bagian surat yang berisi alamat lengkap penerima surat. Alamat tujuan harus ditulis dengan jelas dan lengkap, agar surat dapat sampai ke penerima dengan tepat.
Salam Pembuka dan Salam Penutup
Surat resmi menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang formal, seperti “Dengan hormat” atau “Terima kasih”. Salam pembuka dan salam penutup ini menunjukkan sikap hormat kepada penerima surat.
Tanda Tangan
Surat resmi harus ditandatangani oleh pengirim surat. Tanda tangan ini sebagai bentuk tanggung jawab dan keabsahan isi surat.
Ciri-ciri Surat Tidak Resmi
Surat tidak resmi memiliki ciri-ciri yang membedakannya dari surat resmi. Berikut adalah ciri-ciri surat tidak resmi beserta deskripsinya:
1. Tidak menggunakan kop surat atau kepala surat.
2. Alamat pengirim dan penerima ditulis dengan gaya yang lebih fleksibel, dapat dicantumkan atau tidak, dan format penulisannya tidak mengikuti aturan baku surat resmi.
3. Bahasa dan Gaya Penulisan
Bahasa dan gaya penulisan pada surat tidak resmi lebih santai dan personal. Pengirim dapat menggunakan bahasa sehari-hari, singkatan, dan ekspresi informal. Nada dan gaya surat cenderung mencerminkan hubungan pribadi antara pengirim dan penerima.
Selain itu, terdapat beberapa perbedaan spesifik dalam gaya penulisan surat tidak resmi, antara lain:
• Menggunakan salam pembuka yang tidak formal, seperti “Halo”, “Dear [Nama Penerima]”, atau “Selamat pagi/siang/sore/malam”.
• Menggunakan kata ganti orang pertama dan kedua (saya, kamu) untuk menciptakan suasana yang lebih personal.
• Tidak menggunakan frasa penutup resmi, seperti “Hormat saya” atau “Dengan hormat”.
• Dapat menyertakan tanda tangan atau nama depan saja pada bagian penutup.
Format Surat Resmi
Surat resmi memiliki beberapa format baku yang sudah umum digunakan. Berikut ini adalah format surat resmi yang umum digunakan:
Kop Surat
Kop surat adalah bagian paling atas surat yang berisi identitas lembaga, organisasi, atau perusahaan yang mengirim surat. Kop surat biasanya mencantumkan nama lembaga, alamat, nomor telepon, nomor faksimili, dan alamat email.
Tanggal Surat
Tanggal surat dicantumkan di bagian sebelah kanan atas surat, sejajar dengan kop surat. Tanggal surat ditulis dengan format tanggal, bulan, dan tahun.
Nomor Surat
Nomor surat adalah identitas unik dari setiap surat resmi. Nomor surat biasanya terdiri dari kode lembaga, kode jenis surat, nomor urut surat, dan tahun pembuatan surat.
Perihal
Perihal adalah bagian yang menjelaskan tujuan atau pokok isi surat. Perihal ditulis secara singkat dan jelas, tidak lebih dari satu baris.
Alamat Tujuan
Alamat tujuan adalah alamat penerima surat. Alamat tujuan ditulis lengkap, mulai dari nama penerima, jabatan (jika ada), nama lembaga atau organisasi, dan alamat lengkap.
Salam Pembuka
Salam pembuka adalah kalimat sapaan yang digunakan untuk memulai surat. Salam pembuka yang umum digunakan adalah “Dengan hormat,” atau “Kepada Yth.”.
Isi Surat
Isi surat adalah bagian yang berisi pesan atau informasi yang ingin disampaikan kepada penerima surat. Isi surat ditulis secara jelas, ringkas, dan mudah dipahami.
Salam Penutup
Salam penutup adalah kalimat yang digunakan untuk mengakhiri surat. Salam penutup yang umum digunakan adalah “Hormat kami,” atau “Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.”.
Nama dan Tanda Tangan Pejabat yang Berwenang
Nama dan tanda tangan pejabat yang berwenang dicantumkan di bagian bawah surat. Pejabat yang berwenang biasanya adalah pimpinan lembaga, organisasi, atau perusahaan yang mengirim surat.
Tembusan
Tembusan adalah bagian yang berisi daftar orang atau lembaga lain yang menerima tembusan surat. Tembusan dicantumkan di bagian bawah surat, setelah tanda tangan pejabat yang berwenang.
Format Surat Tidak Resmi
Surat tidak resmi memiliki format yang lebih fleksibel dan santai dibandingkan surat resmi. Umumnya, surat tidak resmi digunakan untuk berkomunikasi dengan keluarga, teman, atau kenalan dekat. Format surat tidak resmi meliputi:
Kop Surat (Opsional)
Kop surat biasanya tidak dicantumkan pada surat tidak resmi. Namun, jika ingin menggunakan kop surat, maka biasanya berisi nama dan alamat pengirim.
Tanggal
Tanggal ditulis di bagian atas surat, baik di sebelah kiri maupun kanan. Format penulisan tanggal dapat bervariasi, seperti 12 Maret 2023 atau 12-03-2023.
Salam Pembuka
Salam pembuka pada surat tidak resmi bersifat lebih santai dan personal, seperti “Halo,” “Salam hangat,” atau “Dear [nama penerima].”
Isi Surat
Isi surat tidak resmi dapat ditulis dengan gaya bahasa yang lebih bebas dan informal. Pengirim dapat mengungkapkan perasaan, pikiran, atau informasi secara lebih personal dan langsung.
Salam Penutup
Salam penutup pada surat tidak resmi juga lebih santai, seperti “Terima kasih,” “Salam rindu,” atau “Sampai jumpa.” Setelah salam penutup, ditambahkan nama pengirim, baik dengan tanda tangan maupun tulisan tangan.
Contoh Surat Resmi
Saat menyusun surat resmi, terdapat beberapa aspek yang perlu diperhatikan untuk menciptakan kesan profesional dan formal:
Contoh Surat Resmi dengan Bahasa yang Formal dan Unik
Kop Surat:
Perguruan Tinggi Swasta XYZ
Jl. Raya Pemuda No. 123, Jakarta Pusat
Telp. (021) 555-1212
Email: [email protected]
Tanggal dan Nomor Surat:
Jakarta, 15 Februari 2023
Nomor: 001/XYZ/II/2023
Alamat Penerima:
Kepada Yth.
Rektor Universitas ABC
Jl. Merdeka No. 456, Jakarta Selatan
Salam Pembuka:
Dengan hormat,
Isi Surat:
Dengan surat ini, kami selaku Perguruan Tinggi Swasta XYZ mengajukan permohonan untuk menjalin kerja sama dalam bidang pendidikan dan penelitian. Kami memahami reputasi Universitas ABC yang sangat baik dalam bidang tersebut dan meyakini bahwa kerja sama ini akan memberikan manfaat yang besar bagi kedua belah pihak.
Kami mengusulkan beberapa bentuk kerja sama, antara lain: pertukaran mahasiswa, penelitian bersama, dan pengembangan kurikulum. Kami yakin dengan sumber daya yang dimiliki kedua belah pihak, kerja sama ini akan menghasilkan inovasi dan kemajuan yang signifikan di bidang pendidikan.
Salam Penutup:
Kami menantikan tanggapan positif dari Universitas ABC atas permohonan kerja sama ini. Terima kasih atas perhatian dan pertimbangannya.
Jakarta, 15 Februari 2023
Hormat kami,
Rektor Perguruan Tinggi Swasta XYZ
Prof. Dr. Budiman Santoso
Contoh Surat Tidak Resmi
Surat tidak resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan pribadi atau bisnis yang bersifat tidak formal. Surat ini biasanya ditulis dengan gaya bahasa yang lebih santai dan personal, dan tidak mengikuti aturan penulisan surat resmi yang ketat.
Format Surat Tidak Resmi
Surat tidak resmi umumnya memiliki format yang lebih fleksibel dibandingkan surat resmi. Namun, secara umum, surat tidak resmi terdiri dari beberapa bagian berikut:
- Tanggal
- Salam pembuka
- Isi surat
- Salam penutup
- Nama pengirim
Ciri-ciri Surat Tidak Resmi
Surat tidak resmi dapat dibedakan dari surat resmi berdasarkan beberapa ciri berikut:
- Gaya bahasa yang lebih santai dan personal
- Tidak mengikuti aturan penulisan surat resmi yang ketat
- Biasanya menggunakan kertas berukuran lebih kecil, seperti A5 atau A6
- Tidak memerlukan kop surat atau stempel resmi
- Isi surat lebih bersifat pribadi atau tidak berkaitan dengan urusan resmi
Contoh Surat Tidak Resmi
Berikut ini adalah contoh surat tidak resmi:
Jakarta, 10 Februari 2023
Halo Andi,
Apa kabar? Semoga kamu sehat selalu ya. Aku menulis surat ini untuk mengundang kamu ke acara ulang tahunku.
Acara ulang tahunku akan diadakan pada:
- Tanggal: Sabtu, 18 Februari 2023
- Waktu: 19.00 WIB
- Tempat: Kafe Kopi Kita, Jalan Sudirman
Aku harap kamu bisa hadir ya. Aku sudah menyiapkan makanan dan minuman enak untuk kita nikmati bersama.
Sampai jumpa di acara ulang tahunku!
Salam sayang,
Nina
Perbedaan Surat Resmi dan Tidak Resmi
Dalam dunia komunikasi tertulis, terdapat dua jenis surat yang berbeda: surat resmi dan surat tidak resmi. Keduanya memiliki ciri khas dan kegunaan yang berbeda. Berikut adalah perbedaan antara surat resmi dan surat tidak resmi:
Tujuan
Surat resmi umumnya digunakan untuk urusan bisnis, pemerintahan, atau organisasi formal lainnya. Sementara surat tidak resmi digunakan untuk keperluan pribadi atau informal, seperti korespondensi antar teman atau keluarga.
Format
Surat resmi biasanya mengikuti format yang baku, dengan susunan bagian yang jelas seperti kop surat, nomor surat, tanggal, perihal, isi surat, salam penutup, dan tanda tangan. Surat tidak resmi tidak memiliki format yang baku dan lebih fleksibel dalam penyusunannya.
Bahasa
Bahasa yang digunakan dalam surat resmi cenderung formal dan baku, dengan penggunaan kalimat dan tata bahasa yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Sedangkan surat tidak resmi dapat menggunakan bahasa yang lebih santai dan informal, dengan penggunaan bahasa sehari-hari atau bahkan dialek tertentu.
Nada
Nada surat resmi cenderung objektif dan profesional, menghindari penggunaan bahasa yang emosional atau subjektif. Surat tidak resmi biasanya lebih subyektif dan dapat mengekspresikan perasaan atau emosi penulis.
Kop Surat
Surat resmi biasanya menggunakan kop surat resmi sebagai identitas pengirim. Kop surat memuat informasi penting seperti nama lembaga, alamat, nomor telepon, dan logo.
Nomor Surat
Surat resmi umumnya memiliki nomor surat yang unik untuk memudahkan pengarsipan dan pencarian. Surat tidak resmi tidak memiliki nomor surat.
Salam Pembuka dan Penutup
Surat resmi menggunakan salam pembuka dan penutup yang formal, seperti “Dengan Hormat” atau “Hormat Kami”. Sementara surat tidak resmi menggunakan salam pembuka dan penutup yang lebih santai, seperti “Salam” atau “Terima Kasih”.
Tanda Tangan
Surat resmi biasanya ditandatangani oleh orang yang berwenang, dengan nama terang dan jabatannya. Surat tidak resmi dapat ditandatangani dengan nama saja atau bahkan tidak ditandatangani sama sekali.
Dalam dunia korespondensi, memahami perbedaan antara surat resmi dan tidak resmi sangatlah krusial. Tulisan ini menyajikan perbedaan tersebut secara komprehensif, dilengkapi dengan contoh-contoh ilustratif. Melalui perbandingan yang apik, pembaca dapat dengan mudah membedakan karakteristik khas dari kedua jenis surat. Dengan demikian, mereka dapat mengomunikasikan pesan dengan efektif dan sesuai dengan konteks yang sesuai. Pengetahuan ini menjadi bekal berharga dalam menciptakan surat-surat yang tidak hanya informatif, tetapi juga profesional dan meninggalkan kesan mendalam.
